I-02 Projektový zámer (projektovy_zamer)

PROJEKTOVÝ ZÁMER

Manažérsky výstup  I-02

 podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z. 

Schvaľovanie dokumentu

1. História DOKUMENTU

2. ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

V súlade s Vyhláškou 401/2023 Z.z. je dokument I-02 Projektový zámer určený na rozpracovanie detailných informácií prípravy projektu, aby bolo možné rozhodnúť o pokračovaní prípravy projektu, pláne realizácie, alokovaní rozpočtu a ľudských zdrojov.

Dokument Projektový zámer v zmysle vyššie uvedenej vyhlášky obsahuje manažérske zhrnutie, rozsah, ciele a motiváciu na realizáciu projektu, zainteresované strany, alternatívy, návrh merateľných ukazovateľov, detailný opis požadovaných projektových výstupov, detailný opis obmedzení, predpokladov, tolerancií a návrh organizačného zabezpečenia projektu, detailný opis rozpočtu projektu a jeho prínosov, náhľad architektúry a harmonogram projektu so zoznamom rizík a závislostí.

2.1 Použité skratky a pojmy

2.2 Konvencie pre typy požiadaviek (príklady)

Hlavné kategórie požiadaviek v zmysle katalógu požiadaviek sú rozdelené na funkčné, nefunkčné a technické.

Funkčné  požiadavky majú nasledovnú konvenciu:

FRxx

• FR           – funkčná požiadavka
• xx           – číslo požiadavky

Nefunkčné a technické požiadavky majú nasledovnú konvenciu:

NRxx

• NR          – nefunkčná a technická požiadavka
• xx           – číslo požiadavky

3. DEFINOVANIE PROJEKTU

3.1 Manažérske zhrnutie

Životná situácia 5 – Administratívny chod podniku je jednou z prioritných životných situácií identifikovaných MIRRI ako Investície 1: Lepšie služby pre občanov a podnikateľov v rámci Plánu obnovy a odolnosti, komponent 17. Realizácia životných situácií prostredníctvom elektronických služieb je rovnako súčasťou NKIVS prioritnej osi 1 – Lepšie služby a cieľa 1.4 : Zjednodušiť prístup k elektronickým službám vo forme komplexných životných situácií. Životné situácie sú definované ako rôzne udalosti, ktorými fyzické osoby alebo právne subjekty prechádzajú v rámci svojho života.

Sociálna poisťovňa bola identifikovaná ako jeden z hlavných aktérov v životnej situácii Administratívny chod podniku, následne bola vyzvaná priamym vyzvaním MIRRI 17I01-04-023 a stala sa priamym prijímateľom prostriedkov mechanizmu podľa zmluvy 34406-1/2023-BA.

Životná situácia sa v prostredí SP plánuje realizovať 2 projektmi – projekt ŽS5 a Projekt Prierezové oblasti ŽS. Tento dokument sa venuje projektu ŽS 5.

Projekt ŽS 5 v prostredí Sociálnej poisťovne nadväzuje na dokumenty MIRRI k prioritným životným situáciám – Investičný plán a Implementačný plán. Projekt ŽS5 vychádza zo zistených nedostatkov a navrhnutých optimalizačných príležitostí, ktoré boli premietnuté do biznis požiadaviek, ktoré odstrániť alebo mitigovať zistené nedostatky a tým prispieť k naplneniu cieľov programu Životných situácií.

Cieľom implementácie ŽS 5 je zjednodušiť zákaznícku cestu občanov a právnych subjektov v oblasti registračných povinností voči rôznym inštitúciám, ako aj povinností vyplývajúcich z odvádzania sociálnych odvodov SP.

Projekt bude realizovaný prostredníctvom zmenových požiadaviek na rozvoj existujúcich informačných systémov SP, a to najmä zdrojových informačných systémov Poistenia v nezamestnanosti a garančného poistenia, Informačného systému Jednotný výber poistného, Informačného systému Elektronický komunikačný portál, Informačného systému Elektronický účet poistenca, Informačného systému B2B  Informačného systému Manažmentu údajov sociálnej poisťovne, Informačného systému registratúra a Mobilnej aplikácie SP. Zmenové požiadavky na informačné systémy budú financované z prostriedkov Plánu obnovy a odolnosti SR – komponent 17. SP bude na základe procesu riadenia zmien, ktoré určia celkovú alokáciu na budovanie životnej situácie predkladať žiadosti o platbu, ktorých prílohou budú zodpovedajúce projektové výstupy.

Celková hodnota Projektu ŽS 5 je 2 936 913,39 € s DPH.

