PROJEKTOVÝ ZÁMER
Vzor pre manažérsky výstup I-02
podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z.

1.História DOKUMENTU

2.ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

V súlade s Vyhláškou 401/2023 Z.z. je dokument I-02 Projektový zámer určený na rozpracovanie detailných informácií prípravy projektu, aby bolo možné rozhodnúť o pokračovaní prípravy projektu, pláne realizácie, alokovaní rozpočtu a ľudských zdrojov.
Dokument Projektový zámer v zmysle vyššie uvedenej vyhlášky má obsahovať manažérske zhrnutie, rozsah, ciele a motiváciu na realizáciu projektu, zainteresované strany, alternatívy, návrh merateľných ukazovateľov, detailný opis požadovaných projektových výstupov, detailný opis obmedzení, predpokladov, tolerancií a návrh organizačného zabezpečenia projektu, detailný opis rozpočtu projektu a jeho prínosov, náhľad architektúry a harmonogram projektu so zoznamom rizík a závislostí,

2.1Použité skratky a pojmy

3.DEFINOVANIE PROJEKTU

3.1Manažérske zhrnutie

Mesto Košice ako poskytovateľ elektronických služieb má záujem o zlepšenie kvality poskytovaných služieb, ich prístupnosti a celkového používateľského zážitku. Zároveň si uvedomuje potrebu zvýšenia miery využívania elektronických služieb, čo môže priniesť efektívnejší chod mestskej správy a zníženie nákladov. Jedným z cieľov je tiež dosiahnuť súlad s legislatívnymi požiadavkami, konkrétne s vyhláškou č. 78/2020 Z.z., ktorá stanovuje štandardy pre informačné technológie vo verejnej správe.

Občan, ako koncový používateľ týchto služieb, očakáva jednoduchý a intuitívny systém, ktorý mu umožní pohodlný prístup k mestským formulárom a službám. Cieľom je zvýšiť jeho spokojnosť a komfort pri využívaní digitálnych riešení mesta Košice, čím sa prehĺbi jeho dôvera v elektronické služby a tým pádom aj k mestu Košice. Dôležitým aspektom je zníženie času a námahy potrebnej na vybavenie rôznych životných situácií cez elektronické služby.

Podnikateľom záleží na zjednodušení administratívnych procesov súvisiacich s podnikateľskými činnosťami a na možnosti efektívnej interakcie s mestom. Zvýšený komfort a jednoduchšia navigácia v rámci elektronických služieb mesta môžu podnikateľom ušetriť čas a zdroje, čím sa vytvoria priaznivejšie podmienky pre podnikanie v regióne.

Problémom, ktorému mesto čelí, je nízka miera využívania existujúcich elektronických služieb. Tento stav je výsledkom viacerých faktorov, ako sú komplikované používateľské rozhrania, chýbajúca intuitívnosť pri ovládaní systémov a nedostatočné zohľadnenie používateľských štandardov podľa ID-SK 3.0. Z tohto dôvodu nie sú splnené požiadavky vyhlášky č. 78/2020 Z.z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy. Nedostatočný komfort pri využívaní týchto služieb negatívne ovplyvňuje ich popularitu a ochotu občanov aj podnikateľov ich pravidelne používať.

Cieľom projektu je:

• zvýšenie miery využívania elektronických služieb mesta Košice,
• zlepšenie používateľského komfortu pri ich vyhľadávaní a ich používaní a
• zosúladiť riešenie s legislatívou SR (ID-SK)

Stakeholderi projektu sú:

• Mesto Košice
• Občan
• Podnikateľ

Projekt zlepšuje a modernizuje elektronické služby prevádzkované v rámci Integrovaného informačného systému, ktorého sú súčasťou sú elektronické služby mesta Košíc. Aktuálne mesto Košice prevádzkuje 131 elektronických služieb. S toho je transakčných elektronických služieb 88 a informačných elektronických služieb 43. Inovácia elektronických služieb sa dotkne všetkých informačných elektronických služieb zavedením modernizovaných modulov Infomodul a Portál ESKE. Inovácia sa dotkne 51 transakčných elektronických služieb. Ostatných 34 transakčných elektronických služieb nebude inovovaných. Audit využitia transakčných elektronických služieb za obdobie do roku 2018 – 2024 preukázal celkové využitie služieb menej ako 10 použití. V súčasnosti pôvodne vytvorené 4 elektronické služby:

