PROJEKTOVÝ ZÁMER

Manažérsky výstup  I-02

podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z. 

Schvaľovanie dokumentu

1. HISTÓRIA DOKUMENTU

2. ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

Použité skratky a pojmy

• Konvencie pre typy požiadaviek (príklady)

Konvencie pre definíciu požiadaviek sú využité v rámci Katalógu požiadaviek. Tento katalóg obsahuje funkčné, nefunkčné a technické požiadavky kladené na riešenie realizované v rámci projektu Projekt implementácie zmenových požiadaviek pre ŽS 5 pre MPSVR SR.

Požiadavky sú rozdelené podľa jednotlivých modulov a inkrementov, pričom každá požiadavka zahŕňa analýzu, vývoj, testovanie a nasadenie.

Katalóg obsahuje nasledujúce kategórie požiadaviek:

• Funkčné požiadavky - týkajú sa konkrétnej funkcionality systému, ktorú je potrebné implementovať a sú definované na základe potrieb používateľov cieľového systému. V rámci Katalógu požiadaviek požiadavky sú označené konvenciou RF_XXX, pričom platí nasledovné:
  • R - požiadavka
  • F - funkčné
  • _XXX – číslo
  • Napr. RF_001
• Ne-Funkčné požiadavky - zahŕňajú kvalitatívne a výkonové aspekty. Obsahujú požiadavky na bezpečnosť, integrácie, prevádzku atď. V rámci Katalógu požiadaviek sú označené v stĺpci A skratkou NF. V rámci Katalógu požiadaviek požiadavky sú označené konvenciou RN_XXX, pričom platí nasledovné:
  • R - požiadavka
  • N - nefunkčná
  • _XXX – číslo
  • Napr. RN_001

Oblasť požiadavky - popisuje kategóriu alebo doménu, do ktorej daná požiadavka patrí. Zahŕňa určitú ucelenú oblasť každého druhu požiadavky (Funkčné, Nefunkčné), napr. Integrácia, Bezpečnosť, eForm, apod..

Názov požiadavky - ide o jednoduchý názov požiadavky, ktorý determinuje o čom daná požiadavka je.

Detailný popis požiadavky - poskytuje podrobné informácie o konkrétnej požiadavke. Jej účelom je zabezpečiť jasné pochopenie, čo sa má implementovať, aké sú očakávania, a akým spôsobom sa má požiadavka realizovať.

3. DEFINOVANIE PROJEKTU

• Manažérske zhrnutie

Projekt sa zameriava na zlepšenie používateľskej skúsenosti, dostupnosti a kvality informácií pre zamestnávateľov a budúcich zamestnávateľov prostredníctvom úprav portálu Národného inšpektorátu práce (NIP). Cieľom je zabezpečiť, aby si podnikateľské subjekty mohli efektívne a správne plniť svoje povinnosti voči štátu – najmä v oblasti zamestnávania, bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP), pracovného práva a súvisiacich administratívnych procesov.

Obrázok 1 Rozsah životnej situácie -  ŽS 5

OPIS SÚČASNÉHO STAVU (AS-IS)

Súčasný stav poskytovania informácií a služieb v oblasti administratívneho chodu podniku je charakterizovaný vysokou mierou roztrieštenosti, nízkou mierou digitalizácie a absenciou používateľsky orientovaného prístupu. Podnikatelia musia získavať informácie z viacerých nesúvisiacich zdrojov, čo zvyšuje časovú a administratívnu náročnosť pri plnení zákonných povinností. Portál Národného inšpektorátu práce, hoci je jedným z hlavných informačných kanálov, neposkytuje ucelený pohľad ani podporu životnej situácie „chcem zamestnať zamestnanca“ v digitálnej podobe. Chýba aj možnosť spätnej väzby, jazyková dostupnosť či personalizovaný obsah.

Kľúčové charakteristiky súčasného stavu:

• Služby pre zamestnávateľov sú roztrieštené
   Informácie potrebné pre podnikateľa pri zamestnávaní zamestnancov sú roztrúsené naprieč viacerými portálmi, pričom žiadny z nich neposkytuje kompletný prehľad. Najviac relevantných informácií je publikovaných na portáli Národného inšpektorátu práce (NIP), no chýba im konzistentná štruktúra, vizuálna jednotnosť a dostupnosť v cudzích jazykoch.

