PROJEKTOVÝ ZÁMER a PRÍSTUP K PROJEKTU

Identifikovanie požiadaviek na funkčnú časť riešenia

Identifikácia projektu

Schvaľovanie dokumentu

Obsah

1. POPIS ZMIEN DOKUMENTU. 3

1.1.       História zmien. 3

1. ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE. 3

2.1.       Použité skratky a pojmy. 3

2.1.1.        Použité skratky a pojmy. 3

2.1.2.        Konvencie pre typy požiadaviek. 3

1. DEFINOVANIE PROJEKTU. 4

3.1.       Manažérske zhrnutie. 4

3.2.       Úvod. 5

3.3.       Základné východiská a podklady. 5

3.4.       Motivácia a rozsah projektu. 6

3.5.       Zainteresované strany/Stakeholderi 8

3.6.       Špecifikácia potrieb koncového používateľa. 8

3.7.       Alternatívy a Multikriteriálna analýza. 8

3.7.1.        Stanovenie alternatív pomocou biznisovej vrstvy architektúry. 8

3.7.2.        Multikriteriálna analýza. 10

3.7.3.        Stanovenie alternatív pomocou aplikačnej vrstvy architektúry. 10

3.7.4.        Stanovenie alternatív pomocou technologickej vrstvy architektúry. 11

3.8.       Očakávané prínosy a nevýhody. 11

3.9.       Merateľné a výkonnostné ukazovatele a spôsoby ich merania a vyhodnocovania. 11

1. ARCHITEKTÚRA RIEŠENIA A VÝSTUPY. 13

4.1.       Biznis vrstva. 13

4.1.1.        Biznis vrstva – súčasný stav. 13

4.1.2.        Biznis vrstva – budúci stav. 14

4.2.       Aplikačná vrstva. 15

4.2.1.        Aplikačná vrstva – súčasný stav. 15

4.2.2.        Aplikačná vrstva – budúci stav. 17

4.3.       Dátová vrstva pre evidencie a externé subjekty. 18

4.4.       Referenčné, otvorené, analytické a moje údaje. 18

4.5.       Technologická vrstva. 18

4.5.1.        Technologická vrstva – súčasný stav. 18

4.5.2.        Technologická vrstva – budúci stav. 18

4.6.       Bezpečnostná architektúra. 18

4.6.1.        Bezpečnostná architektúra – súčasný stav. 18

4.6.2.        Bezpečnostná architektúra – budúci stav. 19

4.7.       Výstupy projektu. 19

1. ZÁVISLOSTI NA OSTATNÉ ISVS / PROJEKTY. 21
2. ZDROJOVÉ KÓDY. 21
3. PREVÁDZKA. 21

7.1.1.        Prevádzka – súčasný stav. 21

7.1.2.        Prevádzka – budúci stav. 21

1. HARMONOGRAM.. 23
2. ANALÝZA NÁKLADOV, PRÍNOSOV A RÁMCOVÝ ROZPOČET. 24
3. HLAVNÉ RIZIKÁ A ZÁVISLOSTI. 27
4. PROJEKTOVÝ TÍM A PRACOVNÉ NÁPLNE. 27
5. PRÍLOHY. 28

1.     POPIS ZMIEN DOKUMENTU

1.1.          História zmien

2.     ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

Dokument je spoločným výstupom iniciačnej fázy projektu v súlade s Vyhláškou č. 85/2020 Z. z. o riadení projektov. Manažérske produkty zlúčené do jedného dokumentu a obsahuje Projektový zámer a Prístup k projektu vrátane relevantných príloh. Dokument obsahuje všetky relevantné časti definované Vyhláškou č. 85/2020 Z. z. o riadení projektov.

2.1.          Použité skratky a pojmy

2.1.1.      Použité skratky a pojmy

2.1.2.      Konvencie pre typy požiadaviek

Hlavné kategórie požiadaviek v zmysle katalógu požiadaviek sú rozdelené na funkčné, nefunkčné a technické. Podskupiny v hlavných kategóriách  je možné rozšíriť v závislosti od potrieb projektu, napríklad:

Funkčné požiadavky používajú konvenciu:

RF_yyy

• RF – funkčná požiadavka
• yyy – číslo požiadavky

Nefunkčné a technické požiadavky používajú konvenciu:

RNF_yy

• RNF – nefunkčná požiadavka
• yyy – číslo požiadavky

Ostatné typy požiadaviek môžu byť ďalej definované objednávateľom/PM.

3.     DEFINOVANIE PROJEKTU

3.1.          Manažérske zhrnutie

Bratislavský samosprávny kraj je jeden z ôsmich samosprávnych krajov Slovenska. Zriadený bol zákonom č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch). Tak ako každá organizácia BSK a organizácie v jeho zriaďovateľskej pôsobnosti, realizujú okrem agend v rámci preneseného výkonu štátnej správy a originálnych právomocí aj podporné agendy v časti vnútornej správy. Pri realizácii podporných agend a činností využíva aj funkcionality ekonomického informačného systém SPIN, v ktorom je potrebné doplniť viacero potrebných funkcionalít a integrácií a zároveň zabezpečiť jeho prevádzku na nasledujúce obdobie. Tento dokument popisuje aktuálny stav a potreby BSK v kontexte rozvoja EIS, definuje a analyzuje možné alternatívy a navrhuje budúci stav ekonomického informačného systému v správe BSK.

Navrhovaným projektom sú dotknuté nasledujúce kompetencie a agendy BSK a organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK:

• Financie a rozpočet:
  • Fakturácia – výstupom projektu bude vybudovanie novej funkcionality v súlade so zákonom č.215/2019 Z.z. o zaručenej elektronickej fakturácii;
  • Kontroling – projektom sa zabezpečí podpora pri realizácii finančnej kontroly;
  • Spáva rozpočtu – projektom sa optimalizuje procesovanie schválených a elektronicky podpísaných rozpočtových opatrení a súvisiacich dokumentov vybraným OvZP BSK;
  • Mzdy – projektom sa optimalizuje proces zúčtovania miezd;
• Všeobecná vnútorná správa.

Zainteresované osoby:

• Fyzické osoby:
  • Zamestnanec BSK;
  • Zamestnanec organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.
• Právnické osoby:
  • BSK;
  • Organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK;
  • Ostatné OVM.Identifikované problémy súčasného stavu:

• Ukončenie podpory prevádzky ekonomického informačného systému;
• Končiaca podpora prevádzky má dopad na zabezpečenie úprav a rozvoja ekonomického informačného systému v zmysle legislatívnych zmien.

V rámci súčasného stavu bola identifikované aj nasledovné príležitosti:

• Zefektívnenie vybraných procesov v oblasti finančného riadenia BSK;
• Zefektívnenie vybraných procesov v oblasti finančného riadenia organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.

Hlavné ciele:

• Zabezpečenie podpory prevádzky ekonomického informačného systému;
• Zabezpečenie úprav a rozvoja ekonomického informačného systému v zmysle legislatívnych zmien;
• Rozšírenie EIS s maximálnou možnou mierou využitia štandardných funkcionalít s možnosťou budúceho rozšírenia;
• Efektívnejšie využívanie ekonomického informačného systému pracovníkmi úradu a organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK;
• Zabezpečenie primeranej ochrany proti kybernetickým útokom a škodlivým kódom.

Posudzované boli 3 alternatívy, pričom realizáciou porovnania a MCA bola vybraná alternatíva č. 3 „Zabezpečenie podpory realizácie ekonomickej agendy BSK a organizácii v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK, vrátane optimalizácie a zefektívnenia vybraných procesov BSK a organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK“.

Navrhovaným projektom dôjde k zmene alebo úprave existujúcich IS v správe BSK:

• Systém účtovníctvo a majetok (isvs_4831);

Celkové investičné náklady na rozvoj systému sú stanovené na sumu 240 336 EUR s DPH, ktoré sú vyčíslené v prvom roku realizácie projektu T1. Pre realizáciu je plánovaná investícia pre realizáciu Exit plánu vo výške 54 000 EUR s DPH, ktorá je tiež vyčíslená v prvom roku. Celková investícia na rozvoj systému je 294 336 EUR.

Oproti súčasnému stavu, kedy sa zabezpečuje podpora a rozvoj pre BSK a jej 80 OvZP sa predpokladajú znížené náklady na prevádzku ekonomického informačného systému BSK (2 880 EUR/ročne) a znížený rozvoj vo výške (52 878,60 EUR/ročne) . Ich celková výška je stanovená kvôli zabezpečeniu podpory a rozvoja riešenia aj pre ďalších celkovo 80 OvZP.

Súčasná zmluva pre prevádzku a rozvoj je platná do 10/2023 (Zmluva je zverejnená na https://zmluvy.egov.sk/data/MediaLibrary/224/224154/2019-1038-oicavo.pdf). Pre budúce riešenie je potrebné obstarať na obdobie 5 rokov nasledovný rozsah:

• Prevádzka a podpora: 1 694 150,64 EUR
• Rozvoj (predmet projektu): 240 336 EUR (bude realizovaný ako obstarávanie v maximálnom rozsahu 366 človekodní)
• Jednorazová realizácia Exit planu: 54 000 EUR

Časový harmonogram projektu je nastavený pre realizačnú fázu na 4 mesiace a finálnym termínom dokončenia do 31.10.2023. Projekt / Rozvojová požiadavka musí začať najneskôr do 07/2023 a musí byť ukončená najneskôr do 10/2023. Následne od 11/2023 bude zabezpečená podpora a rozvoj podľa požiadaviek BSK počas zmluvného obdobia na 5 rokov.

Indikatívny harmonogram v prípade zmeny existujúceho riešenia EIS:

Kvantitatívne prínosy v rámci navrhovaného projektu sú:

• Šetrenie finančných nákladov na prevádzku a rozvoj
• Šetrenie času zamestnanca úradu BSK
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie dodávateľských faktúr (prepojenie so systémom EFA)
  • Šetrenie času zamestnanca na vykonanie finančnej kontroly (vykonanie finančnej kontroly priamo v systéme)
  • Šetrenie času zamestnanca na vytvorenie a doručenie rozpočtového opatrenia (elektronické vytvorenie a doručenie na OvZP)
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie miezd a úhrady miezd (prepojenie so mzdovým systémom)
• Šetrenie času zamestnanca 80-tich OvZP
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie dodávateľských faktúr (prepojenie so systémom EFA)
  • Šetrenie času zamestnanca na vykonanie finančnej kontroly (vykonanie finančnej kontroly priamo v systéme)
  • Šetrenie času zamestnanca na prijatie rozpočtového opatrenia (elektronické doručenie na OvZP)
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie miezd a úhrady miezd (prepojenie so mzdovým systémom)

Kvalitatívne prínosy v rámci navrhovaného projektu sú:

• Zabezpečenie plynulej prevádzky po skončení zmluvy

3.2.          Úvod

Bratislavský samosprávny kraj je jeden z ôsmich samosprávnych krajov Slovenska. Zriadený bol zákonom č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch). V zmysle platnej legislatívy BSK okrem vnútornej správy vykonáva svoje kompetencie v rôznych oblastiach:

• Cestovný ruch;
• Doprava;
• Kultúra;
• Regionálny rozvoj;
• Sociálne služby;
• Školstvo;
• Územné plánovanie;
• Životné prostredie;
• Zdravotníctvo;
• a ďalších oblastiach.

Pri realizácii agend a činností využíva aj funkcionality informačných systémov vybudovaných predovšetkým v rámci projektu „Elektronizácia služieb VÚC“, realizovanom v rámci Operačného programu Bratislavský kraj. V kontexte navrhovaného projektu (Rozvoj EIS BSK), je riešený ekonomický informačný systém SPIN, v ktorom je potrebné doplniť viacero potrebných funkcionalít a integrácií a zároveň zabezpečiť jeho prevádzku na nasledujúce obdobie. Tento dokument popisuje aktuálny stav a potreby BSK v kontexte rozvoja EIS, definuje a analyzuje možné alternatívy a navrhuje budúci stav ekonomického informačného systému v správe BSK.

3.3.          Základné východiská a podklady

Predpisy súvisiace s postavením a pôsobením danej organizácie:

• Zákon č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch).

Predpisy súvisiace s výkonom agend danej organizácie v kontexte projektu resp. dotknutých oblastí:

• Zákon č. 215/2019 Z. z. o zaručenej elektronickej fakturácii a centrálnom ekonomickom systéme a o doplnení niektorých zákonov;
• Zákon č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
• Zákon 446/2001 Z. z. o majetku vyšších územných celkov;
• Zákon 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme;
• Zákon 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
• Zákon 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov;

Právne predpisy súvisiace s oblasťou informatizácie, poskytovania elektronických služieb a informačnej a kybernetickej bezpečnosti:

Samotná oblasť právnych predpisov, ktorá súvisí s oblasťou informatizácie, poskytovania elektronických služieb a informačnej a kybernetickej bezpečnosti, je tvorená rôznorodou skupinou zákonných, ale aj podzákonných právnych predpisov. Vzhľadom na členstvo SR v EÚ je potrebné zohľadniť aj priamo účinné normy, ktoré nevyžadujú dodatočnú implementáciu zo strany zákonodarcu, nariadenia EÚ.

Medzi tieto právne predpisy patria predovšetkým:

• Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov);
• Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente);
• Zákon č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
• Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy;
• Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 85/2020 Z. z. o riadení projektov;
• Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 179/2020 Z. z. ktorou sa ustanovuje spôsob kategorizácie a obsah bezpečnostných opatrení informačných technológií verejnej správy;
• Zákon č. 69/2018 Z. z. o kybernetickej bezpečnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
• Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

3.4.          Motivácia a rozsah projektu

Obrázok 1 Motivácia

V kompetencii BSK sú rôzne úseky správy resp. agendy, avšak v kontexte tohto projektu sú dôležité tieto oblasti:

• Financie a rozpočet:
  • Fakturácia;
  • Kontroling;
  • Spáva rozpočtu;
• Všeobecná vnútorná správa.

Dotknuté IS v správe BSK:

• Systém účtovníctvo a majetok (isvs_4831);
• Rozpočtový systém (isvs_4838);
• Mzdový systém (isvs_4836).

Zainteresované osoby:

• Fyzické osoby
  • zamestnanec BSK;
  • zamestnanec organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.
• Právnické osoby
  • BSK;
  • organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK;
  • ostatné OVM.

Identifikované problémy súčasného stavu:

• Ukončenie podpory prevádzky ekonomického informačného systému;
• Končiaca podpora prevádzky má dopad na zabezpečenie úprav a rozvoja ekonomického informačného systému v zmysle legislatívnych zmien.

V rámci súčasného stavu bola identifikovaná aj nasledovné príležitosti:

• Zefektívnenie vybraných procesov v oblasti finančného riadenia BSK;
• Zefektívnenie vybraných procesov v oblasti finančného riadenia organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.

Hlavné ciele:

• Zabezpečenie podpory prevádzky ekonomického informačného systému;
• Zabezpečenie úprav a rozvoja ekonomického informačného systému v zmysle legislatívnych zmien;
• Rozšírenie EIS s maximálnou možnou mierou využitia štandardných funkcionalít s možnosťou budúceho rozšírenia;
• Efektívnejšie využívanie ekonomického informačného systému pracovníkmi úradu a organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK;
• Zabezpečenie primeranej ochrany proti kybernetickým útokom a škodlivým kódom.

Rozsah projektu

3.5.          Zainteresované strany/Stakeholderi

3.6.          Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Vzhľadom na to, že predmetom projektu sú procesy a riešenia v rámci ekonomickej agendy organizácie, nerealizuje sa používateľský prieskum a nezisťujú potreby používateľa FO/PO.

3.7.          Alternatívy a Multikriteriálna analýza

3.7.1.      Stanovenie alternatív pomocou biznisovej vrstvy architektúry

Nižšie sa nachádzajú alternatívy, ktoré dokážu pokryť hlavné ciele projektu definované v motivačnej architektúre:

• Zabezpečenie podpory prevádzky ekonomického informačného systému;
• Zabezpečenie úprav a rozvoja ekonomického informačného systému v zmysle legislatívnych zmien;
• Rozšírenie EIS s maximálnou možnou mierou využitia štandardných funkcionalít s možnosťou budúceho rozšírenia;
• Efektívnejšie využívanie ekonomického informačného systému pracovníkmi úradu a organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK;
• Zabezpečenie primeranej ochrany proti kybernetickým útokom a škodlivým kódom.

Alternatívy riešenia

3.7.2.      Multikriteriálna analýza

Výber alternatív prebieha na úrovni biznis vrstvy prostredníctvom MCA zostavenej na základe kapitoly Motivácia, ktorá obsahuje ciele stakeholderov, ich požiadavky a obmedzenia pre dosiahnutie uvedených cieľov.

Zúženie uvedených alternatív riešenia prebieha prostredníctvom multikriteriálnej analýzy (MCA) zostavenej na základe kapitoly Motivácia, ktorá obsahuje ciele stakeholderov, ich požiadavky a obmedzenia pre dosiahnutie uvedeného cieľa.

Kritériá:

• Zabezpečenie prevádzky EIS v správe BSK;
• Zabezpečenie budúceho rozvoja EIS v súlade s legislatívnymi požiadavkami a inými potrebami BSK;
• Zefektívnenie realizácie ekonomických agend BSK;
• Zefektívnenie realizácie ekonomických agend organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.

Kritéria MCA

Vyhodnotenie MCA

V zmysle vyhodnotenia MCA  bude ďalej riešená a posudzovaná biznis alternatíva 3  - Zabezpečenie podpory realizácie ekonomickej agendy BSK a organizácii v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK, vrátane optimalizácie a zefektívnenia vybraných procesov BSK a organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.

3.7.3.      Stanovenie alternatív pomocou aplikačnej vrstvy architektúry

Alternatívy na úrovni aplikačnej vrstvy architektúry reflektujú alternatívy vypracované na základe „nadradenej“ architektonickej biznis vrstvy, pričom vďaka uplatneniu nasledujúcich princípov aplikačná vrstva architektúry dopĺňa informácie k alternatívam stanoveným pomocou biznis architektúry.

Na aplikačnej vrstve budú projektom riešené len aplikačné moduly/funkcionality, ktoré sú nevyhnutné pre dosiahnutie cieľov (minimalistický variant).

3.7.4.      Stanovenie alternatív pomocou technologickej vrstvy architektúry

Alternatívy na úrovni technologickej architektúry reflektujú alternatívy vypracované na základe „nadradenej“ architektonickej aplikačnej vrstvy.

Na úrovni technologickej vrstvy architektúry nie je ekonomicky výhodné uvažovať inými ďalšími alternatívami.

3.8.          Očakávané prínosy a nevýhody

Cieľom realizácie zmien sa očakávajú nasledovné prínosy:

Kvantitatívne prínosy v rámci navrhovaného projektu sú:

• Šetrenie času a materiálových nákladov BSK:
  • Šetrenie času zamestnanca a materiálových nákladov pri prijatí, spracovaní a notifikácii zainteresovaných osôb v kontexte elektronických faktúr;
  • Šetrenie času zamestnanca pri výkone finančnej kontroly;
  • Šetrenie času zamestnanca pri realizácii zaúčtovanie miezd;
  • Šetrenie času zamestnanca pri postúpení schválených a elektronicky podpísaných rozpočtových opatrení.
• Šetrenie času a materiálových nákladov OvZP:
  • Šetrenie času zamestnanca a materiálových nákladov pri prijatí, spracovaní a notifikácii zainteresovaných osôb v kontexte elektronických faktúr;
  • Šetrenie času zamestnanca pri výkone finančnej kontroly;
  • Šetrenie času zamestnanca pri realizácii zaúčtovanie miezd.

Kvalitatívne prínosy v rámci navrhovaného projektu sú:

• Zabezpečenie súladu s aktuálnou legislatívou a štandardami pre BSK ako aj pre všetky OvZP;
• Zabezpečenie prevádzky ekonomického informačného systému pre BSK a všetky OvZP.

Nevýhody realizácie zmien:

• Nutnosť zo strany zamestnancov BSK zvyknúť si na nové procesy resp. inak realizované služby v kontexte EIS;
• Nutnosť zo strany zamestnancov OvZP zvyknúť si na nové procesy resp. inak realizované služby v kontexte EIS.

3.9.          Merateľné a výkonnostné ukazovatele a spôsoby ich merania a vyhodnocovania

Jednotlivé definované KPI sú dosiahnuteľné hneď prvý celý rok po realizácií zmien vyplývajúcich z legislatívy.

Ciele/Merateľné ukazovatele

4.     ARCHITEKTÚRA RIEŠENIA A VÝSTUPY

4.1.          Biznis vrstva

4.1.1.      Biznis vrstva – súčasný stav

Model súčasného stavu biznis architektúry je uvedený na obrázku č. 2. V modeli vzťahujúcom sa na predmet tohto projektového zámeru a prístupu sú aplikované stavebné bloky – biznis aktéri, kanály a prístupové miesta, biznis služby a biznis funkcie.

Obrázok 2 Biznis architektúra súčasného stavu

Projekt sa dotýka predovšetkým ekonomických agend, ktoré realizuje BSK vo svojej kompetencii, vrátane agend vnútornej správy:

• Financie a rozpočet;
• Všeobecná vnútorná správa.

V rámci súčasného stavu biznis architektúry BSK sú identifikovaní títo biznis aktéri (fyzické a právnické osoby) a ich role:

• Fyzické osoby:
  • Zamestnanec BSK;
  • Zamestnanec organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.
• Právnické osoby
  • BSK;
  • Organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK.

V rámci týchto špecifických ekonomických agend BSK poskytuje nasledujúcu elektronickú koncovú službu pre zamestnancov BSK a zamestnancov organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti:

• Služby ekonomického informačného systému.

Aktuálne implementovaná verzia EIS poskytuje podporu pri realizácii nasledovných ekonomických agend:

• Účtovníctvo – evidencia účtovníctva v súlade s platnou legislatívou Slovenskej republiky a definovanými postupmi účtovania a v súlade s platnými vnútroorganizačnými smernicami BSK a OvZP;
• Financie a rozpočet – realizácia úprav rozpočtu, sledovanie a príprava platieb na úhradu;
• Správa pokladne – evidencia tuzemských a valutových pokladníc a sledovania pohľadávok a záväzkov súkromných osôb;
• Fakturácia – zaznamenávanie a spracovanie údajov fakturácii;
• Správa bankových údajov – správa bankových údajov a komunikácie s bankovými subjektmi;
• Evidencia majetku - evidenciu stavu a odpisov dlhodobého hmotného a nehmotného majetku a stavu drobného majetku a vykonávanie zmien nad evidenciou majetku počas celej jeho existencie;
• Skladové hospodárstvo – evidencia skladového hospodárstva a jednotlivých pohybov;
• Kontroling – realizácia finančných kontrol a analýza údajov;
• Správa miezd – evidencia a správa údajov miezd;
• a ďalšie podporné funkcie.