• ks_338564 - Podávanie priznania k dani z nehnuteľností
• ks_338570 - Podávanie priznania k dani za psa
• egov_7026 - Podávanie daňového priznania k dani za predajné automaty
• egov_7074 - Podávanie daňového priznania k dani za nevýherné hracie prístroje

po legislatívnej zmene využívajú jednotný spoločný elektronický formulár:

• Podávanie daňového priznania k dani z nehnuteľností, k dani za psa, k dani za predajné automaty a k dani za nevýherné hracie prístroje.

Zákonom boli uvedené 4 daňové služby zlúčené do jedného formulára. V rámci projektu bude naďalej prevádzkovaný iba jednotný formulár pre uvedené elektronické služby.

3.2Motivácia a rozsah projektu

Mesto Košice si uvedomuje, že kvalitné a dostupné elektronické služby sú základom modernej verejnej správy. V kontexte rýchleho vývoja informačných technológií a zvyšujúcich sa očakávaní občanov a podnikateľov je nevyhnutné reagovať inovatívnymi riešeniami, ktoré reflektujú aktuálne trendy a legislatívne požiadavky. Projekt zameraný na zlepšenie elektronických služieb má za cieľ výrazne zvýšiť kvalitu komunikácie medzi mestom a jeho používateľmi, zjednodušiť prístup k službám a zefektívniť ich poskytovanie.

Elektronizácia služieb umožní jednoduchšie a rýchlejšie vybavovanie každodenných záležitostí bez potreby osobnej návštevy úradov. Dôraz sa kladie na zrozumiteľnosť, intuitívnosť a dostupnosť elektronických nástrojov, pričom sa očakáva, že digitalizácia výrazne zlepší plynulosť procesov. Zamestnanci mesta sa môžu vďaka automatizácii zamerať na riešenie zložitejších problémov, čo prispeje k zvýšeniu efektivity administratívy. Transparentnosť a dôveryhodnosť služieb sa zvýši automatizovanými procesmi a lepším sprístupnením relevantných informácií občanom a podnikateľom.

Zlepšenie elektronických služieb je v súlade s legislatívnymi požiadavkami Slovenskej republiky a medzinárodnými normami. Zavedenie Integrovaného dátového systému Slovenskej republiky umožní prepojenie miestnych a celoštátnych systémov, čo prispeje k lepšej koordinácii procesov. Moderné IT nástroje umožnia prepojenie systémov, automatizáciu procesov a využitie umelej inteligencie, čo je dôležité pre udržanie kroku s globálnymi trendmi.

Mesto Košice zároveň reflektuje skúsenosti z praxe, ktoré ukazujú, že tradičné metódy poskytovania služieb sú často neprehľadné, časovo náročné a administratívne komplikované. Digitalizácia prináša efektívne riešenie týchto problémov a podporuje atraktivitu mesta ako miesta pre život, podnikanie a investície. Elektronické služby zároveň prispievajú k ochrane životného prostredia znížením potreby papierovej dokumentácie.

Realizácia projektu prinesie výrazné zlepšenie kvality života občanov a podnikateľov. Skráti sa čas potrebný na vybavenie požiadaviek, zvýši sa spokojnosť používateľov so službami mesta, znížia sa administratívne náklady a posilní sa postavenie Košíc ako technologicky inovatívneho mesta. Zlepšenie elektronických služieb je preto nielen nevyhnutné, ale aj kľúčové pre budúci rozvoj a konkurencieschopnosť mesta.

Ciele projektu

Hlavnými cieľmi projektu je zvýšenie miery využívania elektronických služieb mesta Košice a zlepšenie používateľského komfortu pri ich vyhľadávaní a využívaní. Týmto krokom sa zabezpečí, že občania aj podnikatelia budú častejšie a efektívnejšie využívať elektronické nástroje mesta, čo povedie k vyššej spokojnosti a dôvere v mestské digitálne služby. Cieľom je tiež implementovať grafický dizajn v súlade so štandardom ID-SK 3.0, čo prispeje k modernizácii a používateľskej prístupnosti rozhraní. Tento projekt má za cieľ odstrániť existujúce prekážky a zabezpečiť prehľadnejšie a priateľskejšie prostredie, ktoré bude reflektovať aktuálne požiadavky a potreby občanov i podnikateľov v meste Košice.

Rozsah projektu

Projekt sa zameria na modernizáciu komponentov portálu elektronických služieb mesta Košice, ktoré priamo ovplyvňujú/zapríčiňujú vyššie uvedené problémy a majú vplyv na splnenie cieľov projektu.

Dôležitým aspektom projektu je aj popularizácia elektronických služieb mesta Košice prostredníctvom mediálnych kanálov. Mediálna komunikácia môže výrazne ovplyvniť povedomie verejnosti o dostupnosti a výhodách týchto služieb, čo prispieva k zvýšeniu miery ich využívania. Cielená kampaň v lokálnych médiách, sociálnych sieťach a prostredníctvom mestských informačných kanálov umožní efektívne osloviť široké spektrum občanov a podnikateľov, od mladých digitálnych používateľov až po tých, ktorí ešte stále uprednostňujú tradičné spôsoby komunikácie s mestom. Popularizácia elektronických služieb prostredníctvom médií tak napomôže prekonávať existujúce bariéry a obavy, posilní dôveru občanov v digitálne riešenia a motivuje ich, aby využívali moderné nástroje pre správu ich každodenných potrieb.

Obrázok 1 - Motivačná vrstva architektúry projektu Inovatívne formuláre mesta Košice

3.3Zainteresované strany/Stakeholderi

3.4Ciele projektu

3.5Merateľné ukazovatele (KPI)

​​​​​​

3.6Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Koncoví používatelia projektu „Inovatívne formuláre mesta Košice“ zahŕňajú tri hlavné skupiny: občania (G2C), podnikatelia (G2B) a zamestnanci mesta Košice (úradníci). Každá z týchto skupín má špecifické potreby, očakávania a požiadavky, ktoré boli identifikované prostredníctvom používateľských prieskumov, analýzy spätnej väzby a legislatívnych požiadaviek.

Občania

Cieľová skupina: Obyvatelia mesta Košice, ktorí využívajú mestské služby na riešenie každodenných situácií, ako je podanie daňového priznania, žiadosť o stavebné povolenie alebo vybavenie parkovacej karty.

Identifikované potreby:

• Jednoduchý a rýchly prístup k elektronickým formulárom: Občania očakávajú centralizovaný portál, ktorý umožní jednoduché vyhľadanie potrebných služieb bez zbytočných komplikácií.
• Intuitívne používateľské rozhranie: Grafický dizajn musí byť v súlade s ID-SK 3.0 a prispôsobený aj pre technicky menej zdatných používateľov.
• Predvyplnené údaje: Automatické doplnenie údajov z verejných registrov (napr. meno, adresa) na základe elektronickej identifikácie.
• Mobilná dostupnosť: Formuláre musia byť plne optimalizované pre mobilné zariadenia, aby ich bolo možné vypĺňať kdekoľvek.
• Transparentnosť procesu: Občania požadujú možnosť sledovať stav podaných žiadostí prostredníctvom notifikácií (e-mail, SMS).
• Rýchlosť vybavenia: Skrátenie času potrebného na vyplnenie a odoslanie formulárov z 30 minút na menej ako 10 minút.

Špecifické očakávania:

• Integrovaný systém platobného modulu na úhradu poplatkov.
• Možnosť uloženia rozpracovaného formulára a jeho dokončenie neskôr.

Podnikatelia

Cieľová skupina: Malé a stredné podniky, živnostníci a väčšie spoločnosti, ktoré využívajú mestské služby na podávanie žiadostí, daňové priznania a získavanie licencií.