• Portál NIP nie je optimalizovaný na životné situácie
   Obsah nie je zoradený podľa logiky životnej situácie „chcem zamestnať človeka“, ale skôr podľa tematických kategórií (BOZP, pracovný pomer, mzda a pod.), čo sťažuje rýchlu orientáciu najmä začínajúcim podnikateľom.

• Chýba spätná väzba a analytika používania služieb
   Používateľské správanie nie je aktívne vyhodnocované, neexistujú nástroje na spätnú väzbu alebo optimalizáciu obsahu na základe správania návštevníkov.

• Nedostatočná integrácia s inými ISVS
   NIP ako IS nevyužíva centrálne registre ako RPO, RA, alebo referenčné údaje. Neumožňuje personalizovaný prístup ani predvyplnenie údajov pre konkrétne podnikateľské subjekty.

• Žiadna jazyková dostupnosť
   Webové sídlo je dostupné len v slovenčine, čo je bariérou pre zamestnávateľov, ktorí hovoria iným jazykom – napr. ukrajinčina (v kontexte zamestnávania utečencov), angličtina (startupy, zahraniční podnikatelia).

TO-BE (Návrh cieľového stavu)

Cieľový stav predstavuje digitálne modernizovaný a používateľsky orientovaný systém poskytovania informácií a služieb v oblasti administratívneho chodu podniku. Portál Národného inšpektorátu práce bude prebudovaný podľa štandardov ID-SK, so zreteľom na logiku životných situácií, personalizáciu obsahu, podporu cudzích jazykov a integráciu s ostatnými informačnými systémami verejnej správy. Zmeny majú za cieľ eliminovať nadbytočné administratívne úkony, znížiť chybovosť pri plnení povinností a zvýšiť spokojnosť podnikateľských subjektov s digitálnymi verejnými službami.

Kľúčové charakteristiky navrhovaného stavu:

• Redizajnovaný portál NIP v súlade s ID-SK
   Portál bude vizuálne aj štrukturálne zjednotený podľa Jednotného dizajn manuálu elektronických služieb verejnej správy. Obsah bude prispôsobený logike životných situácií – konkrétne „Zamestnávam prvého zamestnanca“, „Hľadám informácie k BOZP“ a pod.

Personalizované používateľské rozhranie
 Portál umožní identifikáciu podnikateľa iba v prípade vysielania zamestnancov (mailová adresa, resp. identifikačný kód) prostredníctvom elektronického formulára na základe príslušného právneho predpisu. )

• Zavedenie jazykových mutácií 
   Obsah portálu bude dostupný minimálne v anglickom a ukrajinskom jazyku, čím sa zabezpečí inklúzia cudzincov a väčšia dostupnosť informácií.

• Zavedenie modulu spätnej väzby a analytiky
   Web bude obsahovať nástroje na zber spätnej väzby, hodnotenie spokojnosti a sledovanie užívateľskej cesty (napr. podľa usmernenia MIRRI č. 019420/2023/oBI – A/B testovanie a mapovanie UX).

Prepojenie na iné portály a služby
 Portál NIP bude mať možnosť prístupu k zverejneným otvoreným dátam (osvedčenia, oprávnenia vydané NIP...)

Spôsob realizácie

Projekt bude riadený spôsobom „Waterfall“ v zmysle vyhlášky o riadení projektov

• 
  
  • Motivácia a rozsah projektu

Motivácia k implementácii

• Nedostatočná digitalizácia a zbytočná byrokracia
  Na portáli MIRRI je popísané, že podnikatelia často vykonávajú duplicitu v hláseniach napr. v živnostenskom, obchodnom a ďalších registroch, čo vedie k prehnanému administratívnemu zaťaženiu..
  Rovnako absentujú integrácie medzi referenčnými registrami, čo komplikuje proces "jedného vstupu" pre zmeny údajov.

• Nerovnaký prístup k digitálnym službám
  Kým niektoré agendy, ako životné činnosti či odvody, sú digitalizované, ostatné – napr. potravinový alebo veterinárny dohľad a prevádzkové povolenia – zostávajú manuálne a nepružné .

• Duplicita štatistických hlásení
  Podnikatelia združujú informácie, ktoré už štát eviduje, avšak nie sú využívané naprieč inštitúciami, čo znova vedie k duplicitnej práci.

