I-02 Projektový zámer (projektovy_zamer)

PROJEKTOVÝ ZÁMER

 podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z. 

Schvaľovanie dokumentu

1. HISTÓRIA DOKUMENTU

2. ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

V súlade s Vyhláškou 401/2023 Z. z. je dokument I-02 Projektový zámer určený na rozpracovanie detailných informácií prípravy projektu, aby bolo možné rozhodnúť o pokračovaní prípravy projektu, pláne realizácie, alokovaní rozpočtu a ľudských zdrojov.

Dokument Projektový zámer v zmysle vyššie uvedenej vyhlášky obsahuje manažérske zhrnutie, rozsah, ciele a motiváciu na realizáciu projektu, zainteresované strany, alternatívy, návrh merateľných ukazovateľov, detailný opis požadovaných projektových výstupov, detailný opis obmedzení, predpokladov, tolerancií a návrh organizačného zabezpečenia projektu, detailný opis rozpočtu projektu a jeho prínosov, náhľad architektúry a harmonogram projektu so zoznamom rizík a závislostí.

Projekt je realizovaný v rámci Plánu obnovy a odolnosti SR, ako časť schváleného projektu „Digitálna transformácia úsekov verejnej správy pre Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky“.

2.1 Použité skratky a pojmy

2.2 Konvencie pre typy požiadaviek (príklady)

Hlavné kategórie požiadaviek v zmysle katalógu požiadaviek sú rozdelené na funkčné, nefunkčné a technické.

Funkčné  požiadavky majú nasledovnú konvenciu:

FRxx

• FR           – funkčná požiadavka
• xx            – číslo požiadavky

Nefunkčné a technické požiadavky majú nasledovnú konvenciu:

NRxx

• NR          – nefunkčná a technická požiadavka
• xx            – číslo požiadavky

3. DEFINOVANIE PROJEKTU

3.1 Manažérske zhrnutie

Tento projekt je vypracovaný v súlade s:

• Vyhláškou č. 401/2023 Z. z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke informačných technológií verejnej správy;
• Zmluvou o poskytnutí prostriedkov mechanizmu na podporu obnovy a odolnosti, číslo zmluvy MIRRI SR: 1787/2024 (ďalej aj „Zmluva POO“), kód projektu: 17I02-04-P05-0001; Komponent 17 Plánu obnovy; Investícia č. 2.

Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky (ďalej len ako „MZVEZ SR“) je v zmysle zákona č. 575/2001 Z. z. ústredným orgánom pre oblasť zahraničnej politiky a vzťahy Slovenskej republiky k ostatným štátom, medzinárodným organizáciám a zoskupeniam a európskym inštitúciám.

MZVEZ SR v rámci svojich kompetencií zabezpečuje:

1. ochranu práv a záujmov Slovenskej republiky a jej občanov v zahraničí,
2. riadenie zastupiteľských úradov Slovenskej republiky,
3. styky s orgánmi a predstaviteľmi cudzích štátov v Slovenskej republike a v zahraničí,
4. hospodárenie a nakladanie s majetkom Slovenskej republiky v zahraničí, ktorý má vo svojej správe,
5. koordináciu prípravy a vnútroštátneho prerokúvania, uzatvárania, vyhlasovania, vykonávania a vypovedávania medzinárodných zmlúv,
6. rozvojovú spoluprácu,
7. koordináciu realizácie politík Európskej únie,
8. štátnu politiku vo vzťahu k Slovákom žijúcim v zahraničí,
9. koordináciu presadzovania obchodno-ekonomických záujmov Slovenskej republiky v zahraničí a jednotnú prezentáciu Slovenskej republiky v zahraničí.

Základným cieľom projektu je zvýšenie digitalizácie a optimalizácia vybraných konzulárnych služieb a súvisiacich podporných procesov s dôrazom na zvýšenie kvality poskytovaných služieb občanom v zahraničí. MZVEZ SR aktuálne prevádzkuje viaceré agendové informačné systémy. Základným informačným systémom pre poskytovanie elektronických služieb občanom je informačný systém ES MZVEZ SR (isvs_6102), ktorý bol vytvorený v rámci Operačného programu Informatizácia spoločnosti, a ktorého služby boli spustené do produkčnej prevádzky 1.12.2015. Od uvedeného termínu prebehol 1 významný upgrade na úrovni portálového riešenia v roku 2021, ktorého účelom bolo:

1. zjednodušenie a zefektívnenie používateľskej cesty v rámci prezentačnej vrstvy MZVEZ SR,
2. technologický upgrade prezentačnej vrstvy s dôrazom na robustnosť a škálovateľnosť,
3. zosúladenie s vyhláškou č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy,
4. zjednotenie grafického vizuálu medzi ministerstvom a ZÚ,
5. zvýšenie užívateľského komfortu prispôsobením zobrazenia na mobilných zariadeniach,
6. pridanie nových interaktívnych prvkov (mapová vrstva),
7. zlepšenie vyhľadávania v štruktúrovanom a neštruktúrovanom obsahu.

Aj napriek zásadným inováciám prezentačnej vrstvy, ostatné vrstvy aplikačnej a technologickej architektúry zostali nezmenené vzhľadom na nedostatok finančných prostriedkov. MZVEZ SR prevádzkuje ES MZVEZ SR na HW a SW infraštruktúre, ktorá bola súčasťou dodávky pôvodného projektu v roku 2015. Zastaranosť komponentov a platforiem sa s časom pretavuje do rastúceho rizika pre  bezpečnú, spoľahlivú a plynulú prevádzky informačného systému. MZVEZ SR sa z uvedeného dôvodu uchádzalo o financovanie v rámci Plánu obnovy a odolnosti SR a získalo prostriedky na financovanie:

1. transformácie viacerých listinných back-office procesov do elektronickej podoby,
2. optimalizácie (zjednodušenie formulárov) s inováciou služieb a zavedenia nových služieb voči občanom spolu so sprehľadnením navigácie (interaktívne wizardy),
3. optimalizáciu procesov a inováciu aplikačných služieb za účelom skrátenia lehôt vybavovania vybraných agend, zosúladenie s pripravovanou legislatívou (register trestov)
4. zavedenie efektívneho monitoringu nad procesmi za účelom sledovania lehôt vybavovania jednotlivých požiadaviek a tvorby štatistík,
5. zavedenie možnosti platieb prostredníctvom platobného terminálu na ZÚ,
6. inováciu a rozšírenie funkcionalít mobilnej aplikácie Svetobežka so zohľadnením štandardov vyhlášky č. 547/2021 Z. z. o elektronizácii agendy verejnej správy, najmä čo sa týka UX/UI princípov,
7. redizajn navigácie služieb v rámci webového portálu za účelom optimalizácie používateľskej cesty a zvýšenie prístupnosti v súlade s vyhláškou č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy,
8. vytvorenie konzulárneho portálu ako jednotného prístupového bodu k informačným systémom a službám MZVEZ SR pre zamestnancov ZÚ,
9. technologického upgrade SW platforiem na aktuálne verzie s potrebným refaktorom/redizajnom aplikačnej a databázovej vrstvy spolu s nákupom SW licencií,
10. vytvorenie samostatného školiaceho prostredia spolu so simulovanými integračnými službami za účelom lepšieho školenia užívateľov ES MZVEZ SR s ukážkou na rôznych prípadoch použitia – pozitívne aj negatívne scenáre,
11. migráciu do Vládneho cloudu SR.

Z pohľadu tematického členenia je možné projekt členiť na nasledovné vecné bloky (uvedená štruktúra vychádza opisu projektu Zmluvy POO):

1. Digitalizácia matričnej agendy,
2. Digitalizácia vydávania osvedčenia o štátnom občianstve,
3. Elektronické osvedčovanie listín,
4. Rozšírenie funkcionality aplikácie Svetobežka,
5. Úprava webového portálu,
6. Vybudovanie školiaceho prostredia,
7. Elektronická evidencia konzulárnych žiadostí,
8. Elektronická pokladničná kniha,
9. Evidenčný systém Konzulárneho informačného centra (samostatný projekt vedený v MetaIS pod kódom č. projekt_3157,
10. Zvýšenie digitalizácie v agende registra trestov,
11. Vytvorenie konzulárneho portálu,
12. Technologický upgrade IS Elektronické služby (ES MZVEZ SR), migrácia do Vládneho cloudu.

