PROJEKTOVÝ ZÁMER

Vzor pre manažérsky výstup  I-02

 podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z. 

Schvaľovanie dokumentu

1.    História DOKUMENTU

2.    ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

V súlade s Vyhláškou 401/2023 Z.z. je vypracovaný aj tento dokument ako manažérsky výstup I-02 Projektový zámer. Účelom je rozpracovanie detailných informácií prípravy projektu, aby bolo možné rozhodnúť o pokračovaní prípravy projektu, pláne realizácie, alokovaní rozpočtu a ľudských zdrojov.

Dokument Projektový zámer v zmysle vyššie uvedenej vyhlášky obsahuje manažérske zhrnutie, rozsah, ciele a motiváciu na realizáciu projektu, zainteresované strany, alternatívy, návrh merateľných ukazovateľov, detailný opis požadovaných projektových výstupov, detailný opis obmedzení, predpokladov, tolerancií a návrh organizačného zabezpečenia projektu, detailný opis rozpočtu projektu a jeho prínosov, náhľad architektúry a harmonogram projektu so zoznamom rizík a závislostí,

2.1       Použité skratky a pojmy

2.2       Konvencie pre typy požiadaviek

Hlavné kategórie požiadaviek v zmysle katalógu požiadaviek sú rozdelené na funkčné, nefunkčné a technické. Následne boli požiadavky číslované od 01 ďalej s označením ID.

3.    DEFINOVANIE PROJEKTU

3.1       Základný charakteristika ministerstva a jeho kompetencie

Ministerstvo obrany SR (ďalej len „MO SR“) je ústredným orgánom štátnej správy Slovenskej republiky na úseku obrany SR so sídlom v Bratislave. Bolo zriadené zákonom Slovenskej národnej rady č. 347/1990 Zb. o organizácii ministerstiev a ostatných ústredných orgánov štátnej správy Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov a vzniklo dňa 1. januára 1993. Činnosť ministerstva upravuje zákon č. 575/2001 Z. z. o organizácii činnosti vlády a organizácii ústrednej štátnej správy.

Ministerstvo obrany Slovenskej republiky je ústredným orgánom štátnej správy pre:

• riadenie a kontrolu obrany Slovenskej republiky,
• výstavbu, riadenie a kontrolu ozbrojených síl Slovenskej republiky,
• koordináciu činností a kontrolu orgánov štátnej správy, orgánov územnej samosprávy a iných právnických osôb pri príprave na obranu Slovenskej republiky,
• koordináciu obranného plánovania,
• zabezpečenie nedotknuteľnosti vzdušného priestoru Slovenskej republiky,
• koordináciu vojenskej letovej premávky s civilnou letovou premávkou,
• vojenské spravodajstvo,
• civilnú službu.

V súvislosti so zabezpečením povinností uvedených v bode 2 je aj realizácia a zabezpečenie regrutačného procesu, prostredníctvom ktorého sa dopĺňajú stavy na rôznych úrovniach ako je napr.:

- Profesionálny vojak

• Študent vojenskej vysokej školy
• Vojak v aktívnych zálohách
• Dobrovoľník vo vojenskej prípravy a pod.

3.2       Manažérske zhrnutie pripravovaného projektu

Implementovaný projekt vychádza z cieľov Programu Slovensko, špecifický cieľ RSO1.2 Využívanie prínosov digitalizácie pre občanov, podniky, výskumné organizácie a orgány verejnej správy, opatrenie 1.2.1 Podpora v oblasti informatizácie a digitálnej transformácie formou realizácie „národného projektu“. Implementovaný projekt tiež priamo naplňuje ciele Vnútroštátneho plánu digitálnej dekády Slovenskej republiky, ktorým sa zriaďuje politický program Cesta k digitálnemu desaťročiu do roku 2030. Vybudovaný informačný systém bude podporovať životnú situáciu "Hľadám si prácu" a "Vysoká škola". Na základe identifikovaných problémov súčasného stavu a cieľu uvedeného v Ideovom zámere projektu (príloha č. 1: I-01_IDEOVY-ZAMER_Projekt_ISR_MOSR_XXXX) sú identifikované hlavné ciele projektu:

1. Elektronizácia procesov regrutácie - prostredníctvom vybudovania nového informačného systému (Informačný systém regrutácie, ďalej len ISR), ktorý zabezpečí prenos údajov v procese regrutácie a podporí riadenie a plánovanie v oblasti regrutácie.
2. Optimalizácia a zefektívnenie spracovania procesov agend Personálnych úradov ozbrojených síl Slovenskej republiky (ďalej len PÚ OS SR) – prostredníctvom digitalizácie procesov, znížením administratívy a zefektívnením spracovania procesov, znížením trvania spracovania a doby vybavenia žiadosti, zavedením overovania identity prostredníctvom dostupných údajov a zefektívnením sledovania, vyhodnocovania a vykazovania údajov.
3. Štandardizácia bezpečnostných pravidiel a postupov pre prácu a skladovanie osobných údajov v procese regrutácie prostredníctvom dátového trezoru pre bezpečné uchovávanie údajov v súlade s legislatívnymi požiadavkami (vrátane GDPR) a nových registrov (register uchádzačov, register výberových konaní, registre úspešných uchádzačov atď.), ktorý zavádza nové užívateľsky prívetivé elektronické služby.
4. Zabezpečenie elektronickej výmeny údajov, informácií a dokumentov – zavedením elektronickej výmeny údajov medzi externými IS a ISR
5. Zefektívnenie komunikácie so žiadateľom prostredníctvom zavedenia elektronickej výmeny údajov a podporením multikanáloveho prístupu.
6. Rozšírenie služieb regrutačných pracovísk a "miest prvého kontaktu" o elektronické nástroje podporujúce úspešnú regrutáciu.

Identifikované ciele projekt naplní optimalizáciou, zefektívnením a elektronizáciou vybraných častí procesov agend PÚ OS SR, vrátane elektronizácie služieb v rámci podávania žiadostí a komunikácie so žiadateľom. V rámci realizácie projektu budú implementované koncové služby, ktoré zabezpečia jednoduchý prístup k službám PÚ OS SR pre všetkých dotknutých žiadateľov a povinné osoby:

• Podávanie žiadosti o prijatie do štátnej služby profesionálneho vojaka ozbrojených síl Slovenskej republiky,
• Podávanie žiadosti vojaka v zálohe o zaradenie do aktívnych záloh,
• Podávanie prihlášky na štúdium  na vojenskej vysokej školePodávanie žiadosti o prijatie do dobrovoľnej vojenskej prípravy,
• Registrovanie uchádzačov.

V rámci riešenia bude implementovaná integrácia na externé systémy ako aj systémy v správe MO SR.