Identifikované potreby:

• Zjednodušenie administratívy: Podnikatelia požadujú služby, ktoré minimalizujú ich administratívnu záťaž a urýchľujú proces podávania žiadostí.
• Centralizácia služieb: Možnosť spravovať viaceré žiadosti alebo dokumenty prostredníctvom jedného účtu.
• Personalizované formuláre: Automatické predvyplnenie údajov podľa firemného registra alebo daňových identifikátorov.
• Notifikácie: Informácie o stave podania a pripomienky termínov, ako sú splatnosti daní alebo obnovenia povolení.
• Podpora online platieb: Možnosť okamžitej úhrady mestských poplatkov cez integrovaný platobný modul.
• Optimalizácia pre B2B procesy: Integrácia služieb s externými systémami na zjednodušenie komunikácie s mestom.

Špecifické očakávania:

• Prístup k historickým údajom o podaných žiadostiach a platbách.
• Transparentný systém, ktorý umožňuje sledovanie všetkých interakcií s mestskou správou.
• Podpora elektronického podpisu na zrýchlenie schvaľovacích procesov.

Zamestnanci mesta Košice

Cieľová skupina: Zamestnanci mesta zodpovední za spracovanie žiadostí a podaní od občanov a podnikateľov.

Identifikované potreby:

• Prehľadný systém správy podaní: Jednotné rozhranie, ktoré umožní jednoduché prideľovanie, spracovanie a archiváciu žiadostí.
• Automatizácia procesov: Minimalizácia manuálnych krokov pri overovaní údajov a schvaľovaní žiadostí.
• Integrácia s inými systémami: Priamy prístup k údajom z verejných registrov a interných databáz.
• Znižovanie administratívnej záťaže: Automatické generovanie šablón a reportov.
• Monitorovanie výkonnosti: Systém na sledovanie spracovania žiadostí a efektivity práce jednotlivých oddelení.
• Bezpečný prístup: Ochrana údajov a zabezpečenie prístupu len oprávneným zamestnancom.

Špecifické očakávania:

• Systém na eskaláciu problémov pri spracovaní žiadostí.
• Možnosť vytvárania vlastných šablón a procesov na správu podaní.
• Tréningový modul pre nových zamestnancov na rýchle osvojenie systému.

3.7Riziká a závislosti

Riziká a závislosti projektu sú uvedené v prílohe číslo 1. 

3.8Stanovenie alternatív v biznisovej vrstve architektúry

Varianty biznis architektúry sú postavené na rozsahu cieľov motivačnej architektúry. Ďalej budeme pracovať s tromi biznisovými alternatívami:

• Variant BIZ_1 – Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na službu. Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na portáli elektronických služieb mesta Košice prináša zlepšenie prístupnosti a jednoduchšie ovládanie, čím sa používateľom urýchľuje a zjednodušuje prístup k mestským službám. Znížením času a námahy potrebnej na nájdenie konkrétnych služieb sa zvyšuje komfort používateľov, čo môže viesť k častejšiemu využívaniu elektronických služieb a následne k efektívnejšej interakcii občanov a podnikateľov s mestom. Modernizácia zároveň umožňuje zavedenie pokročilých filtrov a personalizovaných odporúčaní, čím podporuje intuitívnu orientáciu aj pre menej skúsených používateľov.
• Variant BIZ_2 – Modernizácia elektronických formulárov mesta Košice. Modernizácia elektronických formulárov mesta Košice prináša zlepšenie používateľského zážitku a výrazne uľahčuje vyplňovanie žiadostí a podaní, čím šetrí čas občanom aj podnikateľom. Nové, intuitívnejšie rozhranie a optimalizácia pre mobilné zariadenia umožňujú pohodlný prístup k formulárom kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Zjednodušená štruktúra a prehľadnejšie kroky znižujú chybovosť pri vypĺňaní, čo zlepšuje efektivitu a spokojnosť používateľov. Modernizované formuláre tak podporujú širšie využívanie elektronických služieb a zvyšujú celkovú dôveru verejnosti v digitálne služby mesta.
• Variant BIZ_3 - Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na službu a elektronických formulárov mesta Košice. Táto variant agreguje predošlé dve varianty a prináša tak výhody ich oboch.