Z pohľadu realizácie vyššie spomenutých agend je možné zhrnúť súčasný stav nasledovne:

• Väčšina procesov v rámci ekonomickej agendy vrátane spracovania výstupov je realizovaná elektronicky, avšak je potrebné doplnenie, resp. zautomatizovanie určitých funkcionalít EIS v súlade s aktuálnou legislatívou (napr. el. fakturácia);
• Prijaté rozpočtové opatrenia nie sú elektronické postúpené prostredníctvom EIS organizáciám v zriaďovateľskej pôsobnosti;
• Finančná kontrola nie je podporená vhodným nástrojom a spracovanie prebieha v papierovej podobe (nároky na čas a admin. náklady);
• V kontexte miezd chýba automatizácia a zefektívnenie spracovávania účtovania predpisu miezd a automatické vytvorenie platobného poukazu pre úhradu miezd.

4.1.2.      Biznis vrstva – budúci stav

V budúcom stave biznis architektúry nedochádza k zmene na úrovni biznis aktérov a prístupových miest, avšak dochádza k zmene, resp. doplnení určitých poskytovaných služieb EIS a funkcií na úrovni ekonomických agend - v rámci dotknutých agend BSK a dotknutých procesov, ktoré zabezpečujú podporu realizácie poskytovaných služieb zamestnancom BSK a zamestnancom organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti.

Obrázok 3 Biznis architektúra budúceho stavu

Zmena, resp. doplnenie nastane v nasledujúcich biznis funkciách EIS:

• Financie a rozpočet – dôjde k elektronizácii resp. k zjednodušeniu postúpenia schválených a elektronicky podpísaných rozpočtových opatrení (príp. aj iných dokumentov) organizáciám v zriaďovateľskej pôsobnosti;
• Fakturácia – správa elektronických faktúr z Fakturačného systému (IS v správe MF SR) v súlade so zákonom č. 215/2019 Z. z. – dôjde k zmene procesov prijatia a spracovania faktúr od dodávateľov resp. poskytovateľov služieb, ktorí budú povinní vystaviť el. faktúru s použitím na to určeného centrálneho štátneho systému v správe MF SR;
• Kontroling – dôjde k zjednodušeniu výkonu finančnej kontroly a elektronizácii tohto procesu vrátane obehu a schvaľovania dokladov týkajúcich sa finančnej kontroly vykonávanej v zmysle zákona č. č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Zamestnanci BSK ako aj organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti budú údaje o realizácii finančnej kontroly evidovať. Záznam tak bude obsahovať presné údaje o tom, kto, kedy, voči akej operácii, kontrolu vykonal a s akým výsledkom;
• Správa miezd – dôjde k zautomatizovaniu a zefektívnenie spracovávania účtovania predpisu miezd a automatické vytvorenie platobného poukazu pre úhradu miezd.

4.2.          Aplikačná vrstva

4.2.1.      Aplikačná vrstva – súčasný stav

Model súčasného stavu aplikačnej architektúry v kontexte EIS je uvedený na obrázku č. 4. V modeli vzťahujúcom sa na predmet tohto projektového zámeru a prístupu sú aplikované stavebné bloky – aplikačné komponenty, aplikačné rozhrania a aplikačné funkcie.

Obrázok 4 Aplikačná architektúra súčasného stavu

V nasledujúcom prehľade uvádzame zoznam a krátky popis komponentov, ktoré spolu tvoria komplexný ekonomický informačný systém a taktiež externé systémy, s ktorými systém komunikuje.

Moduly front-endu predstavujú aplikačné komponenty, ktoré zabezpečujú prístup používateľom k službám, resp. informáciám zverejňovanými BSK:

• Webové sídlo v správe BSK – webové sídlo kraja, kde sa automatizovaným spôsobom zverejňujú potrebné dokumenty a údaje z prostredia EIS (na základe Zákona o slobodnom prístupe k informáciám);
• Webové sídla v správe OvZP – webové sídla organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti, kde sa automatizovaným spôsobom zverejňujú potrebné dokumenty a údaje z prostredia EIS (na základe Zákona o slobodnom prístupe k informáciám) pre prislúchajúcu organizáciu.

Systém účtovníctvo a majetok (isvs_4831) – systém pre účtovníctvo a majetok, ktorý zabezpečuje nasledovnú funkcionalitu:

• Správa účtovníctva – evidencia účtovníctva v súlade s platnou legislatívou Slovenskej republiky a definovanými postupmi účtovania a v súlade s platnými vnútroorganizačnými smernicami Úradu samosprávneho kraja a organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti. EIS poskytuje uzamknutie účtovných dokladov k vybranému dátumu. Účtovné prípady z iných modulov sa prenášajú do účtovných kníh automatizovane;
• Správa rozpočtu - EIS umožňuje sledovať rozpočet samostatne iba na úrovni rozpočtových klasifikácií a voliteľného členenia alebo, aby bola zabezpečená možnosť sledovania rozpočtových položiek v štruktúre analytického účtu;
• Správa skladového hospodárstva - pre oblasť skladového hospodárstva EIS rieši obeh skladových pohybov pričom umožňuje definíciu viacerých skladov, ktoré môžu byť fyzicky umiestnené či už v samotnej organizácii, alebo na jej alokovaných strediskách;
• Evidencia žiadaniek, objednávok a faktúr – evidencia a správa žiadaniek, objednávok a faktúr, ktorými BSK disponuje;
• Evidencie majetku - evidencia stavu a odpisov dlhodobého hmotného a nehmotného majetku a stavu drobného majetku a vykonávanie všetkých zmien nad evidenciou majetku počas celej jeho existencie. Predmetom evidencie je základné členenie majetku podľa kategórií, nákladových stredísk, priestorového a účtovného členenia a možnosť priradenia majetku na konkrétu osobu. V oboch evidenciách systém zabezpečuje automatické vytvorenie účtovného dokladu pre spracované mesačné majetkové obdobie podľa prednastavených predkontácii;
• Správa šablón/formulárov - poskytovanie možnosti vytvorenia rôzneho typu šablón formulárov pre Úrad samosprávneho kraja a jednotlivé organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti;
• Správa pokladne - ekonomický informačný systém umožňuje evidenciu tuzemských, ale aj valutových pokladníc. Súčasťou nastavenia systému je možnosť vytvoriť účtovné predkontácie k jednotlivým typom príjmových a výdavkových pokladničných dokladov a nastaviť druh účtovného dokladu, pod ktorým sa budú vytvorené účtovné doklady prenášať do denníka účtovných záznamov v module pre Účtovníctvo;
• Kontroling – zabezpečenie analýzy údajov s možnosťou tvorby a modelovania vlastných výstupov vo forme tabuliek a grafov, pričom zdrojové dáta sú čerpané z dát Úradu samosprávneho kraja a aj OvZP. Systém umožňuje automatizovanej distribúcie požadovaných údajov relevantným subjektom;
• Správa komunikácie s bankou – realizácia automatizovanej komunikácie s bankovými subjektmi (generovanie príkazov na úhradu, správa bankových výpisov,...);
• Workflow – zabezpečenie overovania dokladov vo vybraných evidenciách a postúpenie vyplnených alebo spracovaných údajov zodpovednému systému/subjektu;
• Správa kont – poskytovanie riadenia prístupu k jednotlivým častiam EIS;
• Archivácia - zabezpečenie zálohovania údajov EIS bez obmedzenia práce používateľov;
• Integrácia Účtovníctvo a majetok OvZP – prístupové rozhranie iSPIN, cez ktoré pristupujú OvZP k určitým funkcionalitám EIS na základe definovaných právomoci.

Externé systémy (mimo správy BSK/OvZP) – v aktuálnom stave systém účtovníctva a majetku poskytuje integráciu na tieto externé systémy:

• Centrálny konsolidačný systém (CKS) (isvs_52);
• Rozpočtový informačný systém (RIS) (isvs_45);
• IS štátnej pokladnice (isvs_10873).

4.2.2.      Aplikačná vrstva – budúci stav

Obrázok 5 Aplikačná architektúra budúceho stavu

V kontexte budúceho stavu Aplikačná architektúra bude zložená z komponentov, ktoré sú popísane nižšie. Väčšina potrebných funkčností bude postavená na aktuálne nasadených komponentoch popísaných v aplikačnej vrstve súčasného stavu, avšak dotknuté systémy/modul/riešenia budú upravené tak:

• Aby spĺňali definované štandardy a požiadavky;
• Aby poskytovali automatizáciu a elektronizáciu v novo-poskytovaných službách v čo najvyššej miere.

Moduly front-endu - aplikačné komponenty zabezpečujúce prístup používateľom k službám, resp. údajom, ktoré sú poskytované BSK. V kontexte tohto projektu nedôjde k realizácií úprav v týchto moduloch a aj naďalej bude zabezpečený prístup pre používateľov k potrebným informáciám cez Webové sídlo v správe BSK, resp. Webové sídla v správe OvZP.

Agendové informačné systémy BSK - v rámci budúceho stavu bude zabezpečená integrácia na ďalšie agendové informačné systémy BSK, a to:

• Mzdový systém (isvs_4836) – rozšírenie systému o túto integráciu zabezpečí automatizáciu zaúčtovania miezd;

Externé systémy

V kontexte externých systémov dôjde k rozšíreniu integrácie na Informačný systém elektronickej fakturácie (isvs_9278), pričom cieľom tejto integrácie je zabezpečenie prijatie údajov o zaručených elektronických faktúrach z Fakturačného systému (IS v správe MF SR) v súlade so zákonom č. 215/2019 Z. z. o zaručenej elektronickej fakturácii a centrálnom ekonomickom systéme a o doplnení niektorých zákonov.

Ostatné zmeny v rámci navrhovaného projektu sú funkčné zmeny a úpravy existujúcich funkčností Systému účtovníctvo a majetok (isvs_4831).

V prípade, ak výsledkom verejného obstarávania na zabezpečenie prevádzky a rozvoja existujúceho Systému na účtovníctvo a majetok (otvorené verejné obstarávanie) bude výmena súčasného systému za iné riešenie, tak aplikačná architektúra budúceho stavu môže byť iná.

4.3.          Dátová vrstva pre evidencie a externé subjekty

Vzhľadom na charakter dotknutého informačného systému a realizovanej agendy, nie je potrebné detailne špecifikovať objekty evidencie. Vo všeobecnosti ide o objekty evidencie týkajúce sa faktúr, miezd, rozpočtových opatrení a údajov s nimi spojených.

4.4.          Referenčné, otvorené, analytické a moje údaje

Projektom nie sú plánované žiadne nové referenčné údaje ani údaje, ktoré je možné vyhlásiť za referenčné.  Projektom nebudú poskytované žiadne referenčné, otvorené, analytické údaje ani „Moje dáta“.

4.5.          Technologická vrstva

4.5.1.      Technologická vrstva – súčasný stav

Existujúci EIS BSK je prevádzkovaný vo virtualizačnom clustri na technológii Microsoft HyperV. Tvoria ho 4 servre v konfigurácii:

• 8x CPU
• 8192 - 24576MB RAM
• Oracle Linux Server

Organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti pristupujú k systémom VÚC prostredníctvom web portálu.

4.5.2.      Technologická vrstva – budúci stav

EIS musí byť prevádzkovaný na serveroch a ich sieťové prepojenia v súčasnosti prevádzkovanej virtuálnej a sieťovej infraštruktúre. Uchádzač musí vo svojej ponuke upozorniť na prípadnú nutnosť doplnenia existujúcej technologickej platformy obstarávateľa o HW komponenty, operačný systém, resp. SW licencie tak, aby bolo možné na doplnenej technologickej platforme obstarávateľa prevádzkovať uchádzačom ponúkaný EIS v zmysle požiadaviek obstarávateľa.

EIS musí byť prevádzkovaný ako celok vrátane všetkých potrebných licencií na chod EIS a jeho funkcií, predovšetkým databázový systém, prípadné iné potrebné licencie na zabezpečenie požadovanej funkcionality EIS pre Úrad samosprávneho kraja a organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti.

V rámci EIS musia byť oddelené minimálne nasledujúce časti:

• testovacie prostredie, určené na testovanie systému, školenia a pod.
• prevádzkové prostredie, v rámci ktorého bude prebiehať ostrá prevádzka.

Pre prístup do EIS pre jednotlivých používateľov sa musia zachovať existujúce pracovné stanice, tlačiarne a skenery .

4.6.          Bezpečnostná architektúra

4.6.1.      Bezpečnostná architektúra – súčasný stav

Cieľom implementácie prvkov bezpečnosti v rámci IS v správe BSK je garantovať dôvernosť, dostupnosť a integritu informačného systému ako celku. Tento cieľ je dosahovaný implementovaním vhodných bezpečnostných mechanizmov a organizačných opatrení na úrovni jednotlivých komponentov informačného systému. Správa a riadenie prístupu k aktívam IS sú založené na doménovej infraštruktúre, ktorá zároveň slúži pre automatickú distribúciu bezpečnostných nastavení, aktualizácií operačného systému a antivírusového softvéru. Súčasťou technickej a komunikačnej infraštruktúry je systém bezpečnostných zón vzájomne oddeľujúcich aplikačné a databázové servery od prostredia pracovných staníc.

Pripojenie EIS BSK  k verejnej sieti Internet v sebe integruje bezpečnostné funkcie firewallu, systému detekcie / prevencie prieniku a systému antivírusovej ochrany. Systém centrálnej správy a monitorovania bezpečnosti zabezpečuje zber, analýzu a archiváciu auditných záznamov za účelom identifikácie nepovolenej aktivity v prostredí LAN, WAN a prístupu z internetu. Riadenie prevádzky je založené na funkčne orientovanom prístupe, ktorý je zameraný na zabezpečovanie správnej funkčnosti jednotlivých častí IS v správe BSK.

4.6.2.      Bezpečnostná architektúra – budúci stav

Bezpečnostná architektúra sa oproti súčasnému stavu nemení.

4.7.          Výstupy projektu

Pre implementované zmeny budú dodané nasledovné špecializované a manažérske produkty.

Výstupy projektu

5.     ZÁVISLOSTI NA OSTATNÉ ISVS / PROJEKTY

Realizácia projektu nie je závislá na iných projektoch: existujúcich alebo plánovaných.

6.     ZDROJOVÉ KÓDY

Vzhľadom na to, že projektom sa zabezpečuje rozvoj a prevádzka „krabicového riešenia“ ekonomického informačného systému, zdrojové kódy nie je možné poskytnúť ako otvorený zdrojový kód a umiestniť ho v centrálnom repozitári zdrojových kódov.

Pri zmene dodávateľa pôvodný dodávateľ poskytne správcovi úplnú súčinnosť pri prechode na nového dodávateľa, najmä v oblasti architektúry a integrácie informačných systémov v potrebnom rozsahu.

7.     PREVÁDZKA

7.1.1.      Prevádzka – súčasný stav

V súčasný stav prevádzky je zabezpečovaný rovnako ako je popísané v budúcom stave. Rozdiel je len v množstve poskytovaných človekodní v rámci rozvoja. Predpokladá sa zabezpečiť pre budúci stav 366 človekodní namiesto súčasných 598,25 človekodní.

7.1.2.      Prevádzka – budúci stav

Predmetom je poskytovanie komplexných (základných a rozšírených) softvérových a podporných služieb EIS. Účelom je zabezpečiť služby podpory a prevádzky modulov a funkčných rozšírení aplikačného programového vybavenia, metodická a konzultačná podpora koncových používateľov Ú BSK a OvZP, vzdelávanie koncových používateľov, služby monitoringu a profylaktiky serverov a služby podpory a poskytovanie aktualizovaných verzií EIS. Prínosom musí byť garantovanie bezpečnej prevádzky informačného systému v stabilnom technologickom prostredí na podporovaných platformách spolu s rozšírenými funkcionalitami systému.

Metodická a konzultačná podpora - Aplikačný outsourcing pre OVZP

Poskytovanie podpory koncových užívateľov na organizáciách v zriaďovateľskej pôsobnosti BSK vo forme konzultácii a riešení štandardných situácií, technická podpora (telefonické a e-mailové poradenstvo) koncových používateľov OvZP v časovom rozsahu minimálne 158 hodín na obdobie 1 mesiaca v pracovných dňoch od 8:00 do 16:00 minimálne v rozsahu:

• riešenie nahlasovaných problémov a žiadostí cez portál dodávateľa,
• telefonické poradenstvo a poradenstvo metodických postupov s vyhradenou linkou pre urgentné prípady,
• osobné poradenstvo používateľom
• e-mailová komunikácia s OvZP pri riešení požiadaviek
• poskytnutie mesačného prehľadu problémov a žiadostí, ktoré dodávateľ s OvZP riešil. Prehľady musia obsahovať: názov organizácie, meno používatelia, kedy bola požiadavka zaevidovaná a vyriešená, popis požiadavky a uvedenie modulu ktorého sa požiadavka týkala, kto požiadavku riešil.

Metodická a konzultačná podpora - Aplikačný outsourcing pre Ú BSK

Poskytovanie metodickej a konzultačnej podpory koncových užívateľov Ú BSK vo forme konzultácii a riešení štandardných situácií, technická podpora (telefonické a e-mailové poradenstvo) koncových používateľov OvZP v časovom rozsahu minimálne 36 hodín na obdobie 1 mesiaca v pracovných dňoch od 8:00 do 16:00 minimálne v rozsahu:

• riešenie nahlasovaných problémov a žiadostí cez portál dodávateľa,
• telefonické poradenstvo a poradenstvo metodických postupov s vyhradenou linkou pre urgentné prípady,
• osobné poradenstvo používateľom
• e-mailová komunikácia s pri riešení požiadaviek
• Poskytnutie prehľadu problémov a žiadostí, ktoré dodávateľ s OvZP riešil. Prehľady musia obsahovať: názov organizácie, meno používatelia, kedy bola požiadavka zaevidovaná a vyriešená, popis požiadavky a uvedenie modulu ktorého sa požiadavka týkala, kto požiadavku riešil

Školenia pre koncových používateľov

Poskytovanie metodickej a konzultačnej podpory vo forme školení pre koncových používateľov OvZP v rozsahu 800 hodín na obdobie 60 mesiacov. Školenia budú vykonávané na základe písomnej objednávky.

Služby monitoringu serverov

Poskytovanie služby monitoringu aplikačných / databázových serverov. Na základe výsledkov monitoringu vykonávanie profylaktiky, odporučenia pre zmeny nastavení, upload nových verzií EIS a poskytovanie pravidelných (mesačných) reportov objednávateľovi.

Predmetom sú pravidelné profylaktické práce (minimálne raz mesačne):

• kontrola logov
• kontrola voľného priestoru na diskoch
• kontrola vyťaženia CPU a RAM
• kontrola dostupnosti bezpečnostných záplat pre softvérové produkty

Výsledkom je návrh opatrení a v prípade bezpečnostných záplat ich bezprostredná aplikácia.

Podpora serverov bude vykonávaná vzdialeným prístupom.

Poskytovateľ vždy po uplynutí kalendárneho mesiaca odovzdá objednávateľovi protokoly z administrácie systému, ktoré budú obsahovať minimálne:

• dátum a čas profylaktickej kontroly a zistené hodnoty (voľné miesto, priemerné vyťaženie)
• výnimočné stavy z logov systému
• zoznam aplikovaných bezpečnostných záplat a aktualizácií systému
• meno osoby, ktorá kontroly vykonala

Služby podpory

Poskytovanie služieb podpory a aktualizácií prevádzkovaných modulov a funkčných rozšírení v prostredí Bratislavského samosprávneho kraja jeho organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti k aplikačnému programovému vybaveniu EIS v nasledujúcom rozsahu:

• poskytovanie aktualizovaných verzií aplikačného vybavenia EIS pre Ú BSK a OvZP,
• poskytovanie aktualizovaných verzií databázového prostredia pre potreby prevádzky EIS,
• zapracovanie všetkých legislatívnych zmien do dodaného aplikačného programového vybavenia, ktoré znamenajú zmeny už existujúcich algoritmov, nezahŕňa to funkčnosti nad rámec rozsahu pôvodných modulov,
• dodávka / inštalácia takto aktualizovaných programových modulov, ktorých súčasťou sú nové funkčnosti zaradené poskytovateľom do aplikačného programového vybavenia v rámci vlastného rozvoja štandardných modulov,
• odstraňovanie vád algoritmu dodávkou aktualizovanej verzie v lehotách stanovených zmluvou.

Prevádzková podpora EIS BSK

V rámci prevádzkovej podpory je potrebné vykonávať pravidelné aj nepravidelné zásahy do systému, ktorých cieľom je udržať systém plne funkčný a zároveň pre koncových používateľov plne použiteľný.

Hot-line a podpora koncových používateľov v režime 5x8

Predmetom je poskytovanie poradenstva a riešenie operatívnych problémov koncových používateľov Ú BSK a OvZP na základe telefonického alebo e-mailového kontaktu počas pracovných dní v čase 8:00-16:00.

Priama podpora koncových používateľov bude vykonávaná vzdialeným prístupom na ich pracovné stanice.

Havarijná služba

Havarijná služba je poskytovaná pre riešenie neštandardných situácií, výsledkom ktorých je úplná nefunkčnosť tých softvérových produktov. Doba riešenia havárie sa počíta od okamihu jej prijatia pracovníkom Hot-linu až do okamihu oznámenia vyriešenia havárie. Doba riešenia havárie bude skrátená na najkratšiu možnú mieru, maximálna doba riešenia sú 3 pracovné dni, ak rozsah služby neuvádza inak. Poskytovateľ začne poskytovať havarijnú službu najneskôr do konca nasledujúceho pracovného dňa (reakčná doba) od nahlásenia jej potreby prostredníctvom Hot-Line a Zákazníckeho portálu. V prípade, že definícia Rozsah služby uvádza inú reakčnú dobu, je určujúca táto reakčná doba.

Odstraňovanie vád systému a potrebné zmeny nastavení

Predmetom je odstraňovanie chýb v softvéri, ktoré sa prejavia počas práce koncových používateľov, zmeny v nastaveniach systému v súvislosti so zmenami procesov v organizácii alebo v súvislosti s legislatívnymi zmenami, vytváranie používateľských účtov, skupín, profilov oprávnení.

V prípade chýb a požiadaviek nahlásených koncovým používateľom telefonicky alebo e-mailom počas pracovných dní v čase 8:00-16:00 je poskytovateľ povinný reagovať nasledovne:

Kategorizácia chýb

• Kritická chyba: znamená vážne chyby s najvyššou priori-tou, ktoré majú kritický vplyv na funkčnosť prevádzkovanej služby (modulu), to znamená, že znemožňujú užívanie aplikácie alebo jej hlavnej časti a nemožno ich riešiť žiadnym náhradným opatrením. Doba na vyriešenie kritickej chyby: max. 4 hodiny.
• Závažná chyba: znamená vážne chyby blokujúce dôležité časti prevádzkovanej služby (modulu), existuje však náhradné riešenie pre obmedzenie týchto chýb a umožňuje tak ďalšiu prevádzku služby (modulu). Doba na vyriešenie závažnej chyby: max. 24 hodín.
• Bežná chyba: ostatné chyby. Doba na vyriešenie bežnej chyby: max. 3 dni.  

Po vzájomnej dohode poskytovateľa a objednávateľa, a na základe navrhnutého riešenia je možné dobu realizácie predĺžiť.

Poskytovateľ vždy po uplynutí kalendárneho mesiaca odovzdá objednávateľovi protokoly so zoznamom zmien systému, ktoré budú obsahovať minimálne:

• dátum, čas a meno osoby, ktorá zmenu vykonala
• stručný popis zmeny

Plán rozvoja

Ďalší rozvoj zahŕňa ďalšiu modernizáciu a aktualizáciu, ktorá bude vynútená budúcimi legislatívnymi zmenami, zmenami pracovných postupov alebo zmenou vnútorných alebo vonkajších rozhraní systémov, s ktorými sa informačný systém integruje alebo bude integrovať. V prípade požiadaviek na rozvoj sa budú tieto úpravy vykonávať na základe čiastkových objednávok.

Počas obdobia prevádzkovania EIS sa očakáva viacero zmien, ktoré si vynútia ďalšie úpravy aplikácie. Očakávajú sa najmä:

• zmeny slovenských zákonov a európskej legislatívy súvisiace a upravujúce pravidlá verejného obstarávania na národnej aj medzinárodnej úrovni,
• zmeny biznis procesov a pracovných postupov v rámci APV s cieľom minimalizovať manuálne pracovné postupy a zaviesť ešte vyššiu mieru elektronickej komunikácie,
• zmeny iných systémov orgánov verejnej správy, s ktorými sa bude EIS integrovať a ktorých rozhrania sa budú meniť alebo rozvíjať.

8.     HARMONOGRAM

Časový harmonogram projektu je nastavený pre realizačnú fázu na 4 mesiace a finálnym termínom dokončenia do 31.10.2023. Projekt / Rozvojová požiadavka musí začať najneskôr do 07/2023 a musí byť ukončená najneskôr do 10/2023. Následne od 11/2023 bude zabezpečená podpora a rozvoj podľa požiadaviek BSK počas zmluvného obdobia na 5 rokov.

Rozvojové témy, ktoré sú súčasťou tohto projektu / zmenovej požiadavky budú implementované počas platnosti nového zmluvného obdobia 5 rokov (od 10/2023) na základe priority objednávateľa v maximálnom rozsahu 366 človekodní. Za každú tému bude spracovaný bližší realizačný harmonogram v čase realizácie danej požiadavky (štandardne v rámci etáp Analýza a Dizajn, Implementácie a testovanie, nasadenie).

Indikatívny harmonogram v prípade zmeny existujúceho riešenia EIS:

Projekt bude realizovaný metódou Waterfall

Waterfall - vodopádový prístup počíta s detailným naplánovaním jednotlivých krokov a následnom dodržiavaní postupu pri vývoji alebo realizácii projekty. Projektovému tímu je daný minimálny priestor na zmeny v priebehu realizácie. Vodopádový prístup je vhodný a užitočný v projektoch, ktorý majú jasný cieľ a jasne definovateľný postup a rozdelenie prác.

Verejný obstarávateľ projektu vypracoval funkčnú špecifikáciu - detailnú a technickú špecifikáciu - rámcovú.

9.     ANALÝZA NÁKLADOV, PRÍNOSOV A RÁMCOVÝ ROZPOČET

V rámci ekonomickej analýzy je kladený dôraz predovšetkým na definovanie prínosov navrhovaného projektu a to ako kvalitatívnych, tak aj kvantitatívnych (finančné a ekonomické).

Kvantitatívne prínosy v rámci navrhovaného projektu sú:

• Šetrenie finančných nákladov na prevádzku a rozvoj
• Šetrenie času zamestnanca úradu BSK
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie dodávateľských faktúr (prepojenie so systémom EFA)
  • Šetrenie času zamestnanca na vykonanie finančnej kontroly (vykonanie finančnej kontroly priamo v systéme)
  • Šetrenie času zamestnanca na vytvorenie a doručenie rozpočtového opatrenia (elektronické vytvorenie a doručenie na OvZP)
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie miezd a úhrady miezd (prepojenie so mzdovým systémom)
• Šetrenie času zamestnanca 80-tich OvZP
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie dodávateľských faktúr (prepojenie so systémom EFA)
  • Šetrenie času zamestnanca na vykonanie finančnej kontroly (vykonanie finančnej kontroly priamo v systéme)
  • Šetrenie času zamestnanca na prijatie rozpočtového opatrenia (elektronické doručenie na OvZP)
  • Šetrenie času zamestnanca na zaúčtovanie miezd a úhrady miezd (prepojenie so mzdovým systémom)

Kvalitatívne prínosy v rámci navrhovaného projektu sú:

• Zabezpečenie plynulej prevádzky po skončení zmluvy

Parametre pre účely ohodnotenia prínosov (jednotlivé údaje sú zo štatistických údajov, ak nie je uvedené inak – bližšie informácie k nižšie uvedeným parametrom a vysvetlenia sú uvedené v CBA):

Náklady na súčasné riešenie (účinnosť 1.11.2019, platná do 31.10.2023)                                                                

Priemerná ročná suma služby metodickej a konzultačnej podpory (priemer za posledné 4 roky): 98 424 €

Priemerná ročná suma za službu monitoring serverov (priemer za posledné 4 roky): 15 436,80 €

Priemerná ročná suma za službu podpory (priemer za posledné 4 roky): 227 849,33 €

Priemerná ročná suma za službu rozvoja (priemer za posledné 4 roky): 100 945,80 €

Náklady na budúce riešenie

Implementácia, prispôsobenia/úpravy systému, migrácia dát: 0,00 €

Metodická a konzultačná podpora - Aplikačný outsourcing a školenia: 95 544,00 €

Služby monitoringu serverov: 15 436,80 €

Služby podpory: 227 849,33 €

Služby rozvoja: 48 067,20 €

Jednorazová investícia na realizáciu exit plánu pri výmene dodávateľa pre Ú BSK a OvZP: 54 000,00 €

Priemerný ročný počet dodávateľských faktúr doručených úradu BSK: 2 145

Priemerný ročný počet dodávateľských faktúr doručených na 80 OvZP BSK: 35 693

Priemerný čas spracovanie faktúry As-Is: 0,14 hod.

Priemerný čas spracovanie faktúry To-Be: 0,02 hod.

Priemerný ročný počet finančných kontrol na úrade BSK: 18 327

Priemerný ročný počet finančných kontrol na 80 OvZP BSK: 73 512

Priemerný čas spracovanie finančnej kontroly As-Is: 0,05 hod.

Priemerný čas spracovanie finančnej kontroly To-Be: 0,02 hod.

Priemerný ročný počet rozpočtových opatrení na úrade BSK: 600

Priemerný čas spracovanie rozpočtového opatrenia As-Is: 0,12 hod.

Priemerný čas spracovanie rozpočtového opatrenia To-Be: 0,05 hod.

Ročný počet spracovaných miezd pre úrad BSK + 10 vybraných OvZP: 132

Priemerný čas zaúčtovania miezd As-Is: 45 hod.

Priemerný čas zaúčtovania miezd To-Be: 1 hod.

Celkové investičné náklady na rozvoj systému sú stanovené na sumu 240 336 EUR s DPH, ktoré sú vyčíslené v prvom roku realizácie projektu T1. Pre realizáciu je plánovaná investícia pre realizáciu Exit plánu vo výške 54 000 EUR s DPH, ktorá je tiež vyčíslená v prvom roku. Celková investícia na rozvoj systému je 294 336 EUR.

Oproti súčasnému stavu, kedy sa zabezpečuje podpora a rozvoj pre BSK a jej 80 OvZP sa predpokladajú znížené náklady na prevádzku ekonomického informačného systému BSK (2 880 EUR/ročne) a znížený rozvoj vo výške (52 878,60 EUR/ročne) . Ich celková výška je stanovená kvôli zabezpečeniu podpory a rozvoja riešenia aj pre ďalších celkovo 80 OvZP nasledovne:

• Prevádzka a podpora: 338 830,13 EUR / ročne
• Rozvoj: 48 067,20 EUR / ročne

Súčasná zmluva pre prevádzku a rozvoj je platná do 10/2023. V budúcom stave teda počítame s týmito nákladmi a na zvyšné 2 mesiace sú alikvotne prepočítané náklady budúceho stavu. Pre budúce riešenie je potrebné obstarať na obdobie 5 rokov nasledovný rozsah:

• Prevádzka a podpora: 1 694 150,64 EUR
• Rozvoj (predmet projektu): 240 336 EUR (bude realizovaný ako obstarávanie v maximálnom rozsahu 366 človekodní)
• Jednorazová realizácia Exit planu: 54 000 EUR

Tabuľka 1: Náklady na budúce riešenie

Prevádzkové náklady súčasného stavu zahŕňajú len náklady (prevádzka a rozvoj) na strane BSK, ako aj na strane jednotlivých OvZP.

Tabuľka 2: Náklady na existujúce riešenie

Riadenie projektu ako aj nutné interné kapacity podľa vyhlášky budú zabezpečené z interných zdrojov bez ďalších nárokov na náhradu mzdy. Ich približné vyčíslenie počtu človekodní je súčasťou priloženej CBA.

Tabuľka 3: Rozdiel v nákladov medzi existujúcim a navrhovaným riešením

Sumarizácia nákladov a prínosov za ekonomický informačný systém BSK

Projekt je návratný už v 2 roku od začatia poskytovania služieb (T2) s dosiahnutým šetrením na úrovni 425 075 EUR za obdobie 10 rokov.

Pomer prínosov a nákladov (BCR): -5,46 (mínusové BCR značí, že náklady budúceho stavu sú nižšie ako súčasného stavu)

Ekonomická vnútorná výnosová miera (EIRR): 29,6 %

Finančná čistá súčasná hodnota (FNPV): 318 615 EUR

Ekonomická čistá súčasná hodnota (ENPV): 1 593 133 EUR

Detailné informácie sú uvedené v samostatnej prílohe BC/CBA.

10.   HLAVNÉ RIZIKÁ A ZÁVISLOSTI

Riziká a závislostí sú spracované v Prílohe č. 1  – Zoznam RIZÍK a ZÁVISLOSTI

11.   PROJEKTOVÝ TÍM A PRACOVNÉ NÁPLNE

Zostavuje sa Riadiaci výbor (RV) v minimálnom zložení:

• Predseda RV;
• zástupca vlastníkov procesov objednávateľa
• zástupca kľúčových používateľov objednávateľa
• člen RV zodpovedný za proces VO
• zástupca dodávateľa (bude doplnený až po ukončení VO / voliteľný člen)

Určuje sa Projektový manažér verejného obstarávateľa (PM) a zostavuje sa Projektový tím v zložení:

• kľúčový používateľ,
• IT analytik.

Podrobné pracovné náplne, povinnosti projektového tímu a ich zodpovednosti budú predmetom menovacích dekrétov.

Projektový manažér

• zodpovedá za riadenie projektu počas celého životného cyklu projektu. Riadi projektové (ľudské a finančné) zdroje, zabezpečuje tvorbu obsahu, neustále odôvodňovanie projektu (aktualizuje BC/CBA) a predkladá vstupy na rokovanie Riadiaceho výboru. Zodpovedá za riadenie všetkých (ľudských a finančných) zdrojov, členov projektovému tím objednávateľa a za efektívnu komunikáciu s dodávateľom alebo stanovených zástupcom dodávateľa.
• zodpovedá za riadenie prideleného projektu - stanovenie cieľov, spracovanie harmonogramu prác, koordináciu členov projektového tímu, sledovanie dodržiavania harmonogramu prác a rozpočtu, hodnotenie a prezentáciu výsledkov a za riadenie s tým súvisiacich rizík. Projektový manažér vedie špecifikáciu a implementáciu projektov v súlade s firemnými štandardami, zásadami a princípmi projektového riadenia.
• zodpovedá za plnenie projektových/programových cieľov v rámci stanovených kvalitatívnych, časových a rozpočtovým plánov a za riadenie s tým súvisiacich rizík. V prípade externých kontraktov sa vedúci projektu/ projektový manažér obvykle podieľa na ich plánovaní a vyjednávaní a je hlavnou kontaktnou osobou pre zákazníka.

Kľúčový používateľ

• zodpovedný za reprezentáciu záujmov budúcich používateľov projektových produktov alebo projektových výstupov a za overenie kvality produktu.
• zodpovedný za návrh a špecifikáciu funkčných a technických požiadaviek, potreby, obsahu, kvalitatívnych a kvantitatívnych prínosov projektu, požiadaviek koncových používateľov na prínos systému a požiadaviek na bezpečnosť.
• Kľúčový používateľ (end user) navrhuje a definuje akceptačné kritériá, je zodpovedný za akceptačné testovanie a návrh na akceptáciu projektových produktov alebo projektových výstupov a návrh na spustenie do produkčnej prevádzky. Predkladá požiadavky na zmenu funkcionalít produktov a je súčasťou projektových tímov

IT analytik

• zodpovedá za zber a analyzovanie funkčných požiadaviek, analyzovanie a spracovanie dokumentácie z pohľadu procesov, metodiky, technických možností a inej dokumentácie. Podieľa sa na návrhu riešenia vrátane návrhu zmien procesov v oblasti biznis analýzy a analýzy softvérových riešení. Zodpovedá za výkon analýzy IS, koordináciu a dohľad nad činnosťou SW analytikov.
• analyzuje požiadavky na informačný systém/softvérový systém, formálnym spôsobom zaznamenáva činnosti/procesy, vytvára analytický model systému, okrem analýzy realizuje aj návrh systému, ten vyjadruje návrhovým modelom.
• Analytik informačných technológií pripravuje špecifikáciu cieľového systému od procesnej až po technickú rovinu. Mapuje a analyzuje existujúce podnikateľské a procesné prostredie, analyzuje biznis požiadavky na informačný systém, špecifikuje požiadavky na informačnú podporu procesov, navrhuje koncept riešenia a pripravuje podklady pre architektov a vývojárov riešenia, participuje na realizácii zmien, dohliada na realizáciu požiadaviek v cieľovom riešení, spolupracuje pri ich preberaní (akceptácie) používateľom.
• Pri návrhu IT systémov využíva odbornú špecializáciu IT architektov a projektantov. Študuje a analyzuje dokumentáciu, požiadavky klientov, legislatívne a technické podmienky a možnosti zvyšovania efektívnosti a výkonnosti riadiacich a informačných procesov. Navrhuje a prerokúva koncepcie riešenia informačných systémov a analyzuje ich efekty a dopady. Zabezpečuje spracovanie analyticko-projektovej špecifikácie s návrhom dátových a objektových štruktúr a ich väzieb, užívateľského rozhrania a ostatných podkladov pre projektovanie nových riešení.
• Spolupracuje na projektovaní a implementácii návrhov. Môže tiež poskytovať poradenstvo v oblasti svojej špecializácie. Zodpovedá za návrhovú (design) časť IT - pôsobí ako medzičlánok medzi používateľmi informačných systémov (biznis pohľad) a ich realizátormi (technologický pohľad).

12.   PRÍLOHY

I_01_PRILOHA_1_REGISTER_RIZIK-a-ZAVISLOSTI_BSK