3.2 Motivácia a rozsah projektu

Analýzou vykonanou dotknutými OVM a MIRRI popísanou v Investičnom pláne bolo identifikovaných niekoľko oblastí, v ktorých je Životná situácia 5 v rozpore s princípmi eGOV služieb alebo princípy aplikuje iba čiastočne. Ide o princípy:

1. Jednoduchosť
   1. Zrozumiteľnosť
   2. Prehľadnosť
   3. Personalizácia
   4. 1x a dosť
   5. Uniformita online
   6. Jednotný obslužný bod
2. Proaktivita
   1. Proaktívne ponuky, štát nečaká
3. Efektivita
   1. 1x a dosť
   2. Optimalizácia/Digital first
   3. Aktuálnosť
4. Informovanosť
   1. Prístup k mojim informáciám
   2. Podpora
   3. Predvídateľnosť
5. Participácia

Navrhovaný projekt je zároveň v súlade s cieľmi programu Životných situácií zadefinovaných v Investičnom pláne, ktoré vychádzajú aj z NKIVS:

• Zvýšiť podiel elektronickej komunikácie s verejnou správou,
• Zvýšiť spokojnosť a dôveru osôb a subjektov verejnej správy s elektronickými službami,
• Znížiť interakcie osôb a zložitosť pri používaní služieb verejnej správy,
• Zjednodušiť prístup k elektronickým službám vo forme komplexných životných situácií verejnej správy.

Problémy, ktoré projekt rieši, biznis návrh celkového riešenia a rámec aktivít SP na návrhu riešenia:

Biznis procesy

• Registrácia zamestnávateľa v SP

• Prihlásenie zamestnanca v SP
• Potvrdenie o nedoplatkoch na sociálnom
• Platobné procesy odvodov v SP

Rozsah projektu (subjekty a ISVS, ktorých sa problém a projekt týka)

Obmedzenia pre dosiahnutie cieľov projektu.

• Dostupnosť personálnych kapacít
• Koordinácia dodávateľských subjektov a integračných väzieb informačných systémov SP
• Technologická heterogenita platforiem informačných systémov SP
• Náročnosť implementácie zmenových požiadaviek v danom čase
• Závislosť na centrálnych komponentoch MIRRI, ktoré tvoria predispozíciu na funkčnosti riešenia

Obrázok 1 - Motivačná architektúra ŽS5 - SP

3.3 Zainteresované strany/Stakeholderi

3.4 Ciele projektu

3.5 Merateľné ukazovatele (KPI)

Z celkového počtu odvádzateľov poistného, ktorí využili Platobnú bránu - zamestnávateľov 191 843, využilo od septembra platobnú bránu 2973 zamestnávateľov, tzn. 1,5% zamestnávateľov.

3.6 Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Pokryté v Investičnom pláne, kde boli realizované prieskumy, analýzy a identifikované optimalizačné príležitosti.

V súvislosti so zamestnávaním zamestnancov má zamestnávateľ registračné povinnosti voči rôznym inštitúciám, ako aj povinnosť odvádzania odvodov sociálneho a zdravotného poistenia a daňové povinnosti. Táto oblasť je vo veľkej miere digitalizovaná, keďže príslušné inštitúcie zaviedli viaceré elektronické služby pre podnikateľov. Stále však chýbajú niektoré komplexné elektronické služby pre zamestnávateľa, jednoduchšia registrácia, či jednotný dizajn digitálneho prostredia.

Pri zamestnaní zamestnanca neexistuje aktuálne komplexný návod pre budúceho zamestnávateľa, ktorý by umožnil identifikovať konkrétnu cestu a povinnosti zamestnávateľa voči štátu pre rôzne prípady. Legislatíva v oblasti zamestnávania a pracovného práva je veľmi dynamická, zahŕňa agendu viacerých OVM a najmä menší zamestnávatelia majú problém s identifikáciou konkrétnych postupov a povinností, ktoré by umožnili ich bezproblémové vykázanie v prípade štátnych kontrol.

Zamestnávateľ aktuálne prihlasuje zamestnanca v štandardných prípadoch na 3 hlavné OVM:

1. Sociálna poisťovňa - pred vznikom poistení, najneskôr v lehote pred začatím výkonu činnosti zamestnanca

2. Zdravotná poisťovňa zamestnanca – v lehote 8 dní od vzniku povinnosti platiteľa poistného

3. Finančná správa (Daňový úrad) – v lehote 30 dní od vzniku novej preddavkovej povinnosti

Pri zamestnaní zamestnanca začína zamestnávateľ svoju cestu ešte pred nástupom zamestnanca v Sociálnej poisťovni ( v prípade, že ide o zamestnávateľa, ktorý sa ním stáva po 1x). Okrem prihlásenia sa do registra zamestnávateľov (Registračný list zamestnávateľa ) a prihlásenia zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia, zamestnávateľ potrebuje požiadať o prístup do systému elektronických služieb Sociálnej poisťovne.(ich súčasťou je služba pre zamestnávateľa pomocou, ktorej prihlasuje zamestnancov a plní si oznamovacie a vykazovacie povinnosti voči SP)