Informačný systém Regrutácie (isvs_14645) bude vytvárať nové koncové služby, ktoré budú realizované prostredníctvom hlavných aplikačných služieb. Portál bude obsahovať nové funkcionality týkajúce sa nových častí:

• Kariérne centrum, ktoré bude slúžiť žiadateľom ako miesto prvého kontaktu.
• Modul na sledovanie priebehu uchádzača v regrutačnom procese (Applicant Tracking System, ďalej len ATS), ktorý bude slúžiť personalistom (pracovníkom regrutačných pracovísk) pre manažovanie regrutačného procesu.
• Herná zóna pre zvyšovanie povedomia o činnostiach a iných aspektoch práce a benefitoch v OS SR, ktorá bude slúžiť verejnosti pre informovanie a zatraktívnenie OS SR pomocou gamifikovanej virtuálnej skúsenosti.

Projekt bude realizovaný v súlade cieľom NKIVS.

Časový harmonogram projektu je nastavený na 18 mesiacov so začatím najneskôr 03/2025 projektu a finálnym termínom dokončenia resp. nasadenia všetkých funkcionalít a komponentov je 09/2026. Do začatia projektu bude prebiehať schvaľovanie dokumentácie iniciačnej fázy a príprava verejného obstarávania až po podpis zmluvy s úspešným uchádzačom.

V nasledujúcej tabuľke je uvedený rámcový harmonogram projektu:

Tabuľka 1: Harmonogram projektu

Rámcový rozpočet projektu je stanovený na sumu 6 444 tis. EUR s DPH, ktorý pozostáva z nasledovných výdavkov:

• Hlavné aktivity:
  • Vývoj aplikácií (externé/interné) – 5 884 tis. €
    • Z toho 518 – 5 626 tis. €
    • Z toho 521 – 259 tis. €
  • Nákup HW a SW (externé) – 138 tis. EUR
• Podporné aktivity:
  • Paušálna sadzba – 422 tis. €

3.3       Motivácia a rozsah projektu

Na nasledujúcej schéme je uvedená základná motivácia realizácie projektu, ktorá vychádza predovšetkým z potrieb optimalizácie procesov regrutácie a nastavenia efektívneho modulu komunikácie s uchádzačmi o pozície v  v OS SR.

Obrázok 1: Motivačná vrstva architektúry

Motivácia elektronizovať a zefektívňovať proces vychádza z viacerých faktorov. Pre prehľadnosť sú jednotlivé kľúčové faktory uvedené a sumarizované v tabuľke nižšie:

Tabuľka 1 Základné faktory podporujúce realizáciu projektu

3.3.1      Rozsah projektu z pohľadu úsekov, agend a životných situácií

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené dotknuté úseky a agendy realizovaným projektom:

Tabuľka 2 Úseky a agendy VS

Z pohľadu Životných situácií je možné hovoriť o nasledovnej – 132 Pracovnoprávne vzťahy

3.3.2      Rozsah zainteresovaných osôb

Projekt sa dotýka nasledovných subjektov:

• Fyzické osoby:
  • Občan Slovenskej republiky,
  • Žiadateľ Ozbrojených síl Slovenskej republiky,
  • Podnikateľ - fyzická osoba.
• Právnické osoby:
  • Ministerstvo obrany Slovenskej republiky,
  • Personálny úrad Ozbrojených síl Slovenskej republiky,
  • Regrutačné skupiny Ozbrojených síl Slovenskej republiky,
  • Ústredná vojenská nemocnica Ružomberok,
  • Akadémia ozbrojených síl generála Milana Rastislava Štefánika,
  • Iné orgány verejnej moci,
  • Podnikateľ - právnická osoba.
  • Iné inštitúcie,
  • Iné vojenské útvary.

3.3.3      Identifikované problémy súčasného stavu:

• Problém 1: Vysoká potreba manuálnych činností pri práci s údajmi, dokumentmi a informáciami pri výkone agend PÚ OS SR

Regrutačné procesy prebiehajúce prevažne manuálne vedú k neefektívnosti a chybovosti, keďže personalisti musia pracovať s elektronicky nečitateľnými formulármi v rôznych formátoch bez jednotného postupu, čo komplikuje interoperabilitu a zdieľanie informácií. Tento stav spôsobuje výrazné časové zdržania a prevádzkové náklady, čím brzdí strategické získavanie potrebných kapacít OS SR a znižuje spokojnosť uchádzačov. Nový informačný systém regrutácie by mohol tieto problémy riešiť automatizáciou procesov, štandardizáciou údajov a zlepšením komunikácie medzi zainteresovanými stranami.

• Problém 2: Neefektívnosť pri manuálnom spracovaní procesov

Regrutačné procesy z pohľadu uchádzačov prebiehajú neefektívne, pretože sú založené na manuálnom vypĺňaní formulárov a vyžadujú telefonický alebo osobný kontakt, čo vedie k zbytočnému strácaniu času a zdrojov. Navyše, procesy nie sú pre uchádzačov dostatočne transparentné, čo spôsobuje nedostatok informácií o nasledujúcich krokoch a termínoch, ako sú stretnutia alebo zdravotné prehliadky, čo môže znižovať ich spokojnosť a dôveru v celý proces. Zavedenie nového informačného systému regrutácie by mohlo tieto problémy riešiť elektronizáciou a automatizáciou procesov, čo by zvýšilo efektivitu a transparentnosť pre všetkých zúčastnených.

• Problém 3: Dlhé trvanie spracovania procesu a vybavenia žiadosti

Proces regrutácie je časovo náročný kvôli vysokej potrebe manuálneho spracovania a nízkej úrovni zdieľania údajov, čo vedie k zdĺhavému zadávaniu informácií, ktoré štát už má, a nízkej miere využívania online stretnutí. Tieto faktory spomaľujú celý proces a zvyšujú časovú náročnosť vybavenia žiadostí, čo môže odradiť potenciálnych uchádzačov a znížiť efektivitu regrutácie. Zavedenie nového informačného systému regrutácie by mohlo zrýchliť procesy prostredníctvom automatizácie, efektívneho zdieľania údajov a využívania online nástrojov na stretnutia.

• Problém 4: Výmena informácií neprebieha efektívne

Chýbajú digitalizované procesy na postúpenie informácií v rámci PÚ OS SR a potrebnými inštitúciami, ako sú Ústredná vojenská nemocnica v Ružomberku či Akadémia ozbrojených síl, čo brzdí regrutačné procesy. Tento nedostatok digitalizácie vedie k zdĺhavým manuálnym postupom a neefektívnej komunikácii medzi jednotlivými zložkami, čím sa znižuje celková efektivita a rýchlosť regrutácie. Implementácia nového informačného systému regrutácie by mohla optimalizovať výmenu informácií a zrýchliť procesy digitalizáciou a automatizáciou.

• Problém 5: Potreba dokladania údajov žiadateľom, ktorá sa už v štáte nachádzajú

Tento problém priamo vychádza z priority pre elektronické služby e-governmentu „Jedenkrát a dosť“ a spôsobuje, že žiadatelia musia opakovane predkladať informácie, ktoré štát už má k dispozícii. Tento neefektívny prístup zvyšuje administratívnu záťaž pre uchádzačov aj pre personálny úrad, spomaľuje regrutačné procesy a znižuje spokojnosť žiadateľov. Zavedenie nového informačného systému regrutácie by mohlo tento problém riešiť efektívnym zdieľaním údajov medzi štátnymi inštitúciami a minimalizáciou potreby duplicitného podávania údajov.