Obrázok 2 - Alternatívy v biznisovej vrstve architektúry

3.9Multikriteriálna analýza

Na úrovni biznis vrstvy boli identifikované nasledovné výberové kritériá stakeholderov, ktoré vyplývajú z motivačnej architektúry:

Tabuľka 1- Kritéria výberu alternatív na biznis vrstve

Po porovnaní navrhnutých variant riešenia a stanovených kritérií  sú jednotlivé varianty vyhodnotené nasledovne:

Tabuľka 2 - Multikriteriálna analýza na biznis vrstve

Z uvedeného vyplýva, že najvhodnejšou alternatívou pre riešenie projektu je alternatíva BIZ_3 - Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na službu a elektronických formulárov mesta Košice.

3.10Stanovenie alternatív v aplikačnej vrstve architektúry

Varianty riešenia na aplikačnej vrstve vyplývajú zo súčasnej architektúry informačného systému Elektronické služby mesta Košice (ESKE) a z vybratej alternatívy riešenia na biznis úrovni. V prípade vybratej alternatívy sa budú modernizovať nasledovné komponenty ESKE:

• Infomodul, ktorý zabezpečuje vyhľadávanie a navigáciu na elektronickú službu mesta Košice
• eForm modul – interný, ktorý zabezpečuje zobrazovanie a vypĺňanie elektronických formulárov
• ODÚ – Operatívne dátové úložiská – ktoré zabezpečujú poskytovanie údajov pre potreby predvyplnenia a vypĺňania elektronických formulárov
• ESB – ktorý zabezpečuje vnútornú integráciu komponentov.

Varianty riešenia na aplikačnej vrstve sú nasledovné:

• Variant APP_1 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a vytvorenie nového modulu eForm.
• Variant APP_2 – Modernizácia existujúceho systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a vytvorenie nového modulu eForm
• Variant APP_2 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a modernizácia existujúceho modulu eForm

Variant APP_1 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a nového modulu eForm

Tento variant predpokladá vývoj oboch modulov ako úplne nových, by vyžadoval značné časové aj finančné zdroje. Hoci by vývoj nového Infomodulu umožnil implementáciu najnovších technológií, súčasný stav ukazuje, že Infomodul je technologicky stále aktuálny a zmeny sú potrebné len v rámci navigácie a vyhľadávania. Vývoj nového modulu eForm by zároveň priniesol značné zlepšenia v používateľskej skúsenosti a optimalizácii formulárov, avšak náklady a čas potrebný na vytvorenie celkom nového Infomodulu by neboli efektívne využité, keďže Infomodul vyžaduje len úpravy v rámci používateľskej logiky.

Variant APP_2 – Modernizácia existujúceho systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a vytvorenie nového modulu eForm

Tento prístup sa snaží vyvážiť výšku predpokladaných nákladov, časovej efektívnosti a technologického pokroku. Modernizácia Infomodulu zameraná na zlepšenie navigácie a vyhľadávania umožňuje zachovať jeho stabilné a moderné technologické jadro, pričom úpravy budú sústredené na používateľskú logiku zlepšia prístupnosť a jednoduchosť vyhľadávania. Vývoj nového modulu eForm zas prinesie výrazne vyšší komfort pri vypĺňaní formulárov, čím sa zvýši používateľská spokojnosť a zníži chybovosť. Táto kombinácia zaisťuje dostatočnú úroveň modernizácie, pričom si nevyžaduje neefektívne alokovanie zdrojov na vývoj celého Infomodulu. Variant APP_2 je preto nákladovo i časovo efektívny a zároveň poskytuje kvalitné riešenie, ktoré plne naplní ciele projektu.

Variant APP_3 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a modernizácia existujúceho modulu eForm

Tento variant, ktorý predpokladá vývoj nového Infomodulu a modernizáciu eForm modulu, by bol tiež časovo a finančne náročný, pričom náklady na nový Infomodul by neboli efektívne, keďže súčasný modul je technologicky stále relevantný a vyžaduje len menšie úpravy. Modernizácia eForm modulu by priniesla vylepšenia, avšak v porovnaní s novým eForm modulom by mohla byť obmedzená z hľadiska inovácií a flexibility, čím by sa nezvýšil používateľský komfort na želanú úroveň. Tento prístup by teda nevyužil existujúce technologické možnosti efektívne a nedosiahol by optimálny prínos pre používateľov.

Vyhodnotenie alternatív na úrovni aplikačnej vrstvy

Variant APP_2 je najlepšou voľbou, pretože kombinuje modernizáciu navigácie a vyhľadávania v Infomodule, ktorý je technologicky stále aktuálny, s vývojom nového eForm modulu, čo prinesie maximálne zlepšenie používateľskej skúsenosti pri minimálnych nákladoch a časovej náročnosti. Tento prístup ponúka optimálne riešenie pre projekt „Inovatívne formuláre mesta Košice“ a napĺňa hlavné ciele zvýšenia komfortu a využívania elektronických služieb mesta.

3.11Stanovenie alternatív v technologickej vrstve architektúry

Keďže tento projekt cieli na vybraté komponenty komplexného integrovaného informačného systému ESKE je nutné, aby budúce riešenie aj na technologickej vrstve bolo do celého ekosystému komponentov vhodne zakomponované. Alternatívy riešenia budú založené na vyhodnotení využitia virtualizácie, alebo kontajnerizácie.

Alternatíva TECH_1 Použitie virtualizácie

Pri modernizácii systému vybraných komponentov ESKE v prostredí privátneho cloudu mesta Košice predstavuje virtualizácia robustný prístup, ktorý zabezpečuje stabilitu, izoláciu aplikácií a ľahké škálovanie. Systém bežiaci na virtuálnych serveroch umožňuje efektívne manažovať zdroje, pričom každá aplikácia má pridelený vlastný virtuálny server (VM). Výhodou virtualizácie je, že aplikácie môžu byť izolované a nezávislé, čo zabezpečuje ich stabilitu a bezpečnosť v rámci existujúcej IT infraštruktúry. Navyše, prevádzka v prostredí privátneho cloudu prináša benefit centrálneho manažmentu, ktorý uľahčuje správu a monitorovanie systémov.

Obrázok 3 - Alternatíva TECH_1 v technologickej vrstve architektúry

Alternatíva TECH_2 Použitie kontajnerizácie

Kontajnerizácia predstavuje efektívnejší a flexibilnejší prístup, no vyžaduje podporu pre služby typu CaaS (Container as a Service), ktoré súčasný privátny cloud mesta Košice neposkytuje. Kontajnerizácia má oproti virtualizácii viaceré výhody, najmä v oblasti škálovateľnosti a rýchlosti nasadenia aplikácií. Tento prístup umožňuje spravovať aplikácie nezávisle od podkladového operačného systému, čím sa eliminuje potreba prevádzky jednotlivých VM pre každú aplikáciu. Kontajnery sú ľahšie, rýchlejšie a umožňujú efektívnejšie využitie zdrojov, čím poskytujú flexibilnejšie prostredie pre moderné cloud-native aplikácie.

V budúcnosti bude možný prechod na architektúru ESKE s využitím kontajnerizácie v rámci samostatného projektu. Táto migrácia sa zameria na premenu všetkých aplikačných komponentov na kontajnerizované služby, čo umožní pružnejšie škálovanie a vyššiu efektivitu nasadzovania a prevádzky aplikácií. Kontajnerizácia prinesie možnosť rýchlej iterácie a obnovy komponentov bez potreby zásahu do celého systému, pričom každá časť ESKE bude môcť byť aktualizovaná a monitorovaná nezávisle. Tento budúci projekt teda otvára cestu k vytvoreniu modernejšej architektúry systému, ktorá plne využíva výhody cloud-native prístupu.

Obrázok 4 - Alternatíva TECH_2 v technologickej vrstve architektúry

Vyhodnotenie alternatív na úrovni technologickej vrstvy

Alternatíva TECH_1- virtualizácia je aktuálne efektívnym riešením, keďže plne podporuje existujúce IT prostredie privátneho cloudu mesta Košice. Toto riešenie poskytuje stabilitu a izoláciu aplikácií, čo je v súčasnej fáze postačujúce. Kontajnerizácia však predstavuje moderný a perspektívny prístup, ktorý by výrazne zlepšil škálovateľnosť a efektívnosť systému ESKE, no vyžaduje implementáciu služieb typu CaaS, ktoré cloud v súčasnosti neposkytuje.

Z krátkodobého hľadiska je preto virtualizácia vhodnejšia, no z dlhodobého hľadiska je kontajnerizácia strategickým krokom smerom k vyššej flexibilite a nižším prevádzkovým nákladom. Plánovaná migrácia na kontajnerizovanú architektúru by tak mala byť súčasťou budúcich modernizačných krokov mesta Košice.

4.POŽADOVANÉ VÝSTUPY (PRODUKT PROJEKTU)

Technické a manažérske výstupy projektu

Výstupy projektu budú realizované v zmysle vyhlášky 401/2023 o riadení projektov (vrátane zdrojových kódov) a prílohy č.1, kde sú konkrétne definované jednotlivé technické a manažérske výstupy projektu.

Modernizované koncové služby ako výstup projektu

Ďalším výstupom projektu budú modernizované koncové služby mesta Košice.

Popis výstupných biznis objektov z pohľadu elektronickej služby:

5.NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

Náhľad architektúry pozostáva z troch vrstiev v zmysle notácie ArchiMate. Občan a podnikateľ využívajú koncové služby v roli klientov mesta Košice. Pre efektívne využitie koncovej služby je nutné, aby klient mal jednoduchý prístup k vyhľadávaniu a navigácii na požadovanú službu, čo zahŕňa jasne definované cesty a intuitívne rozhranie. V rámci tejto funkcionality je kľúčové jednoduché vyplnenie elektronického formulára, pripojenie príloh, autorizáciu a odoslanie podania. Dizajn aplikácie musí byť jednotný v zmysle štandardu ID-SK 3. Tento štandard upravuje pravidlá pre štruktúru a prezentáciu elektronických služieb verejnej správy, čím zabezpečuje konzistenciu, prístupnosť a používateľskú prívetivosť formulárov a služieb, ktoré občania využívajú na komunikáciu s mestom.

Aplikačnú vrstvu tvoria komponenty centrálneho informačného systému ESKE avšak tento projekt sa zameria najmä na dva komponenty a to:

• Infomodul, ktorý poskytuje služby vyhľadania a navigácie
• Modul eForm, ktorý poskytuje služby zobrazenia a vyplnenia elektronického formuláru

Technologickú vrstvu tvoria služby virtualizácie, ktoré sú poskytované v rámci privátneho cloudu mesta Košice. Nasledovný obrázok reprezentuje náhľad architektúry systému ESKE pričom sú zobrazené len najdôležitejšie komponenty, ktorých sa týka tento projekt.

Obrázok 5 – Náhľad architektúry

V rámci projektu bude potrebné upraviť, resp. rekonfigurovať ďalšie komponenty ako:

• ESB – Eneterprise service bus, v oblasti integrácie z dôvodu zmeny v oblasti API vyššie spomínaných modulov a
• ODÚ – Operatívne dátové úložiská  pre poskytovanie údajov z agendových systémov

V rámci modernizácie komponentu Infomodul bude vykonané:

• Optimalizácia vyhľadania elektronickej služby,
• Optimalizácia používateľskej cesty v rámci elektronickej služby a
• Úprava dizajnu na štandard ID-SK 3.0

V rámci modernizácie modulu eForm bude vykonané:

• Optimalizácia počtu polí v zmysle princípu „jeden-krát a dosť“ a
• Úprava dizajnu na štandard ID-SK 3.0

5.1Prehľad e-Government komponentov

Nakoľko je vypracovaný dokument I-03 Prístup k projektu, táto kapitola nie je relevantná.

6.LEGISLATÍVA

Daná kapitola nie je relevantná pre projekt, nakoľko projekt nepožaduje legislatívne úpravy. Projekt zlepšuje a zdokonaľuje existujúce technické riešenie elektronických služieb mesta Košice.

7.ROZPOČET A PRÍNOSY

Výpočet prínosov projektu vychádza

• zo zvýšenia počtu elektronických podaní,
• z ušetrenia času zamestnanca mesta (úradníka) spracovaním elektronického podania miesto papierového a
• z ušetrenia času občana a podnikateľa modernizáciou prístupu k službe a spôsobu vypĺňania elektronického formulára

V súčasnosti mesto Košice eviduje 13 414 elektronických podaní ročne, pričom cieľom projektu je  zvýšiť tento počet po zavedení projektu do produkcie na 20 000 a po ôsmich rokoch na počet 28 142.

Najväčšia úspora času zamestnanca mesta (úradníka) pri spracovaní elektronického podania namiesto papierového nastáva vďaka automatizácii procesov, kde štruktúrované údaje v elektronickej forme umožňujú automatické spracovanie bez manuálneho prepisovania. Elektronickým podaním odpadáva potreba ručného prepisovania došlého podania do informačného systému v systéme správy registratúry ako aj do príslušného agendového systému. Ďalšou výhodou je je rýchlejšie vyhľadávanie a overovanie údajov, keďže elektronické podania sú prepojené s databázami a registrami, čo zjednodušuje overenie správnosti informácií. Taktiež odpadá potreba fyzickej manipulácie s dokumentmi, ako je prijímanie, triedenie, skladovanie či skenovanie, pretože všetko prebieha v digitálnej forme. Navyše, elektronická komunikácia umožňuje okamžitú výmenu informácií, čím sa celý proces výrazne urýchľuje.

Súčasná doba na vybavenie papierového podania zamestnancom mesta (úradníkom) je 2 hodiny. Očakávaná doba potrebná na spracovanie elektronického podania je 0,8 hodiny.

Optimalizáciou navigácie a elektronických formulárov sa očakáva skrátenie priemernej doby potrebnej na vytvorenie a odoslanie elektronického podania z 0,50 na 0,25 hodiny.

7.1Sumarizácia nákladov a prínosov

  8.HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

Projekt bude realizovaný projektovým prístupom metodikovu agilného riešenia v rámci jedného inkrementu.

9.PROJEKTOVÝ TÍM

Zostavuje sa Riadiaci výbor (RV), v minimálnom zložení:

• Predseda RV
• Biznis vlastník
• Zástupca prevádzky
• Zástupca dodávateľa (dopĺňa sa až po VO / voliteľný člen)
• Projektový manažér objednávateľa (PM)

Zostavuje sa Projektový tím objednávateľa

• IT Architekt
• Kľúčový používateľ
• Vlastník procesov
• Dátový kurátor
• Projektový manažér
• Manažér kvality
• Finančný manažér
• Vlastník údajov
• Administratívny pracovník
• Manažér kybernetickej a informačnej bezpečnosti

Zostavuje sa projektový tím dodávateľa

• IT architekt
• IT tester
• IT programátor/vývojár
• Projektový manažér IT projektu
• IT analytik
• Odborník pre IT dohľad/Quality Assurance
• Špecialista pre bezpečnosť IT
• Špecialista pre infraštruktúrny/HW špecialista
• Špecialista pre databázy
• Školiteľ pre IT systémy

9.1 PRACOVNÉ NÁPLNE

Popis pracovných činností bude uvedený v dokumente PID.

10.ODKAZY

Nie sú žiadne odkazy.

11.PRÍLOHY

Príloha č. 1: Zoznam rizík a závislostí (Excel):

P_01_a_I_01_a_M_02_1_PRILOHA_1_REGISTER_RIZIK-a-ZAVISLOSTI__Inovatívne formuláre mesta Košice_241030_v1.0.xlsx

Príloha č. 2: Cost-benefit analysis - analýza nákladov a prínosov

I_02_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_Inovatívne formuláre mesta Košice_241030_v4.3.xlxs