V prípade elektronickej služby „Elektronický účet poistenca“ existuje možnosť elektronického podania žiadosti o zriadenie/zrušenie prístupu k tejto službe (v systéme elektronických služieb Sociálnej poisťovne).. Avšak v prípade potreby zriadenia prístupu do systému elektronických služieb Sociálnej poisťovne  pre odvádzateľov poistného nie je takáto elektronická služba dostupná. Zamestnávateľ pre prvú registráciu využije primárne osobnú návštevu pobočky Sociálnej poisťovne. Je možné použiť aj elektronické podanie (Všeobecná agenda), ktorej prílohy je potrebné manuálne vyplniť a podpísať KEP. Ide o formuláre dostupné v PDF forme na webovom sídle Sociálnej poisťovne: Dohoda o používaní elektronických služieb, Registračný list zamestnávateľa a Registračný list fyzickej osoby. Samostatná služba, ktorá by umožnila jednoduchšie vyplnenie údajov, s prípadnými integráciami na referenčné registre, automatizácie a verifikácie vyplnenia polí neexistuje.

V rámci platenia sociálneho poistenia na účet Sociálnej poisťovne používa zamestnávateľ IS SP, modul Odvádzateľ poistného. Modul je zastaralý a nie je v súlade s jednotným dizajnom ID SK. Modul poskytuje zamestnávateľov v časti Saldokonto prehľad o odvodoch za zamestnancov, avšak neumožňuje používateľovi rovno uhradiť sociálne poistenie. Namiesto toho využíva zamestnávateľ Saldokonto na kontrolu odvodov a prípravu platobného príkazu cez vlastné a bankové IS.

3.7 Riziká a závislosti

Riziká a závislosti sú detailizované v samostatnej Prílohe 2 – Zoznam rizík a závislostí a sú vedené centrálne za program. Rámcové riziká pre tento projekt sú:  

• Závislosť na MIRRI a dodaní centrálnych komponentov potrebných pre realizáciu životných situácií – dopad na celkovú funkčnosť služby (napr. notifikácie)
• Neskoré dodanie Integračných manuálov zo strany MIRRI/ nedostatočná kvalita integračných manuálov
• Komplikácie zo strany vendorov dotknutých IS – nesúhlas s požadovaným riešením SP, zlá kooperácia, potreba úprav zmlúv.

3.8 Stanovenie alternatív v biznisovej vrstve architektúry

Stanovenie alternatív prebehlo pri práci na Investičnom a Implementačnom pláne ŽS5. Biznis riešenie bolo stanovené s ohľadom na výsledky GAP analýzy v Investičnom pláne, rámcovo boli identifikované nasledovné nedostatky ako aj odporúčané optimalizácie:

3.9 Multikriteriálna analýza

Vykonaná v kroku tvorby Investičného a Implementačného plánu. 

Vyhodnotenie bolo z pohľadu vyhodnotenia cieleného prieskumu užívateľov služieb z pohľadu optimalizačných príležitostí s cieľom zlepšenie spokojnosti užívateľov s používaním elektronických služieb, orientácie s používaním a vyhľadaním elektronických služieb, ako aj s disponibilitou potrebnej navigácie a základnej informačnej množiny pre úspešné realizovanie komplexnej životnej situácie, rovnako aj identifikácia slabých prvkov pre zvýšenie motivácie koncových používateľov pre zvýšenie využívania podielu elektronických služieb.

Sociálna poisťovňa pri zadávaní jednotlivých zmien vyhodnocuje rozsah potrebných úprav z pohľadu existujúcej architektúry, ak predmetom úprav je redizajn základného komponentu alebo vytvorenie nového komponentu Sociálna poisťovňa zohľadňuje možnosti inovácie k otvoreným riešeniam z pohľadu ich budúcej prepoužiteľnosti ako aj z pohľadu zabezpečenia technologickej neutrálnosti pre účely budúcej prevádzky a rozvoja IT riešení. Niektoré ustanovenia existujúcich zmlúv zamedzujú jednotnému prístupu vo všetkých prípadoch. Z uvedeného dôvodu, ako aj z časových obmedzení Sociálna poisťovňa prihliadala na jednotlivé scenáre najmä z pohľadu ich realizovateľnosti v čase deklarovanom v harmonograme za účelom zabezpečenia primárnych cieľov životnej situácie č. 5.

3.10 Stanovenie alternatív v aplikačnej vrstve architektúry

Stanovenie alternatív prebehlo pri práci na Investičnom a Implementačnom pláne ŽS5. Biznis riešenie bolo stanovené s ohľadom na výsledky GAP analýzy v Investičnom pláne, úpravy na aplikačnej vrstve vychádzajú z odporúčaných optimalizačných akcií uvedených v kapitole 3.8 Stanovenie alternatív v biznisovej vrstve architektúry.