• Problém 6: Absencia využívania služieb elektronickej identity pre vybavovanie e-Gov služieb

Používanie elektronickej identity sa čoraz viac vyžaduje pre elektronické služby štátu, kde občan vybavuje dôležité životné situácie a manažuje svoje osobné údaje, no v regrutačných procesoch ozbrojených síl SR táto prax chýba. Absencia elektronickej identity znižuje zabezpečenie a dôveru v štátne služby, čím sa komplikuje a spomaľuje celý proces. Zavedenie využívania elektronickej identity by mohlo zvýšiť bezpečnosť, dôveru a efektivitu procesu regrutácie, zároveň podporujúc modernizáciu a digitalizáciu štátnych služieb.

• Problém 7: Neefektívne sledovanie, reportovanie a vyhodnocovanie štatistík a KPI

Meranie KPI je aktuálne manuálne, čo neumožňuje automatický zber štatistík a vedie k neefektívnym a časovo náročným procesom. Súčasné manuálne vyhodnocovanie KPI je limitované a nevyužíva pokročilé metódy analýzy údajov, čo by mohlo výrazne zlepšiť presnosť a efektívnosť. Sledovanie chovania návštevníkov webovej stránky by tiež mohlo poskytnúť cenné údaje pre optimalizáciu procesu regrutácie. Zavedenie nového informačného systému regrutácie by umožnilo automatizovaný zber a pokročilú analýzu KPI, čím by sa zvýšila efektivita a kvalita reportovania a vyhodnocovania procesov.

• Problém 8: Nízke povedomie o činnostiach a benefitoch zamestnania v OS SR

Významná časť uchádzačov uvádza, že ich motivuje práca s významom, ale ich aktuálne povedomie o činnostiach a benefitoch zamestnania v ozbrojených silách SR je nízke. Základný naratív regrutačnej kampane by mal byť zameraný na zmysluplnosť práce, zvýraznenie profesionálnej vojenskej kariéry, jej široké zameranie, dynamiku rastu a hodnotu pre spoločnosť. Súčasťou navrhovaného projektu by mala byť aj multikanálová PR kampaň využívajúca storytelling na priblíženie práce v OS SR verejnosti, čo by mohlo výrazne zvýšiť atraktivitu a znalosť tohto povolania medzi potenciálnymi uchádzačmi.

• Problém 9: Komunikácia so žiadateľom neprebieha efektívne

Komunikácia je nekonzistentná, pričom niektoré formuláre sú v podobe tlačív a proces často závisí na osobnom kontakte tam, kde by mohli byť využité online stretnutia na úsporu času. Efektivitu komunikácie by mohli zvýšiť moderné prvky, ako chatboty a AI asistenti, spolu s funkciami kalendára, ktoré umožňujú notifikácie a ukladanie termínov do osobných kalendárov v telefóne. Implementácia týchto nástrojov by zlepšila konzistenciu, rýchlosť a pohodlie komunikácie so žiadateľmi, čím by sa zvýšila ich spokojnosť a efektivita celého regrutačného procesu.

3.3.4      Definovanie hlavných cieľov zo zreteľom na definované problémy:

3.3.4.1       Cieľ 1: Optimalizácia a zefektívnenie regrutačných procesov

V nasledujúcej tabuľke sú definované čiastkové ciele pre cieľ 1

Tabuľka 3 Podciele pre Cieľ 1

3.3.4.2       Cieľ 2: Dodržanie bezpečnostných pravidiel pri využívaní a manažmentu osobných údajov:

Tabuľka 4 Podciele pre Cieľ 2

3.4       Rozsah projektu z vecného pohľadu

Informácie v rámci rozsahu projektu z vecného pohľadu ako aj ďalšie informácie využívané v tomto dokumente sú z ročeniek (https://www.mod.gov.sk/rocenka-mo-sr/) a interných materiálov Generálneho štábu OS.

V nasledujúcej tabuľke je uvedený rozsah projektu z vecného pohľadu, teda z pohľadu špecifikácie agendy, ktorej sa projekt dotýka:

Tabuľka 5 Vecný rozsah projektu

3.5       Zainteresované strany/Stakeholderi

Tabuľka 6 Zainteresované strany projektu

3.6       Ciele projektu

Tabuľka 7  Ciele projektu

3.7       Merateľné ukazovatele (KPI)

Tabuľka 8 Merateľné ukazovatele projektu

3.8       Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Realizácia projektu sa dotýka predovšetkým optimalizácie a zefektívnenia procesov agend regrutačných stredísk PÚ OS SR, k čomu prispeje aj elektronizácia alebo úprava služieb v rámci podávania žiadostí a komunikácie so žiadateľom. Vo vzťahu k projektu MO SR chápe ako koncového používateľa predovšetkým zamestnanca/príslušníka PÚ OS SR. V rámci projektu a projektových výstupov boli reflektované požiadavky gestorov a pracovníkov, ktoré boli vyhodnotené a zapracované do katalógu požiadaviek riešenia uvedených v samostatnom dokumente (CBA/TCO).

Z pohľadu potrieb koncového používateľa boli požiadavky definované na základe nasledujúcej tabuľky:

Vyššie uvedené požiadavky boli transformované do biznis a funkčných požiadaviek v katalógu požiadaviek. Zároveň boli tieto požiadavky overené aj vo väzbe na osobné systémy regulácie ako napr.:

• Česká republika: https://www.doarmady.cz/
• Nemecko: https://bundeswehrkarriere.de
• Holandsko: https://werkenbijdefensie.nl/
• Francúzsko: https://fr
• Luxembursko: https://armee.public.lu/fr.html
• Španielsko: https://reclutamiento.defensa.gob.es/

3.9       Riziká a závislosti

Riziká a závislostí sú spracované v Prílohe č. 2 – Zoznam RIZÍK a ZÁVISLOSTÍ.

3.10    Stanovenie alternatív pomocou biznisovej a aplikačnej vrstvy architektúry

Rozsah problému, ktorý budeme skúmať pri posudzovaní alternatív na úrovni biznis a aplikačnej vrstvy predstavuje celý systém pre podporu procesov regrutácie. Univerzálnosť a jednotnosť riešenia problémov projektu považujeme za dôležitý princíp návrhu riešenia. Zmysluplné alternatívy sú definované pomocou odpovedí na otázky, ktoré adresujú základné aspekty možného riešenia problému.

Otázky pre stanovanie alternatív:

Základné otázky, na ktoré je pri výbere alternatívy potrebné zodpovedať sú:

• Prístup k budovaniu riešenia: Na akých základoch bude riešenie postavené?
• Forma aplikácie z pohľadu používateľského rozhrania: Do akej miery bude implementovaný jednotný dizajn elektronických služieb a webových sídiel Slovenska (ID-SK)?

1. Prístup k budovaniu riešenia:
2. Ponechanie existujúceho stavu
3. Budovanie nového riešenia na zákazku
4. Využitie existujúcich platforiem
5. Forma aplikácie z pohľadu používateľského rozhrania:
6. Pokračovanie vo vlastnom používateľskom rozhraniu
7. Implementácia jednotného dizajnu (ID-SK) v plnom rozsahu
8. Implementácia relevantných princípov jednotného dizajnu (ID-SK)

Na základe identifikovaného rozsahu projektu boli stanovené biznisové alternatívy, ktoré vychádzajú so súčasného stavu procesov regrutácie a z požiadaviek MO SR. V súčasnosti sa procesy agend regrutačných stredísk PÚ OS SR realizujú manuálne, čo má nepriaznivý dopad na aktuálnosť údajov a ich kvalitu. Poskytovanie údajov je obmedzené na manuálne vypĺňanie formulárov, čo spôsobilo, že údaje sú vo viacerých databázach výrazne disharmonické, duplicitné, neúplné a mnohokrát nesprávne. Celý proces regrutácie je preto časovo náročný, neefektívny a v súčasnom stave je náročné splniť požiadavky na zvýšenie personálnych kapacít OS SR, tak aj prípadné požiadavky na bezpečnosť údajov. Súčasná situácia tiež neumožňuje generovať kvalitné údaje pre analytické účely. K riešeniu týchto problémov je možné pristúpiť na základe nasledovných biznis alternatív:

Tabuľka 9 Popis alternatív

3.11    Multikriteriálna analýza

V nasledujúcej tabuľke sú definované jednotlivé kritéria z pohľadu vlastníkov kritérií:

Tabuľka 10 Kritéria z pohľadu vlastníkov

Tabuľka 11 Vyhodnotenie MCA

Tabuľka 12 Vyhodnotenie MCA (pokračovanie)

V zmysle vyhodnotenia MCA bude ďalej riešená a posudzovaná biznis alternatíva A1 – Vytvorenie nového IS pre optimalizáciu, zefektívnenie a elektronizácia vybraných častí procesov agend PÚ OS SR vrátane elektronizácie služieb v rámci podávania žiadostí a komunikácie so žiadateľom, ktorá splnila všetky stanovené kritériá. Z hľadiska používateľskej skúsenosti (Kritérium A) bude biznis alternatíva A1 zahŕňať aj biznis alternatívu B2, ktorá spĺňa kritéria používateľskej skúsenosti stakeholderov.

3.12    Stanovenie alternatív v aplikačnej vrstve architektúry

Nižšie uvedený obrázok zobrazuje prehľad komponentov/funkcionalít podľa jednotlivých biznis alternatív. V rámci alternatívy A2 sa jedná o zabezpečenie komplexnej služby poskytovateľom systému na základe definovaných procesov, ktoré sa zhodujú z aplikačnými komponentami v rámci Biznis architektúry A1.

Z pohľadu potrieb a funkčnosti sú všetky komponenty v rámci Alternatívy A1 povinné

3.13    Stanovenie alternatív v technologickej vrstve architektúry

Technologická architektúra nemá definované varianty. Riešenie bude prevádzkované na infraštruktúre vládneho cloudu.

4.    POŽADOVANÉ VÝSTUPY  (PRODUKT PROJEKTU)

Výsledným produktom bude dodaný systém so všetkými definovanými komponentmi akcentujúcimi všetky požiadavky definované v rámci DFŠ, ktorá bude detailizovať navrhované požiadavky v zmysle prílohy Katalóg požiadaviek.

Dodávka služieb pre hlavné aktivity bude realizovaná formou projektu v súlade s metodikou, ktorá vychádza z:

• štandardu PRINCE2 alebo ekvivalent pre riadenie projektov informatizácie
• Vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy
• vykonávacieho predpisu vydaného podľa § 31 zákona č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov a bude dodržovať internú metodiku integrácií.
• Vyhlášky č. 401/2023 Z. z. Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke informačných technológií verejnej správy

Všetky výstupy projektu musia byť vypracované v súlade s metodikou riadenia QA projektov informatizácie verejnej správy.

Realizácia projektu začne schválením iniciačných dokumentov (PID), ktorý bude vypracovaný dodávateľom. Predpokladané trvanie jednotlivých fáz a hlavných aktivít sú uvedené v nasledujúcej tabuľke.

Projekt bude realizovaný v zmysle etapizácie projektu, ktorá zahŕňa nasledovné fázy:

• Analýza a dizajn
• Nákup technických prostriedkov, programových prostriedkov a služieb,
• Implementácia a testovanie
• Nasadenie a Postimplementačná podpora
• Riadenie projektu

V nasledujúcej tabuľke sú definované jednotlivé výstupy po fázach projektu pre každú etapu:

Tabuľka 13 Prehľad fáz projektu v zmysle vyhlášky 401/2023

5.    NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

V tejto časti je popísaný základný návrh architektúry ISR a to z pohľadu biznis architektúry, aplikačnej architektúry a technologickej architektúry.

Modely boli vytvorené v modelovacom nástroji archimate (https://www.archimatetool.com/).

5.1       Návrh biznis architektúry

Obrázok 1 Návrh biznis architektúry

Biznis architektúra vychádza z navrhovaných funkcionalít, ktoré by mal ISR zabezpečovať. V rámci projektu prebehne overenie použiteľnosti a životaschopnosti predmetu projektu, identifikácia možných nedostatkov a overenie technických predpokladov formou vytvorenia prototypu, overenia konceptu, pilotu alebo formou vytvorenia minimálneho životaschopného produktu

Z pohľadu užívateľov predpokladáme nasledovných:

• Všeobecný užívateľ – jedná sa o občana, ktorý je všeobecným užívateľom stránok a aplikácia a teda ešte neprejavil záujem stať sa „vojakom“. Môže mať vytvorený profil „hráča“, ale ešte nebol iniciovaný proces podania žiadosti.
• Uchádzač – jedná sa o občana, ktorý má záujem sa stať súčasťou OS SR v nejakej z vybraných pozícií. Tento užívateľ už má vytvorený verifikovaný profil.
• Personalista – jedná sa o interného pracovníka regrutačného strediska, ktorý v rámci systému (predovšetkým modulu ATS) môže riadiť proces regrutácie.
• Riadiaci pracovník – jedná sa o interného užívateľa, ktorý využíva systém predovšetkým ako konzument štatistík, hlásení a reportov, alebo je ako osoba oprávnenia manažovať prístupy do systému.

Z pohľadu biznis koncových služieb boli identifikované nasledovné:

• Podávanie žiadostí – služba umožní uchádzačom predkladať formuláre, žiadosti, prihlášky a pod.
• Správa regrutačného procesu – jedná sa o službu, prostredníctvom ktorej sa bude dať vytvoriť profil uchádzača a riadiť celý proces z jeho strany.

