PROJEKTOVÝ ZÁMER
Vzor pre manažérsky výstup I-02
podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z.

1.História DOKUMENTU

2.ÚČEL DOKUMENTU, SKRATKY (KONVENCIE) A DEFINÍCIE

V súlade s Vyhláškou 401/2023 Z.z. je dokument I-02 Projektový zámer určený na rozpracovanie detailných informácií prípravy projektu, aby bolo možné rozhodnúť o pokračovaní prípravy projektu, pláne realizácie, alokovaní rozpočtu a ľudských zdrojov.
Dokument Projektový zámer v zmysle vyššie uvedenej vyhlášky má obsahovať manažérske zhrnutie, rozsah, ciele a motiváciu na realizáciu projektu, zainteresované strany, alternatívy, návrh merateľných ukazovateľov, detailný opis požadovaných projektových výstupov, detailný opis obmedzení, predpokladov, tolerancií a návrh organizačného zabezpečenia projektu, detailný opis rozpočtu projektu a jeho prínosov, náhľad architektúry a harmonogram projektu so zoznamom rizík a závislostí,

2.1Použité skratky a pojmy

2.2Konvencie pre typy požiadaviek (príklady)

Zvoľte si konvenciu pre označovanie požiadaviek, súborov, atd. Hlavné kategórie požiadaviek v zmysle katalógu požiadaviek, rozdeľujeme na funkčné (funkcionálne), nefunkčné (kvalitatívne, výkonové a pod.). Podskupiny v hlavných kategóriách je možné rozšíriť podľa potrieb projektu, napríklad:
Funkcionálne (používateľské) požiadavky majú nasledovnú konvenciu:
FRxx

• U – užívateľská požiadavka
• R – označenie požiadavky
• xx – číslo požiadavky
  Nefunkčné (kvalitatívne, výkonové - Non Functional Requirements - NFR) požiadavky majú nasledovnú konvenciu:
  NRxx
• N – nefukčná požiadavka (NFR)
• R – označenie požiadavky
• xx – číslo požiadavky
  Ostatné typy požiadaviek môžu byť ďalej definované objednávateľom/PM.

3.DEFINOVANIE PROJEKTU

3.1Manažérske zhrnutie

Mesto Košice ako poskytovateľ elektronických služieb má záujem o zlepšenie kvality poskytovaných služieb, ich prístupnosti a celkového používateľského zážitku. Zároveň si uvedomuje potrebu zvýšenia miery využívania elektronických služieb, čo môže priniesť efektívnejší chod mestskej správy a zníženie nákladov. Jedným z cieľov je tiež dosiahnuť súlad s legislatívnymi požiadavkami, konkrétne s vyhláškou č. 78/2020 Z.z., ktorá stanovuje štandardy pre informačné technológie vo verejnej správe.

Občan, ako koncový používateľ týchto služieb, očakáva jednoduchý a intuitívny systém, ktorý mu umožní pohodlný prístup k mestským formulárom a službám. Cieľom je zvýšiť jeho spokojnosť a komfort pri využívaní digitálnych riešení mesta Košice, čím sa prehĺbi jeho dôvera v elektronické služby a tým pádom aj k mestu Košice. Dôležitým aspektom je zníženie času a námahy potrebnej na vybavenie rôznych životných situácií cez elektronické služby.

Podnikateľom záleží na zjednodušení administratívnych procesov súvisiacich s podnikateľskými činnosťami a na možnosti efektívnej interakcie s mestom. Zvýšený komfort a jednoduchšia navigácia v rámci elektronických služieb mesta môžu podnikateľom ušetriť čas a zdroje, čím sa vytvoria priaznivejšie podmienky pre podnikanie v regióne.

Problémom, ktorému mesto čelí, je nízka miera využívania existujúcich elektronických služieb. Tento stav je výsledkom viacerých faktorov, ako sú komplikované používateľské rozhrania, chýbajúca intuitívnosť pri ovládaní systémov a nedostatočné zohľadnenie používateľských štandardov podľa ID-SK 3.0. Z tohto dôvodu nie sú splnené požiadavky vyhlášky č. 78/2020 Z.z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy. Nedostatočný komfort pