I-01 Ideový zámer (Ideovy_zamer)

Koncept realizácie Implementačného plánu / ŽS5  – Administratívny chod podniku za MV SR

Zadefinovanie celkového pohľadu na projekt Životnej situácie z pohľadu dotknutého OVM. Vysvetľuje opodstatnenosť nákladov a definuje prístup k realizácii zmien.

Identifikácia projektu

1. Prístup k projektu

Cieľom dokumentu je priniesť komplexný pohľad na riešenie životnej situácie 5 – Administratívny chod podniku, popísať navrhované riešenia v rámci predmetnej životnej situácie, definovať rámcový rozpočet, prostredníctvom vypracovania produktového zoznamu požiadaviek, ako aj definovať prístup k riešeniu a implementácii jednotlivých biznis požiadaviek.

Nasledujúca podkapitola bližšie popisuje spôsob riadenia projektu, opierajúc sa o Vyhlášku č. 401/2023 Z.z., pričom pri riadení projektu je uplatňovaná metóda „waterfall“. Kapitola zároveň poskytuje stručný opis navrhovaného riešenia životnej situácie, zainteresované strany a popisuje aktuálne identifikované riziká projektu.

1. 
   
   1. Spôsob riadenia projektu/zmenových požiadaviek

Riadenie projektu „ŽS č. 5 – Administratívny chod podniku“ a zmenových požiadaviek bude realizované metódou „Waterfall“ a to v súlade s Vyhláškou Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie SR č. 401/2023 Z.z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke informačných technológií verejnej správy (ďalej ako  „Vyhláška“).

Riadenie projektu je v súlade s Vyhláškou rozdelené do nasledovných fáz:

• Prípravná a iniciačná fáza;
• Realizačná fáza;
• Dokončovacia fáza.

Prípravná a iniciačná fáza

Aktivity

V rámci prípravnej a iniciačnej fázy projektu bude zavedené organizačné riadenie projektu a to vytvorením riadiaceho výboru projektu[1], určením biznis vlastníka, kľúčového používateľa, výberom dodávateľa, nastavením prierezových činností a vymenovaním členov projektového tímu.

Riadiaci výbor projektu tvorí predseda riadiaceho výboru projektu, zástupca prevádzky a biznis vlastníci alebo nimi poverení zástupcovia. Jeho členom môže byť aj zástupca dodávateľa. Riadiaci výbor projektu zasadá pravidelne, najmenej jedenkrát za tri mesiace.

Medzi aktivity projektového manažéra objednávateľa a projektového tímu v prípravnej a iniciačnej fáze patrí identifikácia hlavných aktivít návrhu, analýzy, vytvorenie, testovanie a odovzdanie projektových výstupov, identifikácia a detailizovanie obsahu a rozsahu projektu, naplánovanie projektu, kapacitný odhad práce, určenie harmonogramu projektu a identifikácia rozhodovacích a kontrolných bodov, plánovanie kvality, v prípade potreby aj príprava a začatie realizácie obstarávania a vytvorenie a aktualizácia manažérskych a špecializovaných výstupov.

Prípravná a iniciačná fáza projektu končí dokončením procesu obstarávania, resp. inej formy zazmluvnenia aktivít dodávateľa (technického implementátora) riešenia.

Riadiaci výbor projektu v rámci prípravnej a iniciačnej fázy projektu schvaľuje projektovú dokumentáciu a prechod do realizačnej fázy projektu. Zápisy z riadiacich výborov projektu a projektové výstupy budú priebežne publikované vždy po schválení riadiacim výborom projektu vo verejnej časti centrálneho metainformačného systému verejnej správy.

Výstupy

Prípravná a iniciačná fáza projektu zahŕňa vytvorenie, schválenie, vydanie, distribúciu a aktualizáciu manažérskych a špecializovaných výstupov pre túto fázu projektu a to najmä:

• Koncept realizácie Implementačného plánu[2]
• Projektový zámer (I-02)
• Prístup k projektu (I-03)
• Katalóg požiadaviek (I-04)
• Plán etapy / Plán fázy (M-01)
• Manažérske správy, plány, reporty, zoznamy, odporúčania a požiadavky (M-02)
• Analýza nákladov a prínosov (M-05)
• Evidencia e-Government komponentov v centrálnom metainformačnom systéme verejnej správy (M-06)

Koncept realizácie Implementačného plánu predstavuje celkový pohľadu na projekt Životnej situácie zo strany dotknutého OVM, vysvetľuje opodstatnenosť nákladov a definuje prístup k realizácii zmien.

Projektový zámer (I-02) súhrnne opisuje manažérske zhrnutie, rozsah, ciele a motiváciu na realizáciu projektu, zainteresované strany, alternatívy, návrh merateľných ukazovateľov, detailný opis požadovaných projektových výstupov, detailný opis obmedzení, predpokladov, tolerancií a návrh organizačného zabezpečenia projektu, detailný opis rozpočtu projektu a jeho prínosov, náhľad architektúry a harmonogram projektu so zoznamom rizík a závislostí.

Prístup k projektu (I-03) obsahuje opis navrhovaného riešenia, architektúru riešenia projektu na úrovni biznis vrstvy, aplikačnej vrstvy, dátovej vrstvy, technologickej vrstvy, infraštruktúry navrhovaného riešenia, bezpečnostnej architektúry, špecifikáciu údajov spracovaných v projekte, čistenie údajov, prevádzku a údržbu výstupov projektu, prevádzkové požiadavky, požiadavky na zdrojové kódy, dodávané riešenie musí byť v súlade so zákonom, zároveň opisuje aj implementáciu projektu a preberanie výstupov projektu.

Katalóg požiadaviek (I-04) funkčných, nefunkčných a technických, ktoré sú relevantné pre projekt a je z nich zrejmý prínos projektu pre zadávateľa, a to nielen z pohľadu funkčných požiadaviek, ale aj z pohľadu používateľa, bezpečnosti a technologického prostredia.

Plán etapy (M-01) obsahuje detailný plán jednotlivej etapy realizačnej fázy projektu vytvorený v štruktúrovanej forme až po úroveň jednotlivých aktivít a je vytváraný a predkladaný projektovým manažérom dodávateľa.

Manažérske správy, plány, reporty, zoznamy, odporúčania a požiadavky (M-02) sú predkladané podľa potreby a patria medzi ne zoznam otvorených otázok, zoznam funkčných zdrojových kódov, zoznam licencií, správa o stave projektu (status report) a požiadavka na zmenu (change request).

Analýza nákladov a prínosov (M-05) je základná analýza, ktorej cieľom je preukázanie výhodnosti realizácie projektu, ktorá okrem nákladovej časti obsahuje aj časť prínosov, kde sa kvantifikuje vo finančnom vyjadrení prínos projektu.

Evidencia e-Government komponentov v centrálnom metainformačnom systéme verejnej správy (M-06) obsahuje evidenciu a popis e-Government komponentov, ktoré budú projektom dodané, zmenené, odstránené alebo opakovane použité, minimálne v rozsahu informačné systémy a ich moduly, poskytované koncové a aplikačné služby a vzťahy medzi nimi, vrátane architektonických modelov.

Realizačná fáza

Aktivity

Realizačná fáza projektu začína po publikovaní schválených projektových výstupov predchádzajúcej fázy životného cyklu projektu v centrálnom metainformačnom systéme verejnej správy. Účelom tejto fázy je navrhnúť, vytvoriť, otestovať, dodať a nasadiť špecializované výstupy.

Predmetná fáza je realizovaná v nasledovných etapách[3]:

• analýza a dizajn,
• nákup technických prostriedkov, programových prostriedkov a služieb,
• implementácia a testovanie,
• nasadenie a postimplementačná podpora.

Každá z uvedených etáp zahŕňa vytvorenie, schválenie, vydanie, distribúciu a aktualizáciu manažérskych a špecializovaných výstupov v súlade s §6 ods. 3 Vyhlášky č. 401/2023 Z.z.

Riadiaci výbor projektu v rámci realizačnej fázy projektu schvaľuje manažérske a špecializované výstupy, akceptačný protokol (M-03) a prechod na začiatok dokončovacej fázy projektu.

Výstupy

Realizačná fáza projektu zahŕňa vytvorenie, schválenie, vydanie, distribúciu a aktualizáciu všetkých manažérskych výstupov pre túto časť fázy projektu, ktoré zabezpečuje projektový manažér objednávateľa spoločne s projektovým manažérom dodávateľa:

• Projektový iniciálny dokument (R-01)
• Detailný návrh riešenia (R1-1)
• Plán a stratégia testovania (R-1-2)
• Nákup technických prostriedkov, programových prostriedkov a služieb (R2)
  • Obstaranie technických prostriedkov (R2-1)
  • Obstaranie programových prostriedkov a služieb (R2-2)
• Implementácia a Testovanie (R3)
  • Vývoj, migrácia údajov a integrácia (R3-1)
  • Testovanie (R3-2)
  • Školenia personálu (R3-3)
  • Dokumentácia (R3-4)
• Nasadenie a Postimplementačná podpora (R4)
  • Nasadenie do produkčnej prevádzky (R4-1)
  • Akceptácia spustenia do produkčnej prevádzky (R4-2)
• Plán etapy (M-01) (vypracovaný pre každú etapu realizačnej fázy)
• Manažérske správy, plány, reporty, zoznamy, odporúčania a požiadavky (M-02) (vypracovaný pre každú etapu realizačnej fázy)
• Akceptačný protokol (M-03) (vypracovaný pre každú etapu realizačnej fázy)
• Evidencia e-Government komponentov v centrálnom metainformačnom systéme verejnej správy (M-06)

Projektový iniciálny dokument (R-01) je manažérsky výstup, ktorý zrozumiteľným spôsobom spája kľúčové informácie potrebné na plánovanie a kontrolu riadenia projektu, sledovanie a vyhodnotenie kvality manažérskych a špecializovaných výstupov projektu, určenie akceptačných kritérií, určenie pravidiel riadenia zmien v projekte, určenie spôsobu evidovania a priorizovania požiadaviek na zmenu, riadenie a komunikáciu v projekte.

Detailný návrh riešenia (R1-1) obsahuje najmä detailný štruktúrovaný návrh riešenia funkčných, nefunkčných a technických požiadaviek.

Testovanie (R3-2) obsahuje Funkčné testovanie (FAT), Systémové a integračné testovanie (SIT), Záťažové a výkonnostné testovanie, Bezpečnostné testovanie (SW/HW a kybernetická bezpečnosť), Používateľské testy funkčného používateľského rozhrania (UX) a Používateľské akceptačné testovanie (UAT).

Dokumentácia (R3-4) obsahuje Aplikačnú príručku, Integračnú príručku, Používateľskú príručku, Zdrojové kódy a licencie, Inštalačnú a konfiguračnú príručku, Prevádzkový opis a pokyny pre diagnostiku, servis a údržbu, Pokyny na obnovu pri výpadku alebo havárii (Havarijný plán), Bezpečnostný projekt a Údaje o monitorovaní úrovne poskytovaných služieb (SLA) aktív IT.

Nasadenie do produkčnej prevádzky (R4-1) - manažér IT prevádzky potvrdí, že informačná technológia spĺňa požiadavky na prevádzku.

Plán etapy (M-01) nadchádzajúcej realizačnej fázy alebo dokončovacej fázy, ktorý dopĺňa Plán projektu príslušnej etapy o potrebné informácie tak, že je možné uskutočnenie etapy operatívne kontrolovať a riadiť.

Manažérske správy, plány, reporty, zoznamy, odporúčania a požiadavky (M-02) sú predkladané podľa potreby a zahŕňajú vyhodnotenie konkrétnej etapy realizačnej fázy projektu a vytvorenie Správy o ukončení etapy a vytvorenie a zdôvodnenie zmenovej požiadavky v projekte.

Akceptačný protokol (M-03) je vytvorený objednávateľovi pre každý odovzdaný výstup a produkt a je potrebné jeho schválenie oboma zmluvnými stranami.

Dokončovacia fáza

Aktivity

Dokončovacia fáza projektu zahŕňa vytvorenie, schválenie, vydanie, distribúciu a aktualizáciu, kontrolu a vyhodnotenie manažérskych výstupov v súlade s §7 ods. 1 Vyhlášky č. 401/2023 Z.z. Vytvorenie a finálnu aktualizáciu v rámci dokončovacej fázy zabezpečuje projektový manažér objednávateľa a predkladá ich riadiacemu výboru projektu na posúdenie a schválenie.

Po naplnení úloh a projektového zadania riadiaci výbor projektu na návrh projektového manažéra uvoľní projektový tím, ako aj všetky ostatné projektové zdroje a prostriedky.

Výstupy

Dokončovacia fáza projektu zahŕňa vytvorenie, schválenie, vydanie, distribúciu a aktualizáciu, kontrolu a vyhodnotenie všetkých manažérskych výstupov pre túto fázu:

• Manažérske správy, plány, reporty, zoznamy, odporúčania a požiadavky (M-02) a to najmä:
  • zoznam rizík a závislostí a vyhodnotenie všetkých zostávajúcich zaznamenaných rizík a závislostí;
  • zoznam otvorených otázok, vyhodnotenie všetkých zostávajúcich otvorených otázok;
  • zoznam ponaučení;
  • správa o výnimočnej situácii (ak je to potrebné);
  • správa o stave projektu;
  • správa o ukončení fázy;
  • požiadavka na zmenu v projekte;
  • správa o dokončení projektu;
  • správa o získaných poznatkoch;
  • plán prevádzky a monitorovania a hodnotenia po odovzdaní projektu;
  • odporúčanie nadväzných krokov.
• Akceptačný protokol (M-03) pre finálny projektový produkt

Eskalačný proces

S ohľadom na potrebu zaistenia operatívnej reakcie na problémy/riziká v súvislosti s realizáciou Projektu (situácie, faktory ohrozujúce priebeh resp. dosiahnutie cieľov Projektu), sú stanovené pravidlá pre eskaláciu potenciálnych otvorených otázok, problémov a rizík. Tie rešpektujú navrhnutú organizačnú a riadiacu štruktúru Projektu.

Aktuálne problémy/riziká, ktoré sa vyskytnú v priebehu realizácie Projektu budú primárne riešené na takej úrovni, na akej vecne vznikli, a to v súlade s priradenými zodpovednosťami a právomocami. Súčasne platí pravidlo, že problémy, ktoré nie je možné pri dobrej vôli vyriešiť z akýchkoľvek dôvodov na nižšej riadiacej úrovni, sú bez zbytočného odkladu postúpené na vyššiu riadiacu úroveň Projektu, tzn. z úrovne Pracovného tímu na Vedúceho pracovného tímu, ďalej na Projektového manažéra a nakoniec na Riadiaci výbor projektu.

Eskalácia prebieha vždy písomnou formou (v prípade osobného oboznámenia je potrebné vyhotoviť záznam) a obsahuje minimálne tieto informácie:

• popis vzniknutej situácie,
• dopad na chod projektu,
• identifikovanie dotknutých osôb a návrh možného riešenia.

Na problém, ktorý sa vyskytne v priebehu realizácie Projektu, môže upozorniť akýkoľvek člen tímu Dodávateľa aj Objednávateľa, a to neformálnym spôsobom (ústne podanie informácie) a/alebo  formálnym spôsobom (odoslanie písomnej informácie alebo e-mailu na Projektové vedenie).

Každý identifikovaný problém musí byť písomne zaznamenaný v zozname rizík a závislostí, prípadne v zozname otvorených otázok, ktoré predstavujú jeden z manažérskych výstupov projektu. Nové identifikované problémy a riziká spolu s vyhodnotením prijatých opatrení na riešenie rizík budú komunikované pravidelne na každom zasadnutí Riadiaceho výboru.

Proces eskalácie riešenia problémov/rizík znázorňuje nasledujúca schéma.

Štruktúra riešenia životnej situácie

Životná situácia č. 5 – Administratívny chod podniku bude z pohľadu riadenia riešená ako jeden projekt, ktorého realizácia bude pozostávať z implementácie viacerých identifikovaných biznis požiadaviek.

Stručný opis projektu

Cieľom projektu riešenia životnej situácie č. 5 – Administratívny chod podniku je zmeniť, resp. vytvoriť nové elektronické služby pre účely odbúrania administratívneho zaťaženia súvisiaceho s podnikaním. Ide teda o identifikáciu a implementáciu riešení, ktoré svojou povahou prispejú k zníženiu administratívnej záťaže podnikateľov v rámci celého životného cyklu podnikania.

Tieto elektronické služby by mali byť pre občana (podnikateľa) prehľadnejšie, zrozumiteľnejšie, personalizované, s jednotným dizajnom a jednotným obslužným bodom. To bude viesť k spokojnosti občanov a podnikateľov, zníženiu administratívneho zaťaženia podnikateľských subjektov, zvýšenej používanosti elektronických služieb štátu a zvýšenej kvalite poskytovaných elektronických služieb štátu. V neposlednom rade môže zníženie nákladov podnikateľov na plnenia administratívnych povinností viesť k úspore finančných zdrojov podnikateľských subjektov, ktoré môže občan (podnikateľ) využiť efektívnejším spôsobom, ako napríklad investovaním do výskumu a inovácií v rámci oblasti, v ktorej podniká.

Projekt životnej situácie 5 – Administratívny chod podniku je v súlade s Investičným plánom – Reforma 1: Budovanie eGovernment riešení prioritných životných situácií rozdelený do 5 oblastí a to:

1. Zmena elektronických služieb (Živnostenský register, Obchodný register);
2. Vytvorenie nových elektronických služieb pre register mimovládnych neziskových organizácií;
3. Zamestnávanie zamestnanca;
4. Štatistické vykazovanie;
5. Zriadenie prevádzky, preventívne opatrenia a kontrolná činnosť.

V rámci riešenia Projektu ŽS5 boli doposiaľ identifikované nasledovné biznis požiadavky, resp. požiadavky na zmenu a úpravu existujúcich IT systémov, ktoré sú bližšie rozpracované v tomto dokumente, resp. v prílohe Produktový zoznam požiadaviek:

• Automatické spracovanie zmenových dávok z RFO pre ŽR SR
• Notifikačná správa o zmene obchodného mena - živnostník FO
• Notifikácia zmena obchodného mena - živnostník FO
• Notifikácia automatická zmena údajov - živnostník FO/PO
• Pridanie predmetu podnikania do ŽR SR
• Ukončenie predmetu podnikania v ŽR SR
• Úprava návodu a umiestnenia služieb na ÚPVS / špecializovanom portáli
• Úprava návodu a umiestnenia služieb na ÚPVS / špecializovanom portáli
• Úprava funkčnosti elektronickej služby - oznamovanie zmien údajov
• Úprava dizajnu elektronickej služby - oznamovanie zmien údajov
• Úprava dizajnu elektronickej služby - oznámenie pozastavenia prevádzkovania živnosti
• Úprava dizajnu elektronickej služby - oznámenie ukončenia podnikania
• Úprava dizajnu elektronických služieb - iné služby ŽR SR
• Úprava dizajnu elektronických služieb - služby JKM
• Zrušenie miestnej príslušnosti pre podanie e-služby ŽR SR
• Zrušenie osvedčenia o živnostenskom oprávnení ako spôsobu preukazovania živnostenského oprávnenia
• Úprava funkčnosti e-služieb pre ohlásenie živnosti a oznamovanie zmien
• Automatický zápis zmien štatutárnych orgánov do ŽR SR
• Pevný číselník predmetov podnikania v oblasti voľnej živnosti
• Notifikácia pre uplynutie platnosti oprávnenia na výkon činnosti
• Notifikácia pre blížiaci sa termín pozastavenia živnosti
• Automatizácia notifikovania podnikateľov cez zaslanie notifikačnej správy
• Monitorovací BI nástroj
• Nová e-služba pre udelenie oprávnenia ku e-schránke cez JKM
• Úprava agendového systému MV SR pre nový platobný modul
• E-služby pre zrušenie RMNO - nadácie
• E-služby pre zrušenie RMNO - neziskové organizácie poskytujúce všeobecne prospešné služby
• E-služby pre zrušenie RMNO - neinvestičné  fondy
• E-služby pre zrušenie RMNO - občianske združenia, odborové organizácie a organizácie zamestnávateľov
• E-služby pre zrušenie RMNO - organizácie s medzinárodným prvkom
• Zmenové e-služby pre RMNO - nadácie
• Zmenové e-služby pre RMNO - neziskové organizácie poskytujúce všeobecne prospešné služby
• Zmenové e-služby pre RMNO - neinvestičné  fondy
• Zmenové e-služby pre RMNO - občianske združenia, odborové organizácie a organizácie zamestnávateľov a ich organizačných jednotiek
• Zmenové e-služby pre RMNO - organizácie s medzinárodným prvkom

Vyššie uvedené doposiaľ identifikované biznis požiadavky, resp. požiadavky na zmenu sa dotýkajú predovšetkým nasledovných informačných systémov:

• CEZIR – Centrálny živnostenský register;
• Notifikačný modul;
• FABASOFT;
• EPODANIA;
• ÚPVS – Ústredný portál verejnej správy;
• MEP – platobný modul ÚPVS;
• JKM2 – IS Jednotné kontaktné miesto;
• RMNO – Register mimovládnych neziskových organizácií.

Doposiaľ identifikované požiadavky budú mať dopad aj na nasledovnú legislatívu:

• Živnostenský zákon č. 455/1991 Z.z.;
• Zákon č. 346/2018 Z. z. Zákon o registri mimovládnych neziskových organizácií 

1. 
   
   1. Namapovanie biznis požiadaviek

Jednotlivé doposiaľ identifikované biznis požiadavky a požiadavky na zmenu, resp. úpravu existujúcich informačných systémov sú podrobne rozpracované v podobe Produktového zoznamu požiadaviek a takisto Implementačného plánu životnej situácie, ktoré tvoria prílohy tohto dokumentu.

1. 
   
   1. Plánovaný spôsob obstarania/zabezpečenia dodávateľa/realizátora

Dodávateľ technického riešenia implementácie identifikovaných biznis požiadaviek a požiadaviek na zmenu, resp. úpravu informačných systémov je zabezpečený prostredníctvom existujúceho zmluvného vzťahu - SLA.

Tab. 1:

1. 
   
   1. Zainteresované strany

Popis aktuálneho stavu

Zákaznícka cesta životnej situácie Administratívny chod podniku zahŕňa široké spektrum povinností, ktoré musí podnikateľ splniť v rámci svojho podnikania. Niektoré oblasti sa vyznačujú nedostatočnou digitalizáciou alebo komplikovanými procesmi. V rámci tohto projektu je životná situácia č. 5 – Administratívny chod podniku rozdelená do týchto 5 oblastí:

1. Zmena elektronických služieb (Živnostenský register,);
2. Vytvorenie nových elektronických služieb pre register mimovládnych neziskových organizácií;
3. Zamestnávanie zamestnanca;
4. Štatistické vykazovanie;
5. Zriadenie prevádzky, preventívne opatrenia a kontrolná činnosť.

V rámci životného cyklu podnikateľskej činnosti podnikatelia nahlasujú zmeny údajov do živnostenského aj obchodného registra, prípadne aj do iných relevantných registrov. Tieto služby sú síce digitalizované, avšak v dôsledku chýbajúcich integrácií a automatického spracovania zmenových dávok z referenčných registrov  a tiež na základe platnej legislatívy musia podnikatelia nahlasovať aj zmeny osobných údajov alebo duplicitne nahlasovať zmeny na viacerých úradoch. Register mimovládnych a neziskových organizácií tieto služby aktuálne nemá digitalizované.

V súvislosti so zamestnávaním zamestnancov má podnikateľ registračné povinnosti voči rôznym inštitúciám, ako aj povinnosť odvádzania odvodov sociálneho a zdravotného poistenia a daňové povinnosti. Napriek veľkej miere digitalizácie v tejto oblasti však stále chýbajú niektoré komplexné elektronické služby pre zamestnávateľa, jednoduchšia registrácia, či jednotný dizajn digitálneho prostredia.

Ďalšou z povinností podnikateľa je predkladanie rôznych štatistických výkazov a finančných výkazov. Štatistický úrad a Daňový úrad už zaviedli elektronické služby pre podnikateľov, čím sa táto povinnosť zjednotila. V rámci štatistického zisťovania však dochádza k významnej záťaži podnikateľov, ktorí majú povinnosť vypĺňať výkazy s duplicitnými informáciami, prípadne informáciami, ktoré už o nich štát má.

Podnikatelia a občania majú aj povinnosti a aktivity spojené s preventívnou, kontrolnou činnosťou a inšpekčnými prehliadkami, ktoré voči nim vykonávajú príslušné štátne inštitúcie. Kontroly predstavujú záťaž spojenú s predkladaním dokladov od iných štátnych inštitúcií a iných dôkazov, ktoré v súčasnosti nie je možné poskytovať elektronicky. Individuálne kontroly sú pomerne časté a nie sú vzájomne koordinované medzi rôznymi inštitúciami.

Procesy súvisiace so zriadením prevádzky sú z časti digitalizované, avšak väčšina služieb stále nemá svoju digitálnu podobu a podnikateľ musí na rôzne úrady dokladovať veľké množstvo dokumentácie. Chýbajú e-služby v rámci kontaktu s ÚVZ, ŠVPS SR, ako aj s obcami.

Služby pre podnikateľov v oblasti poľnohospodárstva majú nízku, prípadne žiadnu úroveň digitalizácie. Existujúce služby a portály pre používateľov sú zastarané a používateľsky nevhodne riešené, čo má za následok vstup nekvalitných dát a to znemožňuje efektívnu kontrolu zo strany štátnych inštitúcií.

Podnikateľ sa počas svojej životnej situácie dostáva aj do kontaktu s inými dôležitými povinnosťami, ako napríklad v oblasti týkajúcej sa daní a poplatkov voči štátu a obciam. Finančná správa SR v tejto oblasti zaviedla elektronické služby a podnikatelia sú povinní komunikovať s daňovým úradom výlučne elektronicky prostredníctvom portálu Finančnej správy. Úroveň digitalizácie v tejto oblasti je vysoká, avšak úroveň elektronických služieb v rámci daňovej a poplatkovej povinnosti obcí sa líši a závisí od konkrétnej obce/mesta v rámci Slovenska.

Popis aktuálneho stavu zo strany používateľov

Z prieskumu Meranie indikátorov rozvoja a spokojnosti s vybranými e-službami verejnej správy 2022, Cieľový segment: biznis sektor vyplýva, že viac ako polovica podnikateľov komunikuje s úradmi minimálne niekoľkokrát za mesiac alebo častejšie. Biznis sektor na komunikáciu s úradmi najviac využíva internet, najmenej preferuje poštu. V rámci online komunikácie dominuje e-mail. Na hľadanie informácií ohľadne úradných záležitostí podnikatelia najčastejšie využívajú webové stránky konkrétnych úradov. Často však volia aj email, portál slovensko.sk a komerčné webové stránky.

Takmer polovica podnikateľov sa cíti byť dostatočne informovaná o e-službách štátu. Najvyššia miera informovanosti sa týka úkonov spojených s podaním daňového priznania a informáciách z katastra nehnuteľností. Naopak, oblasť súdneho konania si podnikatelia najmenej spájajú s možnosťou vybavenia cez internet. Viac ako tretina firiem si v roku 2022 vybavovala záležitosti ako výpis z registra trestov, priznanie k dani z nehnuteľnosti, návrh na súdne konanie či

založenie firmy osobnou návštevou úradu. Online formu najviac využívali pri službách spojených s Covidom a na vyhľadávanie v zbierke zákonov.

Možnosť prihlásiť sa namiesto čítačky a OP s čipom pomocou mobilného ID v smartfóne vníma viac ako ¾ opýtaných podnikateľov ako atraktívnu. Viac ako 60% podnikateľov deklaruje, že má aktivovanú elektronickú schránku. Zo všetkých aktívnych užívateľov e-schránky ju veľmi aktívne (aspoň raz za mesiac) využíva vyše 80%. Z toho vychádza, že keď si už podnikatelia zriadia e-schránku, tak ju následne aj veľmi aktívne využívajú.

Až 78% podnikateľov si myslí, že je lepšie úradné veci riešiť online než osobne. Zároveň si však nemyslia, že dochádza k progresu v online riešeniach úradných záležitostí. Celkovú spokojnosť s riešením úradných záležitostí cez internet vyjadrilo 59% podnikateľov, čo predstavuje medziročný rast o 7% a naopak klesá počet nespokojných podnikateľov. Medzi najväčšie benefity uvádzajú ušetrený čas a rýchlosť vybavenia. Ako nevýhody najčastejšie uvádzajú zložitosť a neporozumenie niektorým veciam a nemožnosť sa s niekým poradiť pri problematických otázkach. Najväčšou prekážkou využívania online služieb je ich nekomplexnosť, kedy podnikateľ v určitom bode aj tak musí navštíviť úrad osobne. Nasledujú technické nedostatky, kedy elektronické služby nefungujú správne.

Z Guerilla výskumu Dashboard osobnej zóny pre podnikateľov z roku 2023 vyplýva, že najčastejšie riešené záležitosti sa týkali ekonomicko-finančného charakteru (povinnosti spojené s DPH, daňami, sociálnou a zdravotnou poisťovňou a pod.). Účastníci výskumu najčastejšie uviedli, že by po prihlásení do ústredného portálu očakávali obsah orientovaný na spravovanie finančných záležitostí (DPH, dane, soc. a zdrav. poisťovňu) a vozidiel, ale aj komunikáciu, informácie a upozornenia spojené s podnikaním. Taktiež uvádzali potrebu nájsť v osobnej zóne všetky možnosti týkajúce sa podnikania a s tým spojených povinností voči štátnym inštitúciám a možnosť riešiť tieto povinnosti „z jedného účtu“ bez nutnosti prihlasovania sa na viaceré platformy úradov. Frustrácia u podnikateľov vyvolávala neschopnosť nájsť jednoducho a rýchlo potrebné dokumenty a náležitosti spojené s podnikaním.

Stakeholderi

V rámci návrhu riešení životnej situácie č. 5 – Administatívny chod podniku, boli doposiaľ identifikovaní nasledovní stakeholderi:

• FO - podnikateľ (SZČO)/živnostník, PO (s.r.o.), Iný podnikateľský subjekt
• Finančná správa Slovenskej republiky
• Obec
• Sociálna poisťovňa
• Zdravotné poisťovne
• Úrad verejného zdravotníctva
• Národný inšpektorát práce
• Živnostenský odbor (Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky)
• Štatistický úrad Slovenskej republiky
• DataCentrum elektronizácie územnej samosprávy Slovenska
• Štátna veterinárna a potravinárska správa

MATICA závislostí

Tab. 2:

1. 
   
   1. Identifikované riziká

Nasledovná tabuľka poskytuje prehľad doposiaľ identifikovaných rizík a k nim prislúchajúcich mitigačných opatrení.

Tab. 3:

1. OPIS Riešenia
   1. Architektúra riešenia

Životná situácia 5 – Administratívny chod podniku

Zmeny v registroch, MV SR

V rámci podnikateľskej činnosti podnikatelia nahlasujú zmeny údajov do registra. Tieto služby sú v prípade živnostenského registra (ŽR) digitalizované, register mimovládnych a neziskových organizácií (RMNO) tieto služby digitalizované nemá. V rámci tejto životnej situácie budú vytvorené zmenové elektronické služby pre RMNO. Cieľom zmien, resp. nových elektronických služieb, bude zjednodušenie procesu pre občana tak, aby nemusel nahlasovať zmeny osobných údajov, t. j. dopracovanie chýbajúcich  integrácií automatickým spracovaním zmenových dávok z referenčných registrov (RFO, RPO, RMNO, CSRÚ).

El. služby by sa mali stať pre občana prehľadnejšími, niekoľko zmenových služieb by malo byť nahradené jedinou zmenovou službou, ktorá bude obsahovať možnosť nahlásenia zmien miesta podnikania, zriadenia – zrušenia prevádzky, zodpovedného zástupcu, pozastavenia, zmeny obdobia pozastavenia, rozšírenie podnikateľskej činnosti, ukončenie vybranej činnosti,  prípadne ďalšie. Služba zániku podnikateľskej činnosti by mala byť určená len na úplné ukončenie podnikania.

Architektúra IS a súvisiacich procesov spracovania elektronického podania:

• 
  
  1. Dotknuté IS
• IS živnostenského registra CEZiR je integrovaný na:

ÚPVS, RFO, RPO, GP, ZP, FS, ECU, OR, RMNO, EPODANIA, FABASOFT - registratúra

• IS RMNO je integrovaný na:

ÚPVS, RFO, RPO, RA, EPodania, ECU, FABASOFT

Zmeny sa dotknú

ÚPVS / Špecializovaný portál MV SR

IS CEZiR

IS RMNO

IS FABASOFT - registratúra

EPodania – spracovanie platieb, integrácia s IS FABASOFT

Notifikačný modul – zasielanie notifikačných správ pre sledované udalosti ( informácia podnikateľa o automatických zmenách v registri, blížiaci sa koniec pozastavenia, preukázanie odbornosti a pod.)

Zapracovanie, resp. zmena,  integračných služieb RFO, RPO, RMNO, CSRÚ.

1. 
   
   1. Previazanie Biznis požiadaviek z ImP na koncové a aplikačné služby, dotknuté procesy.

Zoznam previazaných biznis požiadaviek na koncové a aplikačné služby bude uvedený v samostatnej prílohe - KRImPB_SLUZBY_ZS5_MVSR.

3. ROZPOČET

Rozpočet pre dodávku riešenia ŽS č. 5 je vypracovaný vo forme Produktového zoznamu požiadaviek (PZP), ktorý je neoddeliteľnou súčasťou Konceptu realizácie ImP ŽS a vychádza z ImP projektu.

Odhadovaná suma nákladov CAPEX s DPH je 871 725,60 euro.

Odhadovaná suma nákladov na OPEX s DPH je 57 399,34 euro.

Spolu s DPH: 929 124,94 euro.

4. Prístup k riešeniu jednotlivých biznis požiadaviek

Tab. 4:

Pomoc a usmernenie

Ak by ste v ďalších fázach projektu potrebovali poradiť/pomôcť, v tabuľke nájdete zoznam kontaktov a užitočných zdrojov.

[1] Pre všetky životné situácie bol zriadený jeden Riadiaci výbor

[2] Nahrádza dokument „Ideový zámer“

[3] Predpokladaný rozsah trvania každej etapy je cca 1 rok