Biznis procesy boli rozdelené na tie, ktoré vykonáva uchádzať a ktoré budú vykonávané na strane regulačného strediska.

5.2       Návrh aplikačnej architektúry

Obrázok 2 Návrh aplikačnej architektúry

Z pohľadu aplikačnej architektúry bol systém rozdelený na nasledujúce celky:

• Front end – jedná sa o možnosť pristupovať z vonku k obsahu web, pričom prístupy budú umožnené cez webové rozhranie alebo prostredníctvom responzívneho zobrazenia v mobilnom zariadení
• Back end – jedná sa celkovú funkčnosť, ktorá bude v rámci systému implementovaná. Z pohľadu komponentov sa jedná o nasledovné:
  • CMS – jedná sa o základnú správu web, obsahu a informácií
  • ATS – jedná sa o modul, ktorý podporuje celý proces regrutácie ako na strane uchádzača, tak aj na strane regrutačného strediska
  • IAM – jedná sa o modul prístupov a oprávnení
  • ADMIN – v rámci admin modulu bude umožnené spracovať systém ako celok vrátane nastavení reportov úloh a pod.
  • GAMING ZONE – jedná sa o zónu, v rámci ktorej budú sprístupnené jednotlivé hry, avatari a pod.
  • FORMULARE – v rámci modulu bude možné tvoriť interaktívne formuláre, ktoré budú podporovať proces regrutácie
  • CHATBOT – jedná sa o chat asistenta prostredníctvom ktorého bude možné komunikovať s uchádzačom, záujemcom alebo bežným občanom na základe vytvorených algoritmov. Komunikácia bude prebiehať textovo alebo hlasovo, pričom budú využité nástroje umelej inteligencie na generovanie odpovedí.
  • TREZOR – jedná sa o modul, v ktorom budú uchovávané všetky osobné údaje, pričom tento bude oddelený od ISVS a bude sa do neho pristupovať len v prípade, ak bude nejaký proces aktívny a práve je potrebné nad nim robiť nejaké úkony
• INTEGRACNA PLATFORMA – jedná sa o modul prostredníctvom ktorého budú do systému integrované externé údaje, alebo budú údaje poskytované do iných informačných systémov. Z pohľadu integrácií sa jedná o nasledujúce:
  • UPVS – integrácia pre umožnenej zabezpečenej komunikácie s uchádzačom
  • RFO – doťahovanie informácií o uchádzačom – automatizácia procesu
  • Registratúra – zabezpečenie registratúrneho poriadku
  • Register trestov – automatizácia procesu
  • IS SAP – posielanie štruktúrovaných údajov pre potreby evidovania uchádzačov
  • Systémy nemocníc – poskytovanie informácií o kapacitách, termínoch a pod.

Zároveň bude integračná platforma slúžiť ako nástroj na budúce interné integrácie medzi systémami MOSR ako aj pre integráciu externých ISVS, ktoré bude potrebné integrovať.

Následný návrh aplikačných služieb vychádza z jednotlivých procesov, ktoré budú systémom podporené.

Pre vybudovanie systému sa predpokladá využitie open source nástrojov pre jednotlivé aplikačné komponenty.

5.3       Návrh technologickej architektúry

Obrázok 3 Návrh technologickej architektúry

Pre jednotlivé komponenty sú zároveň prípustné aj riešenia založené na využití napr. PaaS alebo SaaS služieb vládneho verejného cloudu V takomto prípade predpokladáme, že by bolo riešenie postavené v cloudovom prostredí, kde by boli implementované aj príslušné požadované služby.

Z pohľadu parametrizácie bude využitá nasledovná infraštruktúra pre PROD a TEST prostredie:

6.    LEGISLATÍVA

Z pohľadu legislatívneho procesu nebudú potrebné žiadne úpravy. Jedinou úpravou bude interná dokumentácia, kde bude jasne definovaný dátový tok medzi informačnými systémami.

7.    ROZPOČET A PRÍNOSY

7.1       Sumarizácia nákladov projektu

Náklady projektu boli vypočítané na základe UCP analýzy. Prevádzkové náklady boli definované na základe odporúčaní UHP ako % z plánovaných investičných výdavkov. V nasledujúcej tabuľke sú uvedené sumárne hodnoty nákladov projektu a jeho prevádzky v horizonte 10 rokov:

Tabuľka 14 Náklady projektu a jeho prevádzky v horizonte 10 rokov

V nasledujúcej tabuľke je uvedený rozpad nákladov po moduloch, ktoré projekt bude vytvárať:

Tabuľka 15 Detailizácia nákladov po moduloch

Z pohľadu účtovného je možné náklady rozdeliť na nasledujúce skupiny:

• Hlavné aktivity
  • 013 Softvér                                             - 5 218 504 €
  • 518 Mzdové výdavky                             - 238 034 €
  • 022 Samostatné hnut...                - 138 000 €
• Podporné aktivity
  • bez zaradenia                                         - 421 585  €
• Prevádzka (rok)
  • 511 Opravy a udržiavanie (SW) - 281 276 €
  • 013 Softvér                               - 393 786 €
  • 511 Opravy a udržiavanie (HW)           - 13 800 €
• Prevádzka (48 mesiacov)[1]                -  2 700248 €

7.1.1      Náklady na realizáciu obdobných riešení

Náklady na implementáciu elektronického vojenského náborového systému sa môžu výrazne líšiť v závislosti od niekoľkých faktorov vrátane rozsahu systému, veľkosti vojenskej sily, požadovanej úrovne prispôsobenia a už zavedenej technologickej infraštruktúry. Zatiaľ čo presné náklady sa často nezverejňujú kvôli citlivej povahe vojenských zmlúv a obavám o národnú bezpečnosť, niektoré všeobecné odhady a faktory môžu pomôcť porozumieť základom.

Všetky riešenia musia reflektovať faktory, ktoré majú zásadný vplyv na cenu

• Vývoj a prispôsobenie systému

Vývoj softvéru: Vývoj vlastného náborového systému od nuly môže byť nákladný a môže sa pohybovať od miliónov do desiatok miliónov eur, v závislosti od zložitosti a požadovaných funkcií.

Prispôsobenie existujúcich platforiem: Úprava a prispôsobenie existujúceho komerčného softvéru (COTS) tak, aby vyhovoval vojenským potrebám, môže znížiť náklady, no stále môže ísť o milióny v závislosti od rozsahu prispôsobenia.

• Náklady na infraštruktúru

Hardvér: Zahŕňa servery, dátové centrá a ďalší potrebný hardvér na podporu náborového systému. Náklady sa tu môžu pohybovať od stoviek tisíc až po niekoľko miliónov eur, v závislosti od rozsahu.

Cloudové služby: Ak je systém hosťovaný v cloudovej infraštruktúre, je potrebné zvážiť priebežné náklady na cloudové služby, ako je ukladanie, prenos údajov a výkon spracovania. Môže ísť o opakujúce sa náklady v rozsahu tisícok až miliónov ročne.

• Integrácia s existujúcimi systémami

Interoperabilita: Zabezpečenie bezproblémovej integrácie nového systému s existujúcimi vojenskými databázami, HR systémami a ďalšou digitálnou infraštruktúrou môže spôsobiť značné náklady, ktoré sa môžu pohybovať od stoviek tisíc až po milióny eur.

• Kybernetická bezpečnosť

Bezpečnostné opatrenia: Implementácia robustných opatrení kybernetickej bezpečnosti na ochranu citlivých údajov je kritická a náklady môžu byť značné. To môže zahŕňať šifrovanie, systémy detekcie narušenia a priebežné monitorovanie, čím sa pridáva ďalšia vrstva nákladov.

Súlad: Zabezpečenie súladu systému s národnými a medzinárodnými normami ochrany údajov a kybernetickej bezpečnosti by mohlo spôsobiť dodatočné náklady, najmä ak sú potrebné externé audity alebo certifikácie.

• Školenie a riadenie zmien

Náklady na školenie: Vojenský personál bude musieť byť vyškolený na efektívne používanie nového systému. To by mohlo zahŕňať vývoj školiacich materiálov, workshopov a nepretržitú podporu, čo by stálo niekoľko stoviek tisíc eur v závislosti od rozsahu.

Manažment zmien: Riadenie prechodu zo starých systémov na nový elektronický systém môže byť nákladné a zahŕňa konzultácie, plánovanie a komunikačné stratégie.

• Údržba a podpora

Priebežná údržba: Ročné náklady na údržbu na aktualizácie softvéru, opravy chýb a vylepšenia systému môžu byť značné, často sa počítajú ako percento počiatočných nákladov na vývoj (zvyčajne 15 – 20 % ročne).

Podporné služby: Náklady na technickú podporu, používateľskú podporu a správu systému môžu zvýšiť priebežné výdavky.

• Licenčné poplatky

Licencovanie softvéru: Ak systém používa softvér alebo nástroje tretích strán, licenčné poplatky môžu predstavovať značné priebežné náklady v závislosti od počtu používateľov a konkrétnych zahrnutých technológií.

7.2       Prínosy projektu

Prínosy navrhovaného riešenia sú nesporné čo potvrdzujú aj rôzne štúdie zo zahraničia. Prínosy sú rozdelené na kvalitatívne a kvantitatívne

7.2.1      Kvantitatívne vyhodnotenie prínosov

Kvantitatívne prínosy v rámci navrhovaného projektu sú:

• Šetrenie času zamestnanca PÚ OS SR na:
  • Dožiadanie údajov a podkladov od uchádzačov, potrebných na kompletizáciu žiadostí
  • Evidenciu údajov v regrutačnom procese
• Šetrenie času občana na vybavenie vybraného okruhu služieb elektronicky bez nutnosti osobného kontaktu
• Šetrenie času OVM na prístup k štatistickým výstupom

Parametre pre účely ohodnotenia prínosov (jednotlivé údaje sú z vybraných štatistických údajov PÚ OS SR, ak nie je uvedené inak – bližšie informácie k nižšie uvedeným parametrom a vysvetlenia sú uvedené v CBA na záložke Faktory):

• Komponent ATS - Šetrenie času zamestnancov PÚ OS SR na zabezpečenie regrutačného procesu
  • Ročný počet prijatých žiadostí v rámci agendy regrutácie (priemer za roky 2021 – 2023): 3 804
  • Priemerný čas venovaný jednému regrutantovi AS IS – 15 hodín
  • Priemerný čas venovaný jednému regrutantovi TO BE – 8,5 hodiny
  • Miera nárastu žiadostí 7% ročne
• Komponent ATS - Šetrenie času občana na vybavenie celého procesu regrutácie na PÚ OS SR
  • Priemerný čas občana na proces regrutácie (AS-IS): 18 hod.
  • Priemerný čas občana na proces regrutácie (TO-BE): 8 hod.
  • Miera nárastu žiadostí 7% ročne
• Komponent Admin - Šetrenie času OVM na vypracovanie štatistických výstupov a prístupu k nim:
  • Priemerný čas na prístup k štatistickým výstupom (AS-IS): 48 hod.
  • Priemerný čas na prístup k štatistickým výstupom (TO-BE): 2 hod.
• Komponent CMS - Ušetrenie doby vyhľadávania na webe:
  • Priemerný počet návštevníkov za mesiac: 1500
  • Miera nárastu návštev medzirične: 5%
  • Doba trvania vyhľadávania (AS IS): 2 hod.
  • Doba trvania vyhľadávania (TO BE): 0,5 hod.

7.2.2      Kvalitatívne prínosy projektu

Štatistiky špecificky popisujúce zlepšenia v procesoch náboru do armády – ako je úspora času, zníženie nákladov a zvýšenie efektívnosti – v dôsledku implementácie elektronických náborových systémov sa môžu v jednotlivých krajinách líšiť a nemusia byť vždy verejne dostupné. Niektoré všeobecné poznatky a príklady z rôznych krajín a štúdií však zdôrazňujú pozitívne vplyvy takýchto systémov:

1. Úspora času

Skrátenie času spracovania: Rôzne správy naznačujú, že elektronické náborové systémy môžu skrátiť čas potrebný na spracovanie žiadostí až o 50 %. Automatizácia úloh, ako sú počiatočné kontroly a overovanie dokumentov, urýchľuje celkový proces.

Rýchlejšia komunikácia: Používanie automatických správ a aktualizácií stavu môže skrátiť časové oneskorenie medzi odoslaním žiadosti a spätnou väzbou, čím sa zlepší celková rýchlosť náborového procesu.

1. Zníženie nákladov

Úspora prevádzkových nákladov: Elektronické systémy znižujú potrebu fyzických zdrojov, ako je papier, poštovné a manuálna práca. Niektoré odhady naznačujú úsporu až 30 % prevádzkových nákladov súvisiacich s náborom.

Nižšie marketingové náklady: Digitálne náborové platformy často znižujú potrebu rozsiahlych fyzických marketingových kampaní, pretože online reklamy a dosah na sociálne médiá môžu byť cielenejšie a nákladovo efektívnejšie.

1. Zvýšenie efektívnosti

Vyššie objemy spracovania žiadostí: Krajiny s elektronickými systémami hlásili schopnosť spracovať väčšie objemy žiadostí bez toho, aby vyžadovali úmerné zvýšenie počtu zamestnancov. Napríklad online náborový systém americkej armády umožňuje súčasné spracovanie značného počtu uchádzačov.

Vylepšená správa údajov: Centralizované dátové systémy umožňujú lepšie sledovanie a správu informácií o uchádzačoch, čo zlepšuje schopnosť efektívnejšie priraďovať kandidátov k vhodným rolám.

1. Skúsenosti a dostupnosť kandidáta

Vylepšená skúsenosť kandidátov: Prieskumy z niektorých vojenských náborových oddelení naznačujú, že kandidáti uprednostňujú pohodlie a dostupnosť online systémov, čo vedie k vyššej miere spokojnosti. To môže tiež znížiť mieru odchodov počas náborového procesu.

Širší dosah: Krajiny ako Austrália a Spojené kráľovstvo uvádzajú, že vďaka dostupnosti online náborových systémov oslovujú širšiu a rozmanitejšiu skupinu kandidátov, a to najmä jednotlivcov, ktorí sa možno nezapojili tradičnými prostriedkami.

1. Bezpečnosť a súlad

Zlepšený súlad: Automatizácia zaisťuje, že všetky kroky náborového procesu sú v súlade s právnymi a regulačnými požiadavkami, čím sa znižuje riziko nesúladu a súvisiace náklady.

Bezpečnosť údajov: Elektronické systémy vo všeobecnosti ponúkajú vylepšené opatrenia na ochranu údajov, ktoré znižujú riziko narušenia a náklady s ním spojené.

7.2.2.1       Štúdie podporujúce elektronizáciu procesov regrutácie

Existuje niekoľko zdrojov a štúdií, ktoré pojednávajú o širšom vplyve digitálnej transformácie vrátane náboru vo vojenskom kontexte, ktoré môžu poskytnúť relevantné poznatky:

1. Deloitte: „Digitálna transformácia v obrane“ (2019) - https://www2.deloitte.com/us/en/pages/public-sector/solutions/government-security-defense-digital-transformation-services.html

Zhrnutie: Táto správa pojednáva o tom, ako digitálne technológie transformujú obranné organizácie vrátane náboru. Poskytuje prípadové štúdie z rôznych krajín, ktoré podrobne uvádzajú, ako digitálne iniciatívy vrátane elektronických náborových systémov zlepšujú efektivitu a znižujú náklady.

Relevantnosť: Ponúka prehľad o širších dopadoch digitálnej transformácie, ktorá zahŕňa náborové procesy, aj keď nemusí poskytovať podrobné štatistiky.

1. RAND Corporation: „Transforming U.S. Army Recruiting“ (2019) - https://www.ausa.org/news/army-launches-significant-recruiting-transformation

Zhrnutie: Táto štúdia spoločnosti RAND Corporation skúma, ako by americká armáda mohla zvýšiť svoje náborové úsilie integráciou nových technológií a prístupov založených na údajoch. Štúdia zahŕňa diskusie o úlohe elektronických systémov pri zlepšovaní výsledkov náboru.

Relevantnosť: Hoci sa zameriava na americkú armádu, poskytuje cenné informácie o tom, ako sa digitálne nástroje používajú na zvýšenie efektívnosti a účinnosti náboru.

1. McKinsey & Company: „Digitalizácia obrany: Umožnenie operácií vo viacerých doménach“ (2020) - https://www.mckinsey.com/industries/aerospace-and-defense/our-insights

Zhrnutie: Táto správa McKinsey pojednáva o širších dôsledkoch digitálnej transformácie v obrane, vrátane prijatia elektronických náborových systémov. Zahŕňa potenciálne úspory nákladov a zlepšenia procesov s prípadovými štúdiami a príkladmi z rôznych krajín.

Relevantnosť: Správa zdôrazňuje výhody digitalizácie vrátane náboru, hoci konkrétne čísla môžu byť všeobecnejšie.

1. „Vplyv digitálnej transformácie na nábor zamestnancov vo verejnom sektore“ (2018)

Publikácia: European Journal of Public Sector Management - https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/IJPSM-10-2023-0307/full/html

Zhrnutie: Táto štúdia analyzuje účinky digitálnej transformácie na náborové procesy vo verejnom sektore, vrátane vojenského náboru. Zameriava sa na úsporu času, zníženie nákladov a zlepšenie skúseností kandidátov.

Relevantnosť: Hoci sa nezameriava výlučne na armádu, poskytuje relevantné informácie o výhodách elektronických náborových systémov vo vládnom prostredí.

1. Správy Úradu pre zodpovednosť vlády USA (GAO). - https://www.gao.gov/about

Príklad: „Vojenský nábor: Ministerstvo obrany potrebuje zlepšiť svoje predpovede náboru a udržania pričleneného personálu“ (2020)

Zhrnutie: Táto správa GAO poskytuje údaje o náborových procesoch a úlohe digitálnych nástrojov pri zlepšovaní efektívnosti. Hodnotí, ako sa elektronické systémy využívajú pri nábore armády a výsledky spojené s ich implementáciou.

Relevantnosť: Poskytuje údaje špecifické pre USA o efektívnosti náboru vrátane vplyvu digitálnych nástrojov, hoci konkrétne štatistiky o zlepšení času a nákladov môžu vyžadovať hlbšie preskúmanie správy.

1. Správy Komunikačnej a informačnej agentúry NATO (NCIA) - https://www.ncia.nato.int/

Príklad: Rôzne správy o digitálnej transformácii v členských štátoch NATO vrátane diskusií o nábore.

Zhrnutie: Správy NATO sa často zaoberajú používaním digitálnych technológií vo vojenských operáciách vrátane náboru. Tieto správy zdôrazňujú výhody a výzvy implementácie elektronických systémov v členských krajinách.

Relevantnosť: Poskytuje mnohonárodný pohľad na to, ako digitálne nástroje pretvárajú vojenský nábor, s niekoľkými konkrétnymi príkladmi z členských krajín.

7.3       Vyhodnotenie CBA

Na nasledujúcej schéme je vyhodnotenie CBA:

Tabuľka 16 Vyhodnotenie CBA

8.    HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené časové rámce pre predpokladanú realizáciu projektu:

9.    PROJEKTOVÝ TÍM

Projektový tím bude detailizovaný po schválení projektu. V nasledujúcej tabuľke sú predpokladané role, ktoré budú participovať na projekte:

9.1       PRACOVNÉ NÁPLNE

Predseda RV - Hlavným záujmom a zodpovednosťou predsedu Riadiaceho výboru projektu je:

1. zastupovať záujmy prijímateľa v projekte,
2. kontrolovať súlad projektu a projektových cieľov so strategickými cieľmi,
3. zabezpečiť a udržať finančné krytie (rozpočet) realizácie projektu,
4. zabezpečiť nákladovo prijateľný prístup v projekte,

Podpredseda RV – zástupca vlastníkov procesov - Hlavným záujmom a zodpovednosťou zástupcu vlastníkov procesov (biznis vlastník) je:

1. schválenie funkčných a technických požiadaviek, potreby, obsahu, kvalitatívnych a kvantitatívnych prínosov projektu,
2. definovanie očakávaní na kvalitu projektu, kritérií kvality projektových produktov, prínosov pre koncových používateľov a požiadaviek na bezpečnosť, 
3. definovanie merateľných výkonnostných ukazovateľov projektov a prvkov,
4. schválenie akceptačných kritérií,
5. akceptáciu rozsahu a kvality dodávaných projektových výstupov pri dosiahnutí platobných míľnikov,
6. odsúhlasenie spustenia výstupov projektu do produkčnej prevádzky,
7. dostupnosť ľudských zdrojov alokovaných na realizáciu projektu

Zástupca kľúčových používateľov - hlavným záujmom a zodpovednosťou zástupcu kľúčových používateľov objednávateľa (end user), ktorí reprezentuje záujmy budúcich používateľov projektových produktov alebo projektových výstupov je:

1. návrh a špecifikáciu funkčných a technických požiadaviek, potreby, obsahu, kvalitatívnych a kvantitatívnych prínosov projektu, požiadaviek koncových používateľov na prínos systému a požiadaviek na bezpečnosť,
2. návrh a definovanie akceptačných kritérií,
3. akceptačné testovanie a návrh na akceptáciu projektových produktov alebo projektových výstupov a návrh na spustenie do produkčnej prevádzky,
4. predkladanie požiadaviek na zmenu funkcionalít produktov.

