I-02 Projektový zámer (projektovy_zamer)

PROJEKTOVÝ ZÁMER

Manažérsky výstup  I-02

 podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z. 

Schvaľovanie dokumentu

1. História DOKUMENTU

2. ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

V súlade s Vyhláškou 401/2023 Z.z. je dokument I-02 Projektový zámer určený na rozpracovanie detailných informácií prípravy projektu, aby bolo možné rozhodnúť o pokračovaní prípravy projektu, pláne realizácie, alokovaní rozpočtu a ľudských zdrojov.

Dokument Projektový zámer v zmysle vyššie uvedenej vyhlášky obsahuje manažérske zhrnutie, rozsah, ciele a motiváciu na realizáciu projektu, zainteresované strany, alternatívy, návrh merateľných ukazovateľov, detailný opis požadovaných projektových výstupov, detailný opis obmedzení, predpokladov, tolerancií a návrh organizačného zabezpečenia projektu, detailný opis rozpočtu projektu a jeho prínosov, náhľad architektúry a harmonogram projektu so zoznamom rizík a závislostí.

2.1 Použité skratky a pojmy

2.2 Konvencie pre typy požiadaviek (príklady)

Zoznam požiadaviek vychádza z biznis požiadaviek Implementačného plánu ŽS1. Počas implementácie programu ŽS1 sa rozlišujú na biznis požiadavky MMP (Minimal Marketable Product) – ktoré sú „must“ na dodanie implementácie celkovej životnej situácie. Požiadavky, ktoré nie sú MMP ešte viac napĺňajú ciele programu životných situácií, ale patria do kategórie „should“ alebo „could“.

3. DEFINOVANIE PROJEKTU 

3.1 Manažérske zhrnutie

Životná situácia 1 – Strata a hľadanie zamestnania je jednou z prioritných životných situácií identifikovaných MIRRI ako Investície 1 v rámci Plánu obnovy a odolnosti, komponent 17. Cieľ realizovať životné situácie ako eGov služby je uvedený už NKIVS, pričom. životné situácie sú definované ako rôzne udalosti, ktorými občania alebo právnické osoby prechádzajú v rámci svojho života.

Realizácia životných situácií je v súlade aj so strategickými zámermi SP v dokumente “Strategické zámery činnosti Sociálnej poisťovne na obdobie rokov 2024-2029"  schváleného NR SR, ktorý predstavuje základný riadiaci dokument rozvoja SP a venuje sa základným hodnotám a strategickej vízii SP. Dokument identifikuje poskytované elektronické služby SP a využívanie ŠP SP ako silnú stránku, no vôľa realizovať rozvojové aktivity v rámci poisťovne je limitovaná slabými stránkami úzko spojenými s projektami životných situácií, najmä  zastaraný hardware a software a chýbajúca podpora, nízka flexibilita pri zmenách v IS SP, nedostatočná integrácia systémov a IT služieb a pretrvávajúca kultúra byrokracie. SP vidí príležitosť v implementácii životných situácií a Plánu obnovy a odolnosti najmä v implementácii aktuálnych trendov v elektronizácii, v zavádzaní proklientskych a proaktívnych služieb a v zdieľaní referenčných dát inštitúciami verejného sektora, ktoré by mali z časti odstrániť aj spomenuté slabé stránky.

Dokument identifikuje hlavné princípy na obdobie 2024-2029 Elektronický vývoj činnosti poisťovne a Proces kontinuálneho zlepšovania, ktoré sú v súlade s filozofiou e-Governmentu so zámerom poskytovať dostupné profesionálne služby klientom (Strategický zámer A) a vybudovať zo SP moderne riadenú inštitúciu (Strategický zámer B).

Strategický cieľ A sa viaže nielen na elektronizáciu a digitalizáciu agendy a e-Gov služieb, ale myslí aj na klientov , ktorí elektronické služby nemôžu z akéhokoľvek dôvodu využívať. Pre týchto klientov má SP poskytovať služby v moderných klientskych centrách, ktoré sa budú snažiť o čo najväčšiu mieru implementácie elektronizácie a digitalizácie pri scenári osobnej návštevy pobočky SP.

Strategický cieľ B je zameraný na interné predpoklady inštitúcie pre efektívne procesy v rámci SP, ktorých konečným užívateľom výhod nebudú len zamestnanci SP, ale aj občania. Efektívne procesy, integrované IS a elektronizácia agendy bude mať za dôsledok rýchlejší priebeh konaní a rozširovanie ponuky elektronických služieb.

Dokument poskytuje akúsi roadmapu pre spôsob implementácie budúcich aktivít SP a identifikuje niekoľko strategických cieľov, z ktorých nasledujúce sú priamo spojené s projektami životných situácií (viď Obrázok 1):

• Strategický cieľ A.1: Zvyšovanie kvality koncových služieb (implementácia životných situácií a vytvorenie unifikovaného kontaktného miesta)
• Strategický cieľ A.2: Plynulé zlepšovanie služieb (zbieranie spätnej väzby a vytvorenie Centra hodnotenia kvality a reklamácií)
• Strategický cieľ A.3: Proaktívna komunikácia s klientom (prostredníctvom verejného mediálneho priestoru a vlastných komunikačných kanálov a notifikačného modulu v spolupráci s NASES)

Obrázok 1: Strategické zámery SP v kontexte budovania životných situácií

V súlade s NKIVS, Strategickými zámermi SP a programom životných situácií bola Sociálna poisťovňa identifikovaná ako jeden z hlavných aktérov v životnej situácii Strate a hľadanie zamestnania, následne bola vyzvaná priamym vyzvaním MIRRI 17I01-04-023 a stala sa priamym prijímateľom prostriedkov mechanizmu podľa zmluvy 34406-1/2023-BA.

Životná situácia sa v prostredí SP plánuje realizovať dvomi projektami – projekt ŽS1 a Projekt Prierezové oblasti ŽS. Tento dokument sa venuje projektu ŽS 1.

Projekt ŽS 1 v prostredí Sociálnej poisťovne nadväzuje na dokumenty MIRRI k prioritným životným situáciám – Investičný plán a Implementačný plán. Projekt ŽS1 je postavený na zmenových požiadavkách, ktoré vychádzajú z identifikácie optimalizačných príležitostí a ktoré majú odstrániť alebo mitigovať nedostatky zistené v procese tvorby Investičného plánu ŽS1 a majú prispieť k naplneniu cieľov programu Životných situácií.

Cieľom implementácie ŽS 1 je zjednodušiť zákaznícku cestu občanov, ktorí spĺňajú podmienky nároku na dávku v nezamestnanosti, požiadali si o dávku v nezamestnanosti prostredníctvom ÚPSVaR, alebo individuálne podaním žiadosti na Sociálnej poisťovni. Projekt bude realizovaný prostredníctvom zmenových požiadaviek na rozvoj existujúcich informačných systémov SP, a to najmä zdrojových informačných systémov Poistenia v nezamestnanosti a garančného poistenia, Informačného systému jednotný výber poistného a Informačného systému Elektronické komunikačné prostredie. Zmenové požiadavky na informačné systémy avšak aj zmeny systémov, ktoré sa budú vyvíjať internými kapacitami SP budú financované z prostriedkov Plánu obnovy a odolnosti SR – komponent 17. SP bude na základe uzatvorených zmlúv, ktoré určia celkovú alokáciu na budovanie životných situácií predkladať žiadosti o platbu, ktorých prílohou bude projektová dokumentácia.  

Celková hodnota Projektu ŽS 1 je 811 641,20€ bez DPH.

3.2 Motivácia a rozsah projektu

Analýzou vykonanou dotknutými OVM a MIRRI popísanou v Investičnom pláne bolo identifikovaných niekoľko oblastí, v ktorých je Životná situácia 1 v rozpore s princípmi eGOV služieb alebo princípy aplikuje iba čiastočne. Ide o princípy:

1. Jednoduchosť
   1. Zrozumiteľnosť
   2. Prehľadnosť
   3. Personalizácia
   4. 1x a dosť
   5. Uniformita online
   6. Jednotný obslužný bod
2. Proaktivita
   1. Proaktívne ponuky, štát nečaká
3. Efektivita
   1. 1x a dosť
   2. Optimalizácia/Digital first
   3. Aktuálnosť
4. Informovanosť
   1. Prístup k mojim informáciám
   2. Podpora
   3. Predvídateľnosť
5. Participácia

Navrhovaný projekt je zároveň v súlade s cieľmi programu Životných situácií zadefinovaných v Investičnom pláne, ktoré vychádzajú aj z NKIVS (viac v podkapitole 3.4 a 3.5):

• zjednodušiť elektronickú komunikáciu občana so štátom – jasná a jednoduchá komunikácia
• 1x a dosť – prepájanie s registrami, databázami o digital first
• redukovať vstupy občana
• redukovať formuláre
• v akom stave je požiadavka
• overenie cez počítač, mobil
• Informácie na jednom mieste – hľadanie informácií aj vyriešenie
• promovať online vybavovanie – zvýšiť mieru online vybavovania
• proaktívnosť štátu – notifikácie, možnosť autorizácie, vybavenie úkonov
• minimalizovať úkony na strane občana
• poskytovať zrozumiteľné návody aj ich aktualizovanie
• občan má byť spokojnejší s online vybavovaním
• dostupná online podpora

V kontexte strategických cieľov SP, SP identifikovala výstupy a jednotlivé biznis nástroje potrebné na ich naplnenie (viď Obrázok 2), ktoré sú zladené aj s vyššie uvedenými cieľmi NKIVS a cieľmi programu životných situácií.

Obrázok 2: Strategické zámery SP a ich napĺňanie

Problémy, ktoré projekt rieši, biznis návrh celkového riešenia a rámec aktivít SP na návrhu riešenia:

Biznis procesy

• vypĺňanie, podávanie a spracovanie Žiadosť o dávku v nezamestnanosti

• poskytnutie údajov a novej pracovnej zmluvy v procese vyradenia z evidencie UoZ
• zasielanie rozhodnutia o DvN občanovi
• informovanie občana možnosti zaradenia do evidencie UoZ o výmere DvN

Rozsah projektu (subjekty a ISVS, ktorých sa problém a projekt týka)

Obmedzenia pre dosiahnutie cieľov projektu.

• Dostupnosť personálnych kapacít
• Náročnosť implementácie zmenových požiadaviek v danom čase
• Závislosť na centrálnych komponentoch MIRRI, ktoré tvoria predispozíciu na funkčnosti riešenia

3.3 Zainteresované strany/Stakeholderi

3.4 Ciele projektu

3.5 Merateľné ukazovatele (KPI)

3.6 Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Pokryté v Investičnom pláne ŽS 1, kde boli realizované prieskumy, analýzy a identifikované optimalizačné príležitosti. Koncovým používateľom je primárne občan. Avšak optimalizácia procesov identifikuje ako koncového používateľa aj pracovník SP.

3.7 Riziká a závislosti

Riziká a závislosti sú detailizované v samostatnej Prílohe 2 – Zoznam rizík a závislostí.

• Závislosť na MIRRI a dodaní centrálnych komponentov potrebných pre realizáciu životných situácií – dopad na celkovú funkčnosť služby (napr. notifikácie)
• Neskorá integrácia IS SP na MUSP – dopad na poskytovanie a konzumáciu údajov, dopad aj pre iné OVM
• Neskoré dodanie Integračných manuálov zo strany MIRRI/ nedostatočná kvalita integračných manuálov
• Komplikácie zo strany vendorov dotknutých IS – nesúhlas s navrhovaným riešením SP, potreba dodatkovania zmlúv

3.8 Stanovenie alternatív v biznisovej vrstve architektúry

Stanovenie finálnej alternatívy prebehlo pri práci na Investičnom a Implementačnom pláne ŽS1. Biznis riešenie bolo stanovené s ohľadom na výsledky GAP analýzy v Investičnom pláne.

Alternatívy riešení:

Alterantíva 1 – Zachovanie súčasného stavu

Alternatíva 2 – Úprava existujúceho riešenia, ktorá zabezpečí dosiahnutie MMP – základný prínos pre občana s cieľom proaktívnej komunikácie (sprístupnenie zoznamu kandidátov na zaradenie do evidencie UoZ/na vyradenie z UoZ, personalizovaná kalkulačka s výpočtom predpokladanej DvN, príprava IS na rozšírené funkcionality

Alternatíva 3 – Úprava existujúceho riešenia, ktorá zabezpečí MMP a rozšírené funkcionality – rozšírený prínos pre občana s cieľom proaktívnej komunikácie vo  väčšom rozsahu a rozšírenia sprístupnených údajov a  (zasielanie správ o zmene stavu konania, optimalizácia formuláru ŽoDvN v závislosti od interných integrácií, rozšírenie sprístupnených údajov o DvN na portáli SP)

3.9 Multikriteriálna analýza

Vykonaná v kroku tvorby Investičného a Implementačného plánu prostredníctvom identifikácie Optimalizačných príležitostí a v súlade s kapitolou 3.2 Motivácia a rozsah riešenia.   

 3.10 Stanovenie alternatív v aplikačnej vrstve architektúry

Stanovenie alternatív prebehlo pri práci na Investičnom a Implementačnom pláne ŽS1. Biznis riešenie bolo stanovené s ohľadom na výsledky GAP analýzy v Investičnom pláne.

Alternatívy riešení:

• Alterantíva 1 – Zachovanie súčasného stavu
• Alternatíva 2 – Úprava existujúceho riešenia, ktorá zabezpečí dosiahnutie MMP (sprístupnenie zoznamu kandidátov na zaradenie do evidencie UoZ/na vyradenie z UoZ, personalizovaná kalkulačka s výpočtom predpokladanej DvN, príprava IS na rozšírené funkcionality
• Alternatíva 3 – Úprava existujúceho riešenia, ktorá zabezpečí MMP a rozšírené funkcionality (zasielanie správ o zmene stavu konania, optimalizácia formuláru ŽoDvN v závislosti od interných integrácií, rozšírenie sprístupnených údajov o DvN na portáli SP) – vybrané riešenie

3.11 Stanovenie alternatív v technologickej vrstve architektúry

Na úrovni technologickej architektúry nie sú potrebné žiadne zmeny.

4. POŽADOVANÉ VÝSTUPY  (PRODUKT PROJEKTU)

Výstupy projektu sú implementované zmenové požiadavky v informačných systémoch SP a sú skladačkou do plnohodnotnej prioritnej životnej situácie 1 – Strata a hľadanie zamestnania.

I-02, Projektový zámer
Príloha: Zoznam rizík a závislostí (XLSX, 115 kB)
I-03, Prístup k projektu

I-04, Katalóg požiadaviek

R-01, Projektový iniciálny dokument (PID)
Príloha 1.: Akceptačné kritériá

R1-1, Detailný návrh riešenia (DNR) podľa vyhl. č. 401/2023 

R1-2, Plán a stratégia testovania
Príloha 1: Testovacie prípady (TC)
Príloha 2: Sumárny protokol

R3-1, Vývoj, migrácia údajov a integrácia

R3-2, Testovanie

R3-4, Príručky

M-02, Správa o dokončení projektu

M-03, Akceptačný protokol

5. NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

5.1 Prehľad e-Government komponentov

Viď výstup I-03 Prístup k projektu.

6. LEGISLATÍVA

Nie sú potrebné žiadne zmeny v legislatíve.

1. ROZPOČET A PRÍNOSY
   1. Sumarizácia nákladov a prínosov

Ekonomické prínosy sú vypočítané na základe ročného prítoku uchádzačov o zamestnanie sledovaných v štatistike štatistika o počte a štruktúre uchádzačov o zamestnanie, pričom uvažujeme, že o dávku v nezamestnanosti žiada iba polovica uchádzačov a každá elektronická žiadosť ušetrí 2 hodiny času (uchádzač + pracovník SP). Na monetizáciu času sa použila priemerná mzda v národnom hospodárstve.

Výpočet: prítok UoZ za rok (201 504) * ½ (iba polovica žiada) * 2 (hodiny) * 9,25 (eur/hod)= 1 853 836,80 EUR ročne

8. HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

Pozn. Verejné obstarávanie nie je potrebné

9. PROJEKTOVÝ TÍM a riadenie projektu

Riadiaci výbor rozhodujúci o projekte ŽS1 je Riadiacim výborom programu Životných situácií a je tvorený pre celý program životných situácií na SP, nakoľko všetky projekty životných situácií sú financované z jednej zmluvy o poskytnutí prostriedkov mechanizmu.

Členovia RV s hlasovacím právom sú spravidla biznis vlastníci jednotlivých životných situácií alebo vedúci zamestnanci útvarov, na ktoré majú jednotlivé projekty životných situácií veľký dosah (napr. Odbor komunikácie s verejnosťou), prípadne na nich veľmi aktívne spolupracujú s gestorskými útvarmi (sekcia ekonomiky). Projektových manažérov zastupuje Riaditeľka odboru riadenia projektov a implementácie zmien.

Biznis vlastníkom Životnej situácie 1 je riaditeľka sekcie nemocenského poistenia, úrazového poistenia, poistenia v nezamestnanosti a garančného poistenia (Biznis vlastník 1).

Biznis vlastník 2 a biznis vlastník 3 sú riaditelia gestorských útvarov ďalších komplexných životných situácií, ktoré SP realizuje (ŽS8 - Som chorý, mám chorého člena rodiny a ŽS14 - Odchod do dôchodku).

Z dôvodu, že Riadiaci výbor je Riadiaci výbor programu je zástupca prevádzky členom bez hlasovacieho práva. Čiastočne ho pokrýva rola predsedu RV, riaditeľa sekcie stratégií a informatiky.

Dodávatelia zastúpení v RV nie sú, nakoľko projekty jednotlivých životných situácií sú založené na zmenových požiadavkách a RV je tvorené pre všetky životné situácie.

Projektová organizácia

9.1 PRACOVNÉ NÁPLNE

Viď Príloha č. 1 – Pracovné náplne

10. ODKAZY

• Webová stránke Prioritných životných situácií
• Investičný plán prioritných ŽS
• Webová stránka ŽS1 – Strata a hľadanie zamestnania
• Prieskumy - Report z interview Strata a hľadanie zamestnania – ŽS1 Strata a hľadanie zamestnania (PDF, 648 kB) a Výsledná správa Dotazníkový prieskum spokojnosti ŽS1 Strata a hľadanie zamestnania (PDF, 644 kB)
• Investičný plán ŽS1
• Implementačný plán ŽS1
• Mockup: Strata a hľadanie zamestnania (PDF, 1.39 MB)
• Prílohy k Investičnému plánu (ZIP, 2.6 MB)
• Prototyp ŽS1

11. PRÍLOHY

Príloha č.1 – Pracovné náplne

Príloha č. 2 – Zoznam rizík a závislostí