Indikatívna výška finančných prostriedkov určených na realizáciu projektu v rámci Zmluvy POO je 3 104 391,00 eur s DPH v členení:

Kalkulácia indikatívnych rozpočtových nákladov v rámci CBA analýzy je nasledovná

MZVEZ SR plánuje realizovať projekt Digitálnej transformácie MZVEZ SR za účelom:

1. odstránenia rizík vyplývajúcich z prevádzky zastaraných platforiem a infraštruktúry HW,
2. zlepšenia komunikácie so žiadateľmi,
3. sprehľadnenia a zefektívnenia komunikačných kanálov pri poskytovaní elektronických služieb,
4. optimalizácie procesov pri výkone vybraných agend za účelom skrátenia lehôt na vybavenie služieb,
5. transformácie back-office papierových procesov do elektronickej podoby s prehľadným monitoringom a štatistikami pre zlepšenie reakčného času a lehôt pri poskytovaní služieb občanom v zahraničí,
6. zjednotenie prístupového bodu pracovníkov ZÚ pri výkone agendy v zahraničí, zvýšenie znalostí práce so systémom a tým zníženie chybovosti,
7. zavedenia plošnej podpory platieb kartou za služby na ZÚ a ich jednotnej evidencie.

Výsledky projektu sú určené pre viaceré cieľové skupiny:

1. Občan,
2. Právnická osoba / fyzická osoba podnikateľ,
3. Úradník (zamestnanec MZVEZ SR),
4. Riadiaci pracovník ZÚ (vedúci zamestnanec ZÚ MZVEZ SR),
5. Riadiaci pracovník ústredia (vedúci zamestnanec ústredia MZVEZ SR)
6. Informačné systémy verejnej správy iných OVM (ktoré sú v rámci projektu predmetom integrácie/inovácie integračných služieb) – CISMA, RFO, IS BS ŠP, IS RTO, ŠO, EZZK 2.0.

Ciele projektu

Projekt prispieva k nasledovným cieľom definovaným v Národnej koncepcii informatizácie verejnej správy (ďalej len „NKIVS“):

Ciele pre prioritnú os 1 – Lepšie služby:

1. Zvýšiť spokojnosť a dôveru osôb a subjektov verejnej správy s elektronickými službami,
2. Znížiť interakcie osôb a zložitosť pri používaní služieb verejnej správy,
3. Zjednodušiť prístup k elektronickým službám vo forme komplexných životných situácií verejnej správy

Ciele pre prioritnú os 2 – Digitálna a dátová transformácia:

1. Odstrániť bariéry digitálnej transformácie verejnej správy,

Ciele pre prioritnú os 3 – Efektívne IT:

1. Zvýšiť úžitkovú hodnotu informačných systémov verejnej správy počas ich životného cyklu,
2. Skrátiť čas na prípravu a doručenie služieb a výsledkov informačných systémov verejnej správy,
3. Optimalizovať náklady verejnej správy.

Súčasne projekt prináša:

kvantitatívne prínosy:

1. Zníženie prevádzkových nákladov spojených s prevádzkou informačného systému,
2. Skrátenie lehôt pre vybavenie vybraných koncových služieb,

a nasledovné kvalitatívne prínosy:

1. Zvýšenie spokojnosti používateľov so službami,
2. Zlepšenie navigácie pri riešení životnej situácie občana / podnikateľa,
3. Zefektívnenie práce úradníka prostredníctvom jednotného prístupového bodu s podporou digitalizácie interných procesov,
4. Sprehľadnenie a monitorovanie procesov, a tým rýchlejšie a lepšie manažérske rozhodovanie.

Predpokladaný časový harmonogram realizačnej fázy projektu 13 mesiacov s finálnym termínom ukončenia do 31.3.2026. Začiatok realizačnej fázy projektu sa predpokladá 3/2025 a ukončenie 3/2026. Po ukončení projektu bude prebiehať SLA podpora v rámci udržateľnosti projektu. Podporné aktivity projektu budú zabezpečené počas realizačnej fázy projektu prostredníctvom interných kapacít MZVEZ SR.

Projekt bude financovaný v rámci Plánu obnovy a odolnosti SR v súlade s priamym vyzvaním:

„Priame vyzvanie na digitálnu transformáciu úsekov verejnej správy pre Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky, 17I02-04-P05“

3.2 Motivácia a rozsah projektu

MZVEZ SR poskytuje  konzulárne služby pre občanov na zastupiteľských úradoch Slovenskej republiky v zahraničí (ďalej len „ZÚ“) v rámci úseku verejnej správy 00128 –  „Ochrana práv a záujmov Slovenskej republiky a jej občanov v zahraničí“ s využitím špecializovaných agendových systémov, prostredníctvom ktorých sú spracovávané žiadosti občanov s cieľom vyriešenia ich životných situácií súvisiacimi s ich pobytom v zahraničí.

Základným informačným systémom pre poskytovanie služieb občanom a podnikateľským subjektom v zahraničí je informačný systém „Elektronické služby MZVEZ SR“ pod kódom v MetaIS č. isvs_6102, ktorý bol nasadený do produkčnej prevádzky v roku 2015. Od uvedeného obdobia zásadnou inováciou prešla len prezentačná vrstva v roku 2021.

Problém

Projekt reaguje na problémy so zastaranou IKT infraštruktúrou, potreby užívateľov pre lepšiu orientáciu v informačnom obsahu a službách, potreby digitalizácie niektorých služieb, kde komunikácia prebieha aktuálne diplomatickou poštou, potrebu digitalizácie pracovného prostredia zamestnanca ZÚ a vytvorenie konfigurovateľného školiaceho prostredia, potrebu reportingu o procesoch a dátach v reálnom čase pre rozhodovanie, potrebu zmeny služieb v súlade s pripravovanou legislatívou.

Aktuálny výkon agendy na ZÚ prebieha vo viacerých informačných systémoch a pracovník ZÚ sa mnoho-krát pri vybavovaní 1 klienta musí prihlásiť do 2-3 systémov a niektoré úkony realizuje manuálne zápisom do listinnej evidencie. Informačné systémy nemajú jednotné grafické rozhranie a vyžadujú si značné zaškolenia pri vybavovaní komplexných agend, kde aj napriek tomu sa objavuje značná chybovosť.

Školiace prostredie je aktuálne totožné s testovacím prostredím, ktoré v niektorých prípadoch nemá tú istú verziu informačného systému a musí dôjsť k posunu školení, popr. nemusí obsahovať stabilnú verziu a dochádza problémom v rámci školenia. Rovnako testovacie prostredie nedisponuje plnohodnotnými integráciami na prostredia externých systémov (nakoľko ich mnohé neposkytujú) alebo v nich nie sú uložené relevantné údaje pre zaškolenie komplexných agend.

Aktuálny webový portál obsahuje rôzne kontaktné údaje a spôsoby komunikácie, čo spôsobuje dlhšiu navigáciu užívateľa pri kontakte so zodpovedným útvarom, až k neadresnému smerovaniu požiadavky a tým aj dlhým lehotám vybavenia. Súčasne je potrebné optimalizovať aj elektronické formuláre a služby podávania žiadostí za účelom ich zjednodušenia alebo predvyplnenia z referenčných registrov alebo profilu žiadateľa.

Pri niektorých životných situáciách sa občania a podnikateľské subjekty stretávajú s neprimerane dlhými lehotami vybavenia. Súčasne musia viacnásobne vycestovať na ZÚ (pri veľkých konzulárnych obvodoch to znamená cestovať aj tisícky kilometrov), čo im spôsobuje nadbytočné náklady na cestovanie a v mnohých prípadoch aj ubytovanie a zvyšuje nespokojnosť s poskytovanými službami.

S podaním mnohých žiadostí je spätý aj správny alebo administratívny poplatok. Aktuálne výber týchto poplatkov je možné realizovať platobnou kartou len na niektorých ZÚ, čo núti žiadateľa vyhľadať najbližší bankomat a spôsobuje dodatočné zdržania v procesoch. Ďalším zdržaním je potreba prepočtu poplatku do miestnej meny podľa aktuálneho kurzu na strane zamestnanca. Samotná evidencia platieb je na ZÚ vedená v listinnej podobe pokladničnej knihy.

Príklad AS-IS ŽS vybavenie cestovného dokladu po narodení dieťaťa v zahraničí:

Pre úkon vybavenia cestovného dokladu je nutná listinná podoba rodného listu. V danej životnej situácii musí rodič vycestovať a požiadať o zápis matričnej udalosti narodenia do osobitnej matriky s doložením zahraničného rodného listu. Následne sa čaká na doručenie listinnej podoby rodného listu (lehoty sa pohybujú medzi 40-80 dňami). Na základe informácie o doručení rodného listu musí rodič spolu s dieťaťom vycestovať na ZÚ pre vybavenie cestovného dokladu. (bližší popis procesu je v rámci dokumentu I-03 Prístup k projektu)

Príklad AS-IS ŽS vybavenie cestovného dokladu po uplynutí jeho platnosti (strate/krádeži) v zahraničí:

Pre vydanie nového cestovného dokladu, pokiaľ žiadateľ nedisponuje platným dokladom je potrebné osvedčenie o štátnom občianstve. V uvedenom prípade musí v súčasnosti navštíviť ZÚ dvakrát. Prvý krát za účelom vybavenia osvedčenia o štátnom občianstve, ktorého vybavenie sa realizuje diplomatickou poštou a druhý krát za účelom vybavenia cestovného dokladu. (bližší popis procesu je v rámci dokumentu I-03 Prístup k projektu)

Základné prvky motivácie možno subsumovať do nasledovných:

1. Neexistencia monitoringu lehôt spracovania žiadostí,
2. Niektoré konania o žiadosti na ZÚ vyžadujú listinnú podobu výstupu pre realizáciu nadväzujúceho konania,
3. Pre vybavenie životnej situácie sú potrebné viacnásobné návštevy ZÚ,
4. Nedostatočná podpora IKT pri školeniach zamestnancov,
5. Neefektívna IS podpora pri práci úradníka ZÚ,
6. Nedostatočné údaje v reálnom čase pre rozhodovanie,
7. Legislatívne zmeny v oblasti štandardov a výkonu vybraných agend,
8. Riziká zastaranej HW infraštruktúry a SW platforiem.

Pre projekt boli určené nasledovné základné ciele:

1. Skrátenie času vybavenia podania,
2. Zníženie početnosti návštev na ZÚ,
3. Zrýchlenie vybavenia následných agend na základe zápisu do matriky,
4. Vytvorenie digitálneho pracoviska ZÚ,
5. Vytvorenie školiaceho prostredia so simuláciou rôznych scenárov vrátane integrácií,
6. Zníženie chybovosti úradníkov a zlepšenie orchestrácie služieb,
7. Zber a vyhodnocovanie procesov a dát v reálnom čase pre rozhodovanie,
8. Zosúladenie IS s aktuálnou legislatívou v oblasti štandardov a vybraných agend,
9. Zabezpečenie bezpečnej, plynulej a spoľahlivej prevádzky ES MZVEZ SR na moderných platformách.

Projekt sa bude realizovať v oblasti ochrany práv občanov v zahraničí a koordinácie v rámci zahraničného zastúpenia, konkrétne ide o nasledovné agendy VS:

A0001672                Zabezpečovanie ochrany práv a záujmov Slovenskej republiky a jej občanov v zahraničí

A0001673                Zabezpečovanie riadenia zastupiteľských úradov Slovenskej republiky v zahraničí

Projekt sa týka nasledovných životných situácií:

053          Osobné údaje a doklady

075          Cestovanie do zahraničia

076          Cestovné doklady a náhradné cestovné doklady

077          Pobyt v zahraničí

078          Pomoc v núdzi v zahraničí

114          Rodičovstvo

117          Úmrtie

118          Uzavretie manželstva / rozvod manželstva

Rozsah projektu

V rámci projektu budú realizované úpravy v rámci ES MZVEZ SR za účelom podpory nasledovných oblastí:

1. Digitalizácia matričnej agendy

Predmetom projektu bude optimalizácia a inovácia služieb za účelom zjednodušenia vybavovania agendy a skrátenia lehôt vybavenia. Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. elektronizácia komunikácie medzi ZÚ a MV SR (osobitná matrika) v oblasti žiadostí (zrušenie zasielania diplomatickou poštou),
2. elektronické výpisy z matrík pre účely ďalších konaní,
3. orchestrácia služieb za účelom zníženia počtu návštev na ZÚ.

 2. Digitalizácia vydávania osvedčenia o štátnom občianstve

Predmetom projektu bude optimalizácia služieb za účelom skráteného vybavovania agendy a skrátenia lehôt vybavenia.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. elektronizácia komunikácie medzi ZÚ a okresným úradom v sídle kraja (zrušenie zasielania diplomatickou poštou),
2. optimalizácia vstupných formulárov v záujme rýchleho a intuitívneho navigovania pri podaní elektronickej žiadosti,
3. úprava integračných služieb pre poskytovanie avíza o ukončení úkonov/konaní na strane MV SR za účelom okamžitého zahájenia nadväzujúceho konania a rýchle doručenie občanovi,

 3. Elektronické osvedčovanie listín

Predmetom projektu bude vytvorenie nového modulu pre elektronickú evidenciu osvedčovacích úkonov, čo povedie k centralizácii evidencie pre všetky ZÚ a tým prispeje k zvýšeniu prehľadnosti realizovaných konzulárnych úkonov.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. vytvorenie modulu evidencie osvedčovacích úkonov pre zvýšenie prehľadnosti a ich jednoduchého vyhľadávania, modul prispeje k skráteniu času výkonu agendy, a tým umožní vybavenie väčšieho počtu klientov,
2. automatizácia procesu vytvárania osvedčovacej doložky s validáciami pre obmedzenie procesných chýb,
3. integrácia na nové služby EZZK 2.0.

 4. Rozšírenie funkcionality aplikácie Svetobežka

Predmetom projektu bude redizajn mobilnej aplikácie Svetobežka, ktorá v súčanosti obsahuje 6 sekcií - V núdzi v zahraničí, Registrácia pred cestou, Cestovanie, V čom spočíva konzulárna pomoc, Stredisko pre pomoc občanom a Slovenské zastupiteľstvá. Redizajn bude zameraný na zmenu informačnej architektúry a zosúladenie vizuálov s ID-SK za účelom zvýšenia používateľského komfortu a poskytovanie geograficky a obsahovo relevantných adresných informácií pre občanov v zahraničí.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. redizajn mobilnej aplikácie so zohľadnením UX/UI princípov a ID-SK,
2. adresné poskytovanie informácií na základe profilu užívateľa– kde si užívateľ definuje krajinu pobytu alebo plánovanej cesty alebo geolokácie zariadenia,
3. služby aplikácie budú doplnené o push notifikácie v prípade vzniku krízových situácii v krajine pobytu alebo plánovanej cesty.

 5. Úprava webového portálu

Predmetom projektu bude optimalizácia informačnej architektúry a služieb za účelom zvýšenia komfortu užívateľa, zjednodušenia navigácie a vyhľadávania.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. zavedenie jednotnej služby a formulára pre zadávanie podnetov a žiadostí o informácie občanov a podnikateľov, (následné spracovanie je v rámci modulu MOKC bod 10),
2. optimalizácia informačnej architektúry za účelom zjednodušenia navigácie občana a podnikateľa v informáciách a službách,
3. optimalizácia vstupných elektronických formulárov pre zrýchlenie a zefektívnenie podania žiadosti,
4. zosúladenie webového portálu so štandardmi v oblasti prístupnosti Vyhlášky 78/2020 Z. z..

 6. Vybudovanie školiaceho prostredia

Predmetom projektu bude vybudovanie osobitného prostredia určeného pre školenie, ktorého súčasťou bude aj možnosť simulácie integrovaných služieb na základe konfiguračnej množiny dát, aby bolo možné simulovať vybavovanie agendy v rámci komplexnejších životných situácií.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. vytvorenie samostatnej inštancie školiaceho prostredia totožného s produkčným,
2. vytvorenie konfiguračného rozhrania pre import návratových hodnôt v rámci integračných služieb,
3. integrácia školiaceho prostredia do konzulárneho portálu za účelom zníženia chybovosti v rámci výkonu agendy ZÚ.

 7. Elektronická evidencia konzulárnych žiadostí

Predmetom projektu bude digitálna transformácia evidencie činností zamestnancov ZÚ, ktoré aktuálne nie sú evidované. Reporty o činnostiach, ktoré majú ZÚ povinnosť na mesačnej báze zasielať na ústredie nie vždy zaručujú korektné dáta. Dôvodom je, že mnohé ZÚ sú zahltený agendou a nestíhajú priebežne evidovať činnosti, na konci mesiaca preto uvádzajú odhadované čísla. Pre štatistiky z iných systémov musia vstúpiť do systému a kopírovať na základe početnosti realizovaných služieb, čo vytvára zbytočnú administratívnu záťaž zamestnancov.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. zakomponovanie všetkých kategórií činností do jednotného užívateľského rozhrania konzulárneho portálu,
2. evidenčné formuláre budú predvyplnené na základe informácii zo systému (ak si žiadateľ zarezervuje termín na legalizáciu dokumentu) a budú zohľadňovať UX/UI princípy pre účely rýchleho a efektívneho vyplnenia činnosti,
3. integrácia na nové služby EZZK 2.0 pre vybrané služby,
4. súčasťou budú aj reporty pre ústredie pre lepšie riadenie ľudských zdrojov na ZÚ.

 8. Elektronická pokladničná kniha

Predmetom projektu bude digitálna transformácia evidencie platieb s podporou elektronických platieb a podporných služieb, ktoré znížia administratívnu záťaž pracovníkov, urýchlia vybavenia klientov a zabezpečia korektnú evidenciu platieb vo väzbe na úkony.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. vytvorenie nového modulu pre automatizované vytvorenie platobných predpisov, spracovanie a evidenciu platieb,
2. na základe konzulárneho úkonu (v bode 7) automatizovaná tvorba pokladničného bloku (so zohľadnením aktuálne platného kurzu) a zaevidovanie v pokladničnej knihe,
3. plnohodnotná podpora elektronických platieb na všetkých ZÚ,
4. zavedenie validačných pravidiel podľa aktuálnych cenníkov služieb pre zníženie administratívnej náročnosti a chybovosti.

 9. Evidenčný systém Konzulárneho informačného centra (Medzinárodné operačné krízové centrum - MOKC)

Jeho účelom je jednotná evidencia a spracovanie podnetov, ktorá prispeje k efektívnejšiemu spracovaniu dát, lepšiemu dozoru nad procesom vybavovania dožiadaní od občanov a podnikateľov a k skráteniu času vybavenia. Táto časť je realizovaná v rámci samostatného projektu popísaná v rámci projektu vedeného v MetaIS pod kódom č. projekt_3157.

10. Zvýšenie digitalizácie v agende registra trestov

Predmetom projektu je úprava integračných služieb pre vydávanie výpisov z registra trestov pri príslušníkoch tretích krajín. Uvedená povinnosť vyplýva z Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/816 zo 17. apríla 2019.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. vytvorenie aplikačného rozhrania pre zosnímanie biometrie v súlade s legislatívou,
2. úprava integračných rozhraní pre komunikáciu voči IS RTO s rozšírenou množinou údajov o biometriu.

 11. Vytvorenie konzulárneho portálu

Predmetom projektu je vytvorenie jednotného prístupového bodu pre pracovníkov ZÚ ku všetkým službám potrebným k výkonu agendy na ZÚ.

Konkrétne ide o nasledovné inovácie:

1. vytvorenie jednotného pracovného prostredia, ktoré bude integrovať všetky služby potrebné pre výkon agendy na ZÚ,
2. v rámci konzulárneho portálu budú k dispozícii aktuálne informácie, smernice a usmernenia k jednotlivým agendám,
3. integrácia so školiacim prostredím pre lepšie oboznámenie sa s funkcionalitami ES MZVEZ SR,
4. prehľadové štatistiky potrebné pre manažérske rozhodovanie a plánovanie ľudských zdrojov.

 12. Technologický upgrade IS Elektronické služby  migrácia do Vládneho cloudu

Predmetom projektu je revízia a optimalizácia architektúry systému a licenčných produktov s dôrazom na využitie open-source riešení a súčasne technologický upgrade platforiem, ktoré sú zastarané. Súčasťou bude aj migrácia ES MZVEZ SR do privátneho vládneho cloudu.

Konkrétne ide o nasledovné činnosti:

1. inštalácia a konfigurácia jednotlivých prostredí vo vládnom cloude SR,
2. náhrada Oracle softvérovej platformy za PosgreSQL spolu s migráciou a transformáciou dát, metadát a služieb,
3. upgrade MS platforiem spolu s optimalizáciami modulov ES MZVEZ SR na nové verzie,
4. upgrade open-source platforiem spolu s optimalizáciami modulov ES MZVEZ SR na nové verzie
5. migrácia aplikácií a modulov do vládneho cloudu SR.

Legislatívny rámec

• Zákon č. 368/2021 o mechanizme na podporu obnovy a odolnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov
• Zákon č. 40/1993 Z.z. o štátnom občianstve Slovenskej republiky
• Zákon č. 253/1998 Z.z. o hlásení pobytu občanov Slovenskej republiky a registri obyvateľov Slovenskej republiky
• Zákon č. 154/1994 Z.z. o matrikách
• Zákon č. 192/2023 Z.z. o registri trestov
• Zákon č. 151/2010 Z. z. o zahraničnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Zainteresované osoby

Z pohľadu projektu boli identifikované nasledovné zainteresované osoby:

• Občan
• Právnická osoba / fyzická osoba podnikateľ
• Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR,
• Zastupiteľské úrady MZVEZ SR,
• Ministerstvo vnútra SR (matričná, štátno-občianska a dokladová agenda),
• Štátna pokladnica (platby),
• Generálna prokuratúra SR.

Miesto realizácie:

Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky, Bratislava - mestská časť Staré Mesto,

Hlboká cesta 2 83336 Bratislava - mestská časť Staré Mesto

Obmedzenia projektu:

Z hľadiska technického, personálneho, odborného, ale ani legislatívneho neevidujeme žiadne obmedzenia, ktoré by mohli ovplyvniť úspešnú realizáciu projektu. Jediné obmedzenie je definované časovým rámcom Zmluvou o poskytnutí prostriedkov mechanizmu na podporu obnovy a odolnosti, číslo zmluvy MIRRI SR: 1787/2024, ktorá požaduje ukončenie realizačnej fázy do 31.3.2026 vzhľadom na podmienky finančného mechanizmu.

Aplikované princípy Informatizácie VS (NKIVS):

Princíp P1: Orientácia na používateľa

Projekt pri budovaní a optimalizácií existujúcich služieb vychádza z uvedeného princípu s dôrazom najmä na prístupnosť, uniformitu a jednoduchú navigáciu. Niektoré služby bude možné orchestrovať pre riešenie komplexných životných situácií v zahraničí. Rovnako budú budované aj služby pre úradníkov ZÚ uniformným rozhraním pre efektívne zabezpečenie výkonu agendy ZÚ.

Princíp P2: Prirodzene digitálna verejná správa

Projekt sa zameriava na administratívne zjednodušenie viacerých úkonov, cieľom je zjednodušenie zo strany občana a podnikateľa ako aj pri spracovaní agendy na strane úradníka. Súčasťou je aj transformácia služieb ZÚ, ktoré sú v súčasnosti realizované v listinnej podobe do digitálnej podoby s cieľom zrýchliť procesy vybavenia služieb, znížiť chybovosť, uvoľniť kapacity na vybavenie viacerých klientov na ZÚ. Služby prinesú úsporu na strane MZVEZV SR aj na strane klienta vzhľadom na zníženie potrebného počtu návštev ZÚ a efektívnejšieho vybavovania agend.

Princíp P3: Údaje sú aktíva

Projekt sa zameriava na získavanie a vyhodnocovanie dát s využívaním pre rozhodovacie procesy. Údaje sú spracovávané s cieľom zachovania ich bezpečnosti a integrity a prihliadnutím na práva dotknutých osôb.

Princíp P4: Opätovná použiteľnosť

Jedným z cieľov projektu je využitie upgrade a migrácia existujúceho riešenie do cloudového prostredia so zohľadnením princípov natívnej cloudovej architektúry. Súčasťou je aj nahradenie jednej z DB vrstiev za open-source softvér, či používanie otvorených štandardov.

Princíp P5: Transparentnosť VS

Projekt sa zameriava na zvýšenie auditovateľnosti procesov, aby sa umožnil pravidelný výkon kontroly a dohľadu nad plynúcimi lehotami s možnosťami vstúpiť do procesu pre urcýhlenie vybavenia žiadostí.

Princíp P6: Bezpečnosť

Projekt realizuje viaceré bezpečnostné opatrenia najmä v oblasti technologického upgrade komponentov a migrácie do vládneho cloudu, čím sa zabezpečí optimálna úroveň bezpečnosti a udržateľnosť použitých riešení v ďalšom období.

Obrázok 1 - Motivačná architektúra

3.3 Zainteresované strany/Stakeholderi

3.4 Ciele projektu

3.5 Merateľné ukazovatele (KPI)

* Ukazovateľ bol stanovený kvalifikovaným odhadom odborného tímu MZVEZ SR, vzhľadom na neexistenciu dát v rámci ES MZVEZ SR. Overenie korektnosti ukazovateľa bude uskutočnené v rámci fázy Testovania počas realizácie projektu.

** Predmetným ukazovateľom je sledovaná plnohodnotná realizácia agendy na ZÚ MZVEZ SR, ktoré sú aktuálne podporené len čiastočne prostredníctvom exitujúcich informačných systémov MZVEZ SR a niektoré procesy sú realizované len v čisto listinnej podobe bez podpory informačného systému (spôsobujúc vysokú administratívnu záťaž / menej vybavených žiadostí občanov a podnikateľov). Uvedeným ukazovateľom sa sleduje zjednotenie a podpora úkonov v rámci jednotného užívateľského rozhrania (integrácia IS Doklady bude predmetom samostatného projektu) a zavedenie podpory procesov prostredníctvom informačných technológií, ktoré v súčasnosti boli realizované v papierovej podobe.

*** MZVEZ SR má aktuálne zmigrovaný 1 informačný systém vnútornej správy Elektronický informačný systém pre správu registratúry - ESSR, pod kódom v MetaIS č. isvs_6106. Realizáciou projektu sa tento ukazovateľ navýši aj o agendový systém ES MZVEZ SR, ktorého technologický upgrade, inovácie a migrácia do Vládneho cloudu je cieľom/ukazovateľom tohoto projektu.

3.6 Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Špecifikácia potrieb koncového používateľa bola stanovená odborným tímom MZVEZ SR. Vzhľadom na osobitné postavenie organizácie z pohľadu pôsobnosti v zahraničí sú zamestnanci často vysielaný na ZÚ. Odborný tím sa preto skladal zo zamestnancov, ktorí pôsobili na ZÚ a majú skúsenosť s vybavovaním konzulárnych žiadostí.

Špecifiká s definovaním potrieb koncového používateľa

1. cieľová skupina občania a podnikatelia, ktorí sa nachádzajú v zahraničí, nie je stabilnou skupinou,
2. cieľová skupina neprichádza do pravidelného kontaktu so službami MZVEZ SR,
3. služby podporujú životné situácie s dlhým životným cyklom (platnosť dokladu) alebo späté so životnou situáciou, ktorá nie je často opakovaná,
4. mnohé služby sú vykonávané manuálne a zohľadňujúc špecifiká podmienkach danej krajiny (veľké konzulárne obvody, kvalita infraštruktúry, vzdialenosť pobytu od ZÚ, disponibilita technických prostriedkov žiadateľa a možností spojenia) – čo by výsledky so spokojnosťou služby mohli skresľovať,
5. väčšina služieb je sprostredkovaným výkonom agendy iných orgánov koncentrovaným na ZÚ a nespokojnosť nemusí znamenať znalosť procesu a legislatívy žiadateľa,
6. žiadosti sú väčšinou podmienené osobitnou legislatívou iných OVM a predpokladajú prítomnosť osoby alebo jej jednoznačnú autorizáciu,
7. mnoho občanov v zahraničí nedisponujú občianskym preukazom, ktorým by mohli realizovať službu elektronicky s KEP,
8. niektoré služby vyžadujú zber biometrie a fotku presne definovaných štandardov a služby nie je možné nahradiť elektronickou komunikáciou,
9. niektoré služby sú z pohľadu vyplnenia žiadosti vysokého stupňa náročnosti a žiadateľ nie je schopný sám vyplniť formulár korektne.

Štatistika úkonov podľa agendy

Tabuľka konkrétnych úkonov je samostatnou prílohou „Početnosť služieb“ – niektoré údaje sú súčasťou štatistík extrahovaných z manuálnej evidencie..

Príležitosti na optimalizáciu

Odborný tím v rámci výkonu agend identifikoval 6 optimalizačných príležitostí pre zlepšenie poskytovaných služieb:

1. Navigácia k službe/službám a lepšia orchestrácia,
2. Podpora platieb a ich evidencia – digitálna transformácia z listinnej podoby,
3. Podpora výkonu všetkých agend elektronickými prostriedkami (Osvedčovacia agenda a Iné konzulárne žiadosti) prostredníctvom jednotného užívateľského rozhrania – Konzulárneho portálu,
4. Zavedenie monitorovania jednotlivých konaní pre vyhodnocovanie a stanovovanie metrík, identifikácia zlyhaní,
5. Reporting početnosti úkonov pre lepšie manažérske vyhodnocovanie,
6. Zlepšenie komunikačného kanálu Svetobežka s personalizáciou poskytovaných informácií a zavedením notifikácií užívateľa (pre krízové situácie).

Z pohľadu výkonu agend boli identifikované agendy matričná a štátno-občianska, kde došlo k diskusii so Zainteresovanými stranami (organizácie MV SR) a  návrhu nového procesu transformácii časti komunikácie z papierovej do elektronickej pre skrátenie lehôt poskytovania služieb na ZÚ. Projektová dokumentácia v rámci biznis vrstvy – procesy (Projektový prístup) detailizuje tieto úpravy.

Rozdielnosť agend sa procesne spája v evidenčnej a platobnej oblasti, pre tento účel projekt zavádza nové moduly cielené na túto podporu, kde síce nie je možné skrátiť samotné spracovanie odbornej agendy, ale je možné aplikačné podporiť administratívnu časť s tým spätú.

Detailizácia konkrétnych zmien a inovácií na úrovni biznis a aplikačnej architektúry je bližšie rozpracovaná v Prístupe projektu.

3.7 Riziká a závislosti

Riziká a závislostí sú spracované v samostatnej Prílohe č. 1 – Zoznam RIZÍK a ZÁVISLOSTÍ

3.8 Stanovenie alternatív v biznisovej vrstve architektúry

Projekt v rámci multikriteriálnej analýzy rozpracováva 3 alternatívne riešenia uvedené nižšie.

Alternatíva riešenia 1

Alternatíva riešenia 2

Alternatíva riešenia 3

3.9 Multikriteriálna analýza

Výber alternatív prebieha na úrovni biznis vrstvy prostredníctvom MCA zostavenej na základe kapitoly Motivácia, ktorá obsahuje ciele stakeholderov, ich požiadavky a obmedzenia pre dosiahnutie uvedených cieľov.

Niektoré (nie všetky) kritériá môžu byť označené ako KO kritériá. KO kritériá označujú biznis požiadavky na riešenie, ktoré sú z hľadiska rozsahu identifikovaného problému a motivácie nevyhnutné pre riešenie problému a všetky akceptovateľné alternatívy ich tak musia naplniť. Alternatívy, ktoré nesplnia všetky KO kritériá, môžu byť vylúčené z ďalšieho posudzovania. KO kritériá nesmú byť technologické (preferovať jednu formu technologickej implementácie voči druhej).

Príklad šablóny pre spracovanie MCA

Vyhodnotenie MCA pre alternatívu 1

Vyhodnotenie MCA pre alternatívu 2

Vyhodnotenie MCA pre alternatívu 3

V zmysle vyhodnotenia MCA analýzy bude ďalej posudzovaná biznis alternatíva č. 3.

3.10 Stanovenie alternatív v aplikačnej vrstve architektúry

Na aplikačnej vrstve budú projektom riešené aplikačné moduly, ktoré sú nevyhnutné pre dosiahnutie cieľov vybranej alternatívy č. 3. Vyhodnocovanie iných prístupov k aplikačnej architektúre vzhľadom na to, že ide o úpravy existujúcej aplikačnej architektúry a vyčlenené prostriedky a časové hľadisko to neumožňujú, nie je vhodné.

3.11 Stanovenie alternatív v technologickej vrstve architektúry

Alternatívy na úrovni technologickej architektúry reflektujú alternatívy vypracované na základe „nadradenej“ architektonickej aplikačnej vrstvy.

Významnou časťou projektu je technologický upgrade a migrácia do Vládneho cloudu SR so zohľadnením princípu cloud prednostne. Alternatíva využitia vlastnej infraštruktúry z dôvodu zastaranosti nebola uvažovaná, nakoľko by vyžadovala plnohodnotnú náhradu, čo nie je ekonomicky hospodárnym riešením.

4. POŽADOVANÉ VÝSTUPY  (PRODUKT PROJEKTU)

Pre naplnenie cieľov digitálnej transformácie úsekov verejnej správy MZVEZ SR budú počas realizačnej fázy projektu dodané nasledovné špecializované a manažérske produkty, ktoré zabezpečia realizáciu popísanú na úrovni biznis, aplikačnej a technickej architektúry.

Prehľad výstupov:

Realizačná fáza projektu

Dokončovacia fáza projektu

Priebežne vytvárané manažérske výstupy počas projektu

5. NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

Projekt svojimi aktivitami a cieľmi prispieva k plneniu princípov informatizácie verejnej správy optimalizáciou používateľskej cesty užívateľov procesov a služieb, inováciou a digitalizáciou back-office procesov pre zvýšenie efektivity vybavenia agendy na ZÚ a tým prispieva k skráteniu existujúcich lehôt vybavovania žiadostí. Súčasne sa zvyšuje miera užívateľského komfortu pri použití elektronických služieb zjednodušením formulárov, orchestráciou služieb do komplexných životných situácií a zjednodušením navigácie, či zefektívnenie vyhľadávania. Zároveň sa projekt zameriava na lepšiu personalizáciu informačného obsahu v krízových situáciách v zahraničí s notifikáciou občanov a podnikateľov nachádzajúcich sa v cieľovej krajine.

Projekt zabezpečuje digitálnu transformáciu poskytovaných služieb ZÚ, ktoré sú aktuálne realizované manuálne a evidované v listinnej evidencii bez podpory informačnými systémami, zavádza sa jednotný prístupový bod pre zefektívnenie poskytovania služieb, ich evidenciu, čím sa skráti čas na vybavenie agendy a zabezpečí vybavenie viacerých úkonov v rámci pracovného času.

Projekt sa zameriava na vyššiu auditovateľnosť procesov a reporting údajov o stavoch spracovania, lehotách, početnosti úkonov, čo prispeje k lepšiemu manažérskemu rozhodovaniu a optimalizácii ľudských zdrojov.

Projekt inovuje aj existujúce aplikačné platformy za účelom eliminácie narastajúcich rizík s ich ďalšou prevádzkou a migruje aplikácie a služby ES MZVEZ SR do prostredia Vládneho cloudu SR.

Obrázok 2 - High-level architektúra TO-BE

Biznis architektúra

Na úrovni biznis architektúry dôjde k:

1. optimalizácii existujúcich elektronických služieb,
2. zavedeniu podpory pre orchestráciu služieb pre vybavenie komplexných životných situácií,
3. zefektívneniu navigácie a zjednodušeniu webových formulárov pre spracovanie žiadostí,
4. zlepšeniu služieb poskytovania informačného obsahu prostredníctvom mobilnej aplikácie Svetobežka,
5. cielenej notifikácii skupín občanov a podnikateľov o vznikajúcej/vzniknutej krízovej situácii v cieľovej krajine na základe profilu užívateľa alebo geolokácie,
6. zvýšeniu prístupnosti komunikačných kanálov v súlade so štandardmi,
7. mitigácii rizík s výpadkami poskytovaných služieb ES MZVEZ SR.

Bližší popis k biznis architektúre je súčasťou dokumentu I-03 Prístup k projektu.

Aplikačná architektúra

Na úrovni aplikačnej architektúry dôjde:

1. optimalizácií webových formulárov,
2. zavedeniu podpory orchestrácie elektronických služieb do životných situácií,
3. dochádza k inovácii modulu rezervačného systému za účelom nových úkonov a ich možnej kumulácie,
4. upravujú sa moduly matričnej agendy a štátno-občianskej agendy o inovované procesy a nové integračné služby,
5. zavádza sa podpora a evidencia platieb ku všetkým modulom, ktoré vykonávajú agendu spätú so správnym alebo administratívnym poplatkom,
6. upravuje sa modul registra trestov na úrovni zberu biometrie a integračných služieb v súlade s EÚ legislatívou,
7. vytvára sa modul pre platby a ich evidenciu,
8. inovuje sa Svetobežka pre zosúladenie nových služieb na integračnej platforme, zavádza sa zjednodušená správa profilu s možnosťou povolenia prístupu ku geolokácii za lepšie cielený personalizovaný informačný obsah a upozornenia, pridáva sa funkcionalita push-notifikácií v prípade krízových situácií,
9. rozširuje sa reporting ohľadom všetkých úkonov za účelom lepšieho manažérskeho rozhodovania,
10. vytvára sa jednotný prístupový bod pre zamestnanca ZÚ ku službám potrebným na výkon agendy na ZÚ,
11. upravujú sa moduly za účelom kompatibility s novým technologickými platformami.

Bližší popis k aplikačnej architektúre je súčasťou dokumentu I-03 Prístup k projektu.

Technologická architektúra

V rámci projektu sa realizuje upgrade zastaraných technologických SW platforiem a migrácia do Vládneho cloudu.

Bližší popis k technologickej architektúre je súčasťou dokumentu I-03 Prístup k projektu.

5.1 Prehľad e-Government komponentov

Obsah kapitoly je súčasťou dokumentu I-03 Prístup k projektu.

6. LEGISLATÍVA

• Zákon č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
• Vyhláška Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky č. 401/2023 Z. z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke informačných technológií verejnej správy,
• Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy,
• Vyhláška Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky č. 547/2021 Z. z. o elektronizácii agendy verejnej správy,
• Zákon č. 69/2018 Z. z. o kybernetickej bezpečnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
• Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
• Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/816 zo 17. apríla 2019,

V oblasti legislatívy je potrebné pristúpiť k zmene zákona č. 40/1993 Z.z. o štátnom občianstve Slovenskej republiky vo vzťahu k spôsobu podania žiadosti o vydanie osvedčenia o štátnom občianstve. Ide najmä o ustanovenie § 9a.V prípade absencie uvedených legislatívnych zmien nebude možné požiadať o osvedčene štátneho občianstva na diaľku čo podstatným spôsobom zvýši nálady občana na vybavenie služby.

7. ROZPOČET A PRÍNOSY

Interpretácia výsledkov:

Ekonomická a finančná efektívnosť projektu je v analýze prínosov nákladov projektu hodnotená kvantitatívne pomocou nasledujúcich ukazovateľov:

• Pomer prínosov a nákladov (BCR): 2,18
• Ekonomická vnútorná výnosová miera vyjadrená v % (EIRR): viac ako 120,3 %
• Ekonomická čistá súčasná hodnota vyjadrená v eurách (ENPV): 8 321 005

Pre účely financovania z prostriedkov EU vyjadruje Analýza nákladov a prínosov BC/CBA aj nasledovné ukazovatele:

• Finančná vnútorná výnosová miera v % (FIRR): N/A
• Finančná čistá súčasná hodnota v eur (FNPV): - 2 339 663

Návratnosť projektu je kalkulovaná na 3. rok od zahájenia realizačnej fázy projektu.

Výpočet kvalitatívnych úspor vychádza z úspory vycestovania žiadateľa na ZÚ a z toho odvodenej straty príjmov. Pre výpočet boli použité nasledovné faktory:

1. Náklady žiadateľa na cestu na ZÚ (kvalifikovaný odhad) v hodnote 100 €. Uvedená hodnota bola stanovená kvalifikovaným odhadom a môže variovať od hodnoty cestovného lístka v hodnote niekoľkých eur v prípade, ak sa žiadateľ nachádza neďaleko ZÚ až po niekoľko tisíc eur za letenku pri veľkých konzulárnych obvodoch (napr. USA, Austrália, a pod.) – v uvedenom prípade sú nákladom letenky, cesta z letiska na ZÚ a späť, v mnohých prípadoch aj ubytovacie náklady v mieste ZÚ. Odborný tím pre daný účel stanovil nerozporovateľnú hodnotu, ktorá sa nachádza pod priemernými nákladmi žiadateľa.
2. Ďalším faktorom nákladov, ktorý bude predmetom kvalitatívnych úspor je strata mzdy žiadateľa, ktorá je spätá s vycestovaním žiadateľa za 1 deň. Pre tento účel vzhľadom na rôznorodosť priemerných miezd v zahraničí bola využitá ako referenčná hodnota priemerná mzda v národnom hospodárstve SR (2.Q 2024) v hodnote 1 520 €/mesiac prepočítaná na 1 pracovný deň v hodnote 69,89 €.
3. Náklad s poštovným, ktorý nahrádza vycestovanie žiadateľa na ZÚ, a ktorý bol stanovený na úrovni 5€ ako kvalifikovaný odhad strednej hodnoty poštovného v rôznych krajinách.
4. Početnosti vybraných služieb v roku 2024, pri ktorých dochádza k úspore zo zmeny papierovej komunikácie na elektronickú a odbúrava sa návšteva ZÚ úpravou služieb pre podanie žiadosti a po overení postúpenie poštou z vycestovania žiadateľa. (8715 zrealizovaných služieb v roku 2024)

Obrázok 3 - početnosť vybraných služieb, kde sa odbúrava v projekte potreba návštevy ZÚ

Obrázok 4 - stanovené parametre CBA určené pre kalkuláciu prínosov

8. HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

Projekt je realizovaný metódou Waterfall, vzhľadom na jasné a detailné kroky nevyhnutné na realizáciu projektu „Digitálna transformácia úsekov verejnej správy pre Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky“. Projekt definuje konkrétne kroky a postupy pre zabezpečenie deklarovaných cieľov projektu. Realizácia projektu bude prostredníctvom jedného inkrementu vzhľadom na silné interdependencie jednotlivých oblastí projektu, ktoré realizujú ciele projektu.

Realizácia projektu viacerými ucelenými inkrementmi bola odborným tímom MZVEZ SR zvážená, avšak drobenie projektu do viacerých inkrementov by zvyšovali riziko včasnej a riadnej dodávky projektu, čím by sa ohrozilo naplnenie cieľov projektu a znížila pravdepodobnosť prefinancovania aktivít v rámci finančného mechanizmu POO.

Obrázok 5 - Schematický príklad riadenia projektu metodikou waterfall

9. PROJEKTOVÝ TÍM

Zostavuje sa Riadiaci výbor (RV), v zložení:

• Predseda RV
• Biznis vlastník
• Vlastník procesov – štátno-občianska agenda,
• Vlastník procesov – matričná agenda,
• Vlastník procesov – iná konzulárna agenda,
• Zástupca prevádzky
• Zástupca dodávateľa
• Projektový manažér objednávateľa (PM)

Zostavuje sa Projektový tím objednávateľa

• kľúčový používateľ / tester– konzulárna agenda všeobecne,
• kľúčový používateľ / tester – konzulárne služby MOKC,
• kľúčový používateľ / tester – konzulárne služby na ZÚ,
• IT architekt / biznis analytik,
• biznis vlastník,
• manažér kvality,
• manažér IT prevádzky,
• manažér kybernetickej a informačnej bezpečnosti,
• špecialista na publicitu  

Organizačná štruktúra

9.1  PRACOVNÉ NÁPLNE

Riadiaci výbor je riadiaci orgán projektu, ktorý zodpovedá najmä za splnenie stanovených cieľov projektu, rozhoduje o zmenách, ktoré majú zásadný význam a prejavujú sa hlavne dopadom na časový harmonogram a finančné prostriedky projektu. Reprezentuje najvyššiu akceptačnú autoritu projektu. Rokovací poriadok a štatút Riadiaceho výboru projektu upravuje najmä úlohy, zloženie a pôsobnosť Riadiaceho výboru, ako aj práva a povinnosti členov Riadiaceho výboru pri riadení a realizácii predmetného projektu.

Projektový manažér riadi projekt, kvalitu a riziká projektu a zabezpečuje plnenie úloh uložených Riadiacim výborom. Členovia projektového tímu zabezpečujú plnenie úloh uložených projektovým manažérom, alebo Riadiacim výborom.

Ďalšie povinnosti členov RV, projektového manažéra a členov projektového tímu sú definované štatútom a vychádzajú z Vyhlášky č. 401/2023 Z. z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke informačných technológií verejnej správy a v doplňujúcich vzoroch a šablónach zverejnených na webovom sídle MIRRI SR. Podrobné pracovné náplne, povinnosti projektového tímu a ich zodpovednosti budú predmetom menovacích dekrétov.

Projektový manažér:

• Zodpovedá za riadenie projektu počas celého životného cyklu projektu. Riadi projektové (ľudské a finančné) zdroje, zabezpečuje tvorbu obsahu, neustále odôvodňovanie projektu (aktualizuje BC/CBA) a predkladá vstupy na rokovanie Riadiaceho výboru. Zodpovedá za riadenie všetkých (ľudských a finančných) zdrojov, členov projektovému tím objednávateľa a za efektívnu komunikáciu s dodávateľom alebo stanovených zástupcom dodávateľa.
• Zodpovedá za riadenie prideleného projektu - stanovenie cieľov, spracovanie harmonogramu prác, koordináciu členov projektového tímu, sledovanie dodržiavania harmonogramu prác a rozpočtu, hodnotenie a prezentáciu výsledkov a za riadenie s tým súvisiacich rizík. Projektový manažér vedie špecifikáciu a implementáciu projektov v súlade s firemnými štandardami, zásadami a princípmi projektového riadenia. Zodpovedá za plnenie projektových/programových cieľov v rámci stanovených kvalitatívnych, časových a rozpočtovým plánov a za riadenie s tým súvisiacich rizík. V prípade externých kontraktov sa vedúci projektu/ projektový manažér obvykle podieľa na ich plánovaní a vyjednávaní a je hlavnou kontaktnou osobou pre zákazníka.

Biznis vlastník:

• Zodpovedá za projekt - jeho výstupy i celkový priebeh poskytnutia služby alebo produktu konečnému užívateľovi. Kľúčová rola na strane zákazníka (verejného obstarávateľa), ktorá schvaľuje biznis požiadavky a zodpovedá za výsledné riešenie, prínos požadovanú hodnotu a naplnenie merateľných ukazovateľov. Úlohou tejto roly je definovať na užívateľa orientované položky (user-stories), ktoré budú zaradzované a priorizované v produktovom zásobníku. Zodpovedá za priebežné posudzovanie vecných výstupov dodávateľa v rámci analýzy, návrhu riešenia vrátane DNR z pohľadu analýzy a návrhu riešenia aplikácii IS.
• Je zodpovedný za schválenie funkčných a technických požiadaviek, potreby, obsahu, kvalitatívnych a kvantitatívnych prínosov projektu. Definuje očakávania na kvalitu projektu, kvalitu projektových produktov, prínosy pre koncových používateľov a požiadavky na bezpečnosť. Definuje merateľné výkonnostné ukazovatele projektov a prvkov. Vlastník procesov schvaľuje akceptačné kritériá, rozsah a kvalitu dodávaných projektových výstupov pri dosiahnutí platobných míľnikov, odsúhlasuje spustenie výstupov projektu do produkčnej prevádzky a dostupnosť ľudských zdrojov alokovaných na realizáciu projektu.

Vlastník procesov:

• Zodpovedá za proces a aby proces bol proces jasne definovaný a pochopený všetkými zúčastnenými stranami. Súčasne identifikuje príležitosti na zlepšenie procesu a navrhuje zmeny na zvýšenie efektivity. Spolupracuje s ostatnými oddeleniami a tímami, aby zabezpečil, že proces je v súlade s celkovými cieľmi organizácie. Komunikuje zmeny a aktualizácie procesu všetkým zúčastneným stranám.
• Je zodpovedný za identifikovanie a riešenie problémov, ktoré vznikajú v rámci procesu. Zabezpečuje mitigáciu pre rýchle odstránenie prekážok v procese. Zabezpečuje, aby proces spĺňal všetky relevantné interné a externé regulatívne požiadavky. Zabezpečuje, aby všetci účastníci procesu rozumeli jeho krokom a požiadavkám a úzko spolupracuje s projektovým manažérom, najmä v prípade, keď sa procesy menia alebo vytvárajú v rámci projektu.

Kľúčový používateľ:

• Je zodpovedný za reprezentáciu záujmov budúcich používateľov špecializovaných produktov alebo projektových výstupov a za overenie kvality produktu. Zodpovedný za návrh a špecifikáciu funkčných a technických požiadaviek, potreby, obsahu, kvalitatívnych a kvantitatívnych prínosov projektu, požiadaviek koncových používateľov na prínos systému a požiadaviek na bezpečnosť.
• Navrhuje a definuje akceptačné kritériá, je zodpovedný za akceptačné testovanie a návrh na akceptáciu projektových produktov alebo projektových výstupov a návrh na spustenie do produkčnej prevádzky. Predkladá požiadavky na zmenu funkcionalít produktov a je súčasťou projektových tímov.

Tester:

• Je zodpovedný za analýzu a pochopenie požiadaviek na systém, spolupracuje s analytikmi, participuje na tvorbe testovacej stratégie a plánu testovania, definuje rozsah testovania, potrebných zdrojov a časového harmonogramu. Overuje pokrytie požiadaviek testovacími scenármi.
• Realizuje testovacie scenáre, zaznamenáva výsledky testov, identifikuje, reprodukuje a nahlasuje chyby v systéme. Spolupracuje s vývojármi pri odstraňovaní chýb a zabezpečuje ich verifikáciu. Reportuje projektovému manažérovi stav testovania a jeho súlad s definovaným testovacím plánom.

Manažér kvality:

• Zabezpečuje, aby definované kritériá kvality. Pre výrobky, služby alebo procesy boli v súlade s požiadavkami zákazníkov a regulačných orgánov. Audituje procesy a výstupy, identifikuje nedostatky a navrhuje opatrenia na ich odstránenie. Analyzuje príčiny problémov s kvalitou a implementuje opatrenia na prevenciu opakovania problémov.
• Zabezpečuje, aby projekt a jeho manažérske a špecializované produkty spĺňali všetky relevantné legislatívne a regulačné požiadavky. Identifikuje riziká spojené s kvalitou a navrhuje opatrenia na ich minimalizáciu. Vytvára plány na zvládanie krízových situácií spojených s kvalitou. Zhromažďuje a analyzuje údaje o kvalite a pripravuje reporty pre vrcholový manažment a zainteresované strany.

Biznis analytik:

• Zabezpečuje komunikáciu so stakeholdermi, identifikuje a dokumentuje biznis požiadavky. Identifikuje a rieši nejasnosti alebo konflikty v požiadavkách.
• Overuje biznis dokumentáciu, definované funkčné a nefunkčné požiadavky, procesné diagramy a akceptačné kritériá. Spolupracuje s projektovým manažérom pri plánovaní etáp projektu a stanovovaní priorít, definícii detailných harmonogramov, identifikácií a riešení rizík spojených s požiadavkami. Zabezpečuje podporu vývojového tímu a podporu v rámci testovania.

IT architekt:

• Technický expert, ktorý zodpovedá za architektúru IT systémov, aplikácií a infraštruktúry, ktoré podporujú ciele projektu. Definuje technickú stratégiu pre projekt, ktorá je v súlade s obchodnými cieľmi. Zabezpečuje, aby nové systémy a aplikácie boli kompatibilné s  IT infraštruktúrou.
• Rieši problémy spojené s integráciou rôznych technológií a platforiem. Identifikuje technické riziká a navrhuje opatrenia na ich minimalizáciu. Posudzuje výhody a nevýhody rôznych technologických riešení. Poskytuje technickú podporu počas implementácie riešení a zabezpečuje, aby technické riešenia spĺňali stanovené štandardy kvality. Spolupracuje s projektovým manažérom, vývojármi, biznis analytikmi a ďalšími tímami.

Manažér IT prevádzky:

• Zabezpečuje stabilnú, bezpečnú a efektívnu prevádzku IT infraštruktúry organizácie. Zodpovedá za celkovú stratégiu IT prevádzky v súlade s cieľmi organizácie. Plánuje rozvoj a optimalizáciu IT infraštruktúry. Podieľa sa na návrhu a implementácii IT politiky a bezpečnostných opatrení.
• Zabezpečuje dostupnosť a výkon IT systémov prostredníctvom monitorovania a údržby. Riadi aktualizácie, patchovanie a konfiguráciu systémov. Vyhodnocuje nákladovú efektívnosť IT riešení a optimalizuje výdavky. Spolupracuje na nákupoch IT vybavenia a licencii.
• Rieši eskalované technické problémy a incidenty. Riadi dokumentáciu prevádzkových procesov a SLA (Service Level Agreements).

Manažér kybernetickej a informačnej bezpečnosti:

• Zodpovedá za dodržanie princípov a štandardov na kybernetickú a IT bezpečnosť, za kontrolu a audit správnosti riešenia v oblasti bezpečnosti. Koordinuje a riadi činnosť v oblasti bezpečnosti prevádzky IT, spolupracuje na projektoch, na rozvoji nástrojov a postupov k optimalizácii bezpečnostných systémov a opatrení. Stanovuje základné požiadavky, podmienky a štandardy pre oblasť bezpečnosti programov, systémov, databázy či sieti. Spracováva a kontroluje príslušné interné predpisy a dohliada nad plnením týchto štandardov a predpisov. Kontroluje a riadi činnosť nad bezpečnostnými testami, bezpečnostnými incidentmi v prevádzke IT. Poskytuje inštrukcie a poradenstvo používateľom počítačov a informačných systémov pre oblasť bezpečnosti.

Špecialista na publicitu:

• Zodpovedá za vytváranie a implementáciu komunikačných a marketingových aktivít, ktoré zabezpečujú pozitívnu viditeľnosť projektu a jeho úspešnú prezentáciu rôznym cieľovým skupinám. Tento odborník zohráva kľúčovú úlohu v efektívnej komunikácii medzi projektovým tímom, internými a externými zainteresovanými stranami (ako sú užívatelia, verejnosť, partneri a iné relevantné subjekty) a v budovaní pozitívneho imidžu projektu.
• Zodpovedá za tvorbu obsahu, ktorý podporuje projekt, jeho hodnoty a ciele, a zabezpečuje jeho pravidelnú aktualizáciu. Navrhuje, pripravuje a distribuuje materiály ako tlačové správy, letáky, brožúry, webové stránky, prezentácie a ďalšie marketingové a PR materiály k projektu v súlade riadiacou dokumentáciou finančného zdroja.

10. ODKAZY

11. PRÍLOHY

Príloha : Zoznam rizík a závislostí (Excel)

                Početnosť služieb (Excel)