Manažér kvality - zodpovedá za priebežné vyžadovanie, hodnotenie a kontrolu kvality (vecnej aj formálnej) počas celého projektu. Je zodpovedný za úvodné nastavenie pravidiel riadenia kvality a za následné dodržiavanie a kontrolu kvality jednotlivých projektových výstupov. Sleduje a hodnotí kvalitatívne ukazovatele projektových výstupov a o zisteniach informuje projektového manažéra formou pravidelných alebo nepravidelných správ/záznamov.

IT architekt - IT architekt na projekte zabezpečuje činnosti vychádzajúce z požiadaviek organizácie, transformuje ich do konkrétnej koncepcie architektúry IS/IT. Zodpovedá za návrh a implementáciu technológií predovšetkým z pohľadu udržateľnosti, kvality a nákladov. Jeho úlohou je vytvoriť návrh technologického riešenia a odporúčanej infraštruktúry, analyzovať a navrhnúť vytvorenia služieb, definovať výstupy a postupy pre prípady použitia, navrhnúť zmeny procesov a využitie analytických metód pre lepšie rozhodovanie, analyzovať dátové potreby, definovať požiadavky na dátové zdroje, ako aj ďalšie činnosti vyplývajúce z požiadaviek na projekte. 

IT analytik - IT analytik na projekte zabezpečuje analyzovanie procesných a ďalších požiadaviek a špecifikácií budúceho používateľa riešenia a následne navrhuje dizajn a programátorské riešenie. Aktívne sa zúčastňuje analytických stretnutí s kľúčovými používateľmi  k detailnej špecifikácii požiadaviek. Participuje na vývoji nových, ale i pri vylepšovaní existujúcich funkčností v rámci celého vývojového cyklu. Úzko spolupracuje s IT architektom a vykonáva aj ďalšie činnosti vyplývajúce z požiadaviek na projekte. Vzhľadom na charakter projektu bude pravdepodobne potrebný IT Analytik (so znalosťou využívaného COTS) v rámci projektu zabezpečovať definovanie činností zabezpečujúcich ochranu IS a jeho zložiek proti bezpečnostným hrozbám a nepriateľským aktivitám a zároveň zabezpečovať technickú podporu pre databázové systémy a chod databáz alebo databázového systému.

IT programátor/vývojár - IT programátor/vývojár transformuje návrh technického riešenia, na základe jeho detailnej špecifikácie, vývojových diagramov a návrhu dátovej integrácie, do podoby fyzického, funkčného a overeného zdrojového kódu. Zabezpečuje alebo priamo vykonáva jednotkové a funkčné testovanie a asistuje IT testerom pri vyšších úrovniach testovania. Takisto je zodpovedný za dokumentáciu zdrojového kódu tak, aby tento mohol byť ďalej využívaný a rozvíjaný nezávisle od autora kódu (tzn. od konkrétnej osoby IT programátora/vývojára, ktorá kód vytvorila), ako i za ďalšie činnosti vyplývajúce z požiadaviek na projekte. 

IT tester - IT tester na projekte hľadá chyby v zrealizovanom technickom riešení / softwarovej aplikácii, hľadáva prípadné chyby v kóde s cieľom dosiahnuť čo najvyššiu kvalitu dodávaného riešenia. Testovanie prebieha podľa prípadov použitia v analýze, testovacích prípadov a scenárov odsúhlasených Riadiacim výborom projektu. 

Projektový manažér IT projektu - Projektový manažér IT projektu za dodávateľa napr. plánuje, organizuje a riadi zdroje a projektové aktivity a úlohy tak, aby bol zrealizovaný projektový cieľ v stanovenom čase a za plánované náklady. Výsledkom jeho činnosti je vytvorenie novej služby, produktu alebo nastavenie procesu.

Špecialista pre infraštruktúry/HW špecialista - Špecialista pre infraštruktúry/HW špecialista napr. sa vyjadruje k požiadavkám na IT infraštruktúru a návrhom IT infraštruktúry, zriaďuje/inštaluje, konfiguruje, diagnostikuje, opravuje, upgraduje/ rozširuje hardware a súvisiace technické zariadenia a spolupracuje pri nasadzovaní súvisiaceho SW. Zabezpečuje optimálnu prevádzku a výkon IT infraštruktúry. Rieši technické problémy a poskytuje technickú podporu v súvislosti s IT infraštruktúrou.

Špecialista pre bezpečnosť IT - Špecialista pre bezpečnosť IT napr. definuje alebo prípadne aj vykonáva činnosti zabezpečujúce ochranu IS a jeho zložiek proti bezpečnostným hrozbám a nepriateľským aktivitám, ktorých cieľom je krádež informácií, financií, zničenie dát, znefunkčnenie činnosti IS, špionážna činnosť prípadne iné činnosti s negatívnym dopadom, realizované prostredníctvom IS alebo na IS.

Špecialista pre databázy - Špecialista pre databázy sa zameriava napr. na technickú podporu pre databázové systémy. Zabezpečuje chod databáz alebo databázového systému. Je konzultantom pre užívateľov. Sústreďuje ich požiadavky a podnety a následne ich rieši. 

UX dizajnér - zodpovedá za podporu a dohľad nad projektom z pohľadu nastavenia princípov, kritérií a požiadaviek na UX, kontrolu kvality dodržania “user experience” a realácie výstupov. Hlavnou úlohou role je zabezpečiť aplikáciu metodológie UCD (user centered design) pri vývoji SW, pričom vznikajúce koncové služby SW musia byť postavené na reálnych potrebách koncových používateľov.

10. ODKAZY

N/A

11. PRÍLOHY

Príloha č. 1: I-01_IDEOVY-ZAMER_Projekt_ISR_MOSR_240823

Príloha č. 2: Zoznam RIZÍK a ZÁVISLOSTÍ

Príloha č. 3: M_05_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_ISR_MOSR_240822

[1] Predpokladaná dĺžka SLA kontraktu na ISVS