3.11 Stanovenie alternatív v technologickej vrstve architektúry

Na úrovni technologickej architektúry nie sú potrebné žiadne zmeny.

4. POŽADOVANÉ VÝSTUPY  (PRODUKT PROJEKTU)

Pre naplnenie cieľov ŽS 5 – Administratívny chod podniku Sociálnej poisťovne počas realizačnej fázy projektu dodané nasledovné špecializované a manažérske produkty, ktoré zabezpečia realizáciu popísanú na úrovni biznis, aplikačnej a technickej architektúry.

Prehľad výstupov:

Realizačná fáza projektu

Dokončovacia fáza projektu

Priebežne vytvárané manažérske výstupy počas projektu

5. NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

Obrázok 2 - HL architektúra ŽS 5 - TO-BE

5.1  Prehľad e-Government komponentov

Obsah kapitoly je súčasťou dokumentu I-03 Prístup k projektu.

6. LEGISLATÍVA

• Zákon č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
• Vyhláška Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky č. 401/2023 Z. z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke informačných technológií verejnej správy,
• Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy,
• Vyhláška Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky č. 547/2021 Z. z. o elektronizácii agendy verejnej správy,
• Zákon č. 69/2018 Z. z. o kybernetickej bezpečnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
• Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,

Pre účely životnej situácie 5 – Administratívny chod podniku z pohľadu SP nie sú potrebné žiadne zmeny v legislatíve.

7. ROZPOČET A PRÍNOSY

Ekonomické prínosy sú vypočítané na základe ušetreného času podnikateľa a úradníka, pričom predstavuje ušetrenie času za aktivity, ktoré nebude viac potrebné vykonávať.

Jedná sa o nasledovné procesy:

• Registrácia zamestnávateľa (ušetrenie na oboch stranách, t.j. konateľa aj úradníka),
• Registrácie silových zložiek,
• Potvrdenia cez OverSI.

Aktuálne požadovaný zoznam požadovaných údajov zo strany silových rezortov:

 Registrácia

-          menný zoznam zamestnancov u konkrétneho zamestnávateľa (ku dňu, v období od - do, v období po xx.xx.xxxx),

-          zoznam všetkých zamestnávateľov u konkrétneho zamestnanca (ku dňu, v období od - do, v období po xx.xx.xxxx),

-          obdobie registrácie u zamestnávateľa,

-          typ poistného vzťahu,

-          údaje o zamestnávateľovi - ich registrácia, IČO, adresa, kontakt

 Poistné

-          výška vymeriavacieho základu,

-          či bolo poistné uhradené, nedoplatky,

-          povolenie splátok dlžných súm.

8. HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

Pozn. Verejné obstarávanie nie je potrebné

9. PROJEKTOVÝ TÍM a riadenie projektu

Riadiaci výbor rozhodujúci o projekte ŽS5 je Riadiacim výborom programu Životných situácií a je tvorený pre celý program životných situácií na SP, nakoľko všetky projekty životných situácií sú financované z jednej zmluvy o poskytnutí prostriedkov mechanizmu.

Členovia RV s hlasovacím právom sú spravidla biznis vlastníci jednotlivých životných situácií alebo vedúci zamestnanci útvarov, na ktoré majú jednotlivé projekty životných situácií veľký dosah (napr. Odbor komunikácie s verejnosťou), prípadne na nich veľmi aktívne spolupracujú s gestorskými útvarmi (sekcia ekonomiky). Projektových manažérov zastupuje Riaditeľka odboru riadenia projektov a implementácie zmien.

Biznis vlastníkom Životnej situácie 5 je Ing. Lucia Haraštová.

Z dôvodu, že Riadiaci výbor je Riadiaci výbor programu je zástupca prevádzky členom bez hlasovacieho práva. Čiastočne ho pokrýva rola predsedu RV, riaditeľa sekcie stratégií a informatiky.

Dodávatelia zastúpení v RV nie sú, nakoľko projekty jednotlivých životných situácií sú založené na zmenových požiadavkách a RV je tvorené pre všetky životné situácie.

Projektová organizácia

Projektový tím

9.1 PRACOVNÉ NÁPLNE

Viď Príloha č. 1 – Pracovné náplne

10. ODKAZY

• Webová stránke Prioritných životných situácií
• Investičný plán prioritných ŽS
• Webová stránka ŽS5 – Administratívny chod podniku
• Implementačný plán

11. PRÍLOHY

Príloha č.1 – Pracovné náplne

Príloha č. 2 – Odkaz na register rizík

Koniec dokumentu