• Princíp „1× a dosť“
  Z implementačného plánu MIRRI jasne vyplýva ambícia zaviesť jednorazový vstup do systému so zdieľaním medzi štátnymi registrami, notifikáciami a personalizovanými službami.

• Zvýšená spokojnosť podnikateľov
  Hlavným cieľom budovania prioritných ŽS je zvýšiť spokojnosť a používanosť e‑služieb, znížiť byrokratickú záťaž a zabezpečiť kvalitu.
• Finančné zdroje a prioritizácia e‑Gov riešení
  MIRRI podporuje projekt ŽS 5 v rámci Plánu obnovy a odolnosti

Očakávaný prínos

• Výrazné zníženie času a nákladov podnikateľov na administratívu
• Zníženie počtu chýb v podaniach a tým potenciálnych sankcií
• Zvýšenie digitalizácie a integrácie štátnych systémov
• Lepšia spokojnosť používateľov a využitie e‑služieb zo strany firiem

Zainteresované strany

• Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR (zadávateľ)
• MIRRI (koordinácia z pohľadu digitálnej transformácie e‑Gov)
• NIP/IP (Národný inšpektorát práce/Inšpektoráty práce)

Predmetom projektu sú nasledovné biznis požiadavky pre ŽS 5 Administratívny chod podniku:

Tabuľka 1 ŽS 5 Administratívny chod podniku -  zoznam Biznis požiadaviek

• 
  
  • Zainteresované strany/Stakeholderi

Tabuľka 2 ŽS 5 - Zainteresované strany / Stakeholderi

• 
  
  • Stakeholderi – Dopady a prínosy

Tabuľka 3 ŽS 5- Zainteresované strany / Stakeholderi - Dopady a prínosy

• 
  
  • Ciele projektu

Cieľom projektu je zjednodušiť a zefektívniť prístup podnikateľských subjektov k informáciám súvisiacim s administratívnym chodom podniku, najmä v oblasti zamestnávania, pracovného práva a BOZP. Projekt sa zameriava na modernizáciu a zlepšenie používateľskej skúsenosti portálu Národného inšpektorátu práce, a to v súlade s princípmi životných situácií, „1× a dosť“ a dizajnového štandardu ID-SK.

Hlavné ciele projektu sú nasledovné:

• Zníženie administratívneho zaťaženia podnikateľov
   Odstrániť potrebu duplicitného vyhľadávania informácií a opakovaného vykonávania úkonov prostredníctvom jasnej, centralizovanej a používateľsky orientovanej webovej platformy.

• Zvýšenie spokojnosti používateľov
   Zabezpečiť lepší prístup k informáciám a službám prostredníctvom intuitívneho, vizuálne moderného a viacjazyčného rozhrania.

• Implementácia princípu „1× a dosť“
   Využiť možnosti prepojenia portálu NIP s referenčnými údajmi štátu a zefektívniť procesy poskytovania informácií pre podnikateľov.

• Zavedenie spätnej väzby a zberu dát
   Implementovať mechanizmy zberu spätnej väzby, analytických nástrojov a A/B testovania na optimalizáciu obsahu a služieb portálu.

• Zabezpečenie súladu s dizajnovým manuálom ID-SK
   Uplatniť štandardy dizajnu a používateľského rozhrania podľa metodiky MIRRI pre elektronické služby verejnej správy.

• 
  
  • Merateľné ukazovatele (KPI)

Tabuľka 4 ŽS 5 - Merateľné ukazovatele (KPI)

• 
  
  • Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Koncovým používateľom sú najmä zamestnávatelia a budúci zamestnávatelia, ktorí potrebujú získať rýchly, zrozumiteľný a spoľahlivý prístup k informáciám o povinnostiach voči štátu, najmä v oblasti pracovného práva a BOZP. Ich potreby sa premietajú do požiadaviek na obsah, funkcionalitu, dostupnosť a jazykovú mutáciu portálu NIP.

Tabuľka 5 ŽS 5 - Potreby koncového používateľa

• 
  
  • Riziká a závislosti

V tabuľke nižšie sú uvedené závislosti projektu spolu s ich dopadmi a prínosmi.

Tabuľka 6 ŽS 5 - Matica rizík a závislostí

V tabuľke nižšie sú uvedené identifikované projektové riziká vrátane návrhu mitigačných opatrení.

Tabuľka 7 ŽS 5 - Mitigačné opatrenia rizík

• 
  
  • Stanovenie alternatív v biznisovej vrstve architektúry

V rámci projektu Implementácie zmenových požiadaviek pre  ŽS 5 nebudú navrhnuté alternatívne riešenia, vzhľadom na to, že sa jedná o úpravy existujúcich systémov a implementáciu zmenových požiadaviek s nimi súvisiacich.

Konkrétne návrhy na implementáciu jednotlivých Biznis požiadaviek vzniknú v etape Analýza a dizajn a budú zhmotnené v samotnom Detailnom návrhu riešenia (DNR).

Nasledovné procesy popisujúce TOBE stav detailnejšie zohľadňujú požiadavky jednotlivých stakeholderov na  realizáciu budúcich úprav existujúcich IS (implementácia zmenových požiadaviek).

• 
  
  • Multikriteriálna analýza

Vzhľadom na charakter projektu nie je vypracovanie MCA požadované.

Nasledujúci zoznam požiadaviek bol identifikovaný ako MMP (Minimum marketable product). Ide o funkčný produkt s minimálnym/obmedzeným množstvom vlastností, ktorý uspokojí používateľskú skúsenosť a má pre neho hodnotu.

• Biznis požiadavky zahrnuté do MMP sú definované pred vstupom realizačnej fázy programu
• Pre naplnenie biznis požiadaviek MMP sú definované kritériá pre ich dodanie
• Potrebu naplnenia biznis požiadaviek MMP v termínoch Míľnikov POO musia zohľadňovať projektové plány
• Nenaplnenie biznis požiadaviek MMP predstavuje najväčšie riziko nenaplnenie Míľnikov POO

Tabuľka 8 ŽS 5 - Identifikácia MMP

• 
  
  • Stanovenie alternatív v aplikačnej vrstve architektúry

Charakter projektu nepočíta s vypracovaním jednotlivých alternatív na úrovni architektúry aplikačnej vrstvy. Konkrétny architektonický návrh aplikačnej vrstvy bude predmetom Detailného návrhu riešenia (DNR), ako hlavného výstupu etapy Analýza a dizajn.

• 
  
  • Stanovenie alternatív v technologickej vrstve architektúry

Charakter projektu nepočíta s vypracovaním jednotlivých alternatív na úrovni architektúry technologickej vrstvy. Konkrétny architektonický návrh technologickej vrstvy bude predmetom Detailného návrhu riešenia (DNR), ako hlavného výstupu etapy Analýza a dizajn.

4. POŽADOVANÉ VÝSTUPY  (PRODUKT PROJEKTU)

Projekt ŽS 5 bude realizovaný v rozsahu Biznis požiadaviek uvedených v kapitole Motivácia a rozsah projektu

Hlavnými výstupmi projektu bude predovšetkým:

• Detailný návrh riešenia
• Úprava funkcionalít ISVS súvisiacich so ŽS 5 v zmysle dodaného Detailného návrhu riešenia a minimálne v súlade s MMP
• Dodanie predmetných elektronických služieb
• Zverejnenie elektronických formulárov v súlade s požiadavkami POO
• Zabezpečenie zberu informácií týkajúcich sa spätnej väzby a ich vyhodnocovanie
• Dodanie návodov pre absolvovanie elektronických podaní súvisiacich so ŽS 5

Výstupy projektu budú dodávané v priebehu jednotlivých fáz a etáp projektu v zmysle vyhlášky 401/2023 o riadení projektov (príloha č.1 – Zmenová požiadavka v prevádzke do 200.000 EUR vrátane) v nasledovnom rozsahu:

Prípravná a iniciačná fáza:

• I-02 Projektový zámer
• I-04 Katalóg požiadaviek

Realizačná fáza:

• Etapa R1 Analýza a Dizajn:
  • R-01
    • Projektový iniciálny dokument (PID)
    • Akceptačné kritéria
  • R1-1 Detailný návrh riešenia popisujúci návrh implementácie zmenových požiadaviek vyplývajúcich z požiadaviek projektu ŽS05 obsahujúci najmä:
    • Zámer riešenia,
    • Postup analýzy,
    • Procesnú analýzu,
    • Biznis architektúru,
    • Popis dátových entít,
    • Use Case model,
    • Aplikačnú architektúru,
    • Fyzickú architektúru,
    • Požiadavky na HW a SW licencie,
    • Plán zálohovania a obnovy,
    • Návrh zabezpečenie dostupnosti,
    • Bezpečnosť a autority manažment,
    • Dátový model,
    • Plán konverzie a migrácie dát​
  • R1-2 Plán a stratégia testovania​

• Etapa R3 Implementácia a Testovanie:
  • 
    
    • Aktivity pre etapu R3 Implementácia a Testovanie nie sú predmetom dodávky

• Etapa R4 Nasadenie a postimplementačná podpora (PIP)
  • 
    
    •  Aktivity pre etapu R4 Implementácia a Testovanie nie sú predmetom dodávky

Vyššie uvedené výstupy dodávané v rámci jednotlivých etáp budú detailnejšie popísané v dokumente PID pre tento projekt.

5. NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

Architektúra bude detailnejšie rozpracovaná a popísaná v ďalších výstupoch projektu, najmä v Detailnom návrhu riešenia (DNR).

• 
  
  • Prehľad e-Government komponentov

Obrázok 12 ŽS 5 – Centrálne komponenty e-Governmnent

6. LEGISLATÍVA

Legislatívne riziká aj s mitigáciami sú popísané v tabuľke nižšie.

Tabuľka  ŽS 5 - Legislatíva

7. ROZPOČET

Sumarizácia nákladov

Implementácia zmenových požiadaviek - úprava aplikácií

Nacenenie implementácie BP pre ŽS 5 predstavuje 381 499,81EUR  s 23% DPH  / zmenová požiadavka v prevádzke nad 200 000 EUR do 1 000 000 vrátane.

Produktový zoznam požiadaviek je súčasťou dokumentácie projektu v zmysle Zmluvy o poskytnutí prostriedkov mechanizmu na podporu obnovy a odolnosti č. 1595/2023,  Projekt „Budovanie životných situácií pre organizáciu MPSVR SR“.

ROZPOČET

8. HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

Realizácia a ukončenie projektu je plánované najneskôr 31. 3.2026 vzhľadom na jeho financovanie z Plánu obnovy a odolnosti.

Harmonogram realizácie a nasadenia budú upresnené v detailnom návrhu riešenia. Realizačná fáza projektu ktorý bude riešený  ako “Zmenová požiadavka v prevádzke” je plánovaná 2/2025.

Harmonogram projektu je evidovaný v samostatnom súbore MS Project plan. V nasledovnej tabuľke uvádzame iba rámcové harmonogramy pre implementáciu konkrétnych BP v rámci Projektu ŽS 5 Administratívny chod podniku.

Tabuľka 17 ŽS 5 - Harmonogram projektu a jednotlivých BP

9. PROJEKTOVÝ TÍM

Organizačná štruktúra projektu pozostáva z riadiaceho výboru pre Budovanie životných situácií pre organizáciu MPSVR SR/Projekt implementácie zmenových požiadaviek pre ŽS 5, projektového tímu projektu a pracovnej skupiny pod projektovým tímom. Zoznam členov projektového tímu  a pracovnej skupiny pod projektovým tímom, spolu s ich kontaktnými údajmi a projektovými rolami je uvedený v nasledovných tabuľkách.

Riadiaci výbor projektu:

Tabuľka 18 ŽS 5 - Riadiaci výbor projektu

Tabuľka 19 ŽS 5 - Projektový tím

Pracovná skupina – ŽS5: 

Tabuľka 20 ŽS 5 – Pracovná skupina

• 
  
  •  PRACOVNÉ NÁPLNE

Tabuľka 21 ŽS 5 - Popis pracovných náplní

10. ODKAZY

Implementačný plán ŽS 5 Administratívny chod podniku:

Životná situácia 5 - Administratívny chod podniku | Ministerstvo investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie SR

11. PRÍLOHY

Príloha :

1. Katalóg požiadaviek ŽS 5 - I_04_KATALOG_POZIADAVIEK_ZS5

Zoznam rizík a závislostí (Excel): https://www.mirri.gov.sk/sekcie/informatizacia/riadenie-kvality-qa/riadenie-kvality-qa/index.html - je obsahom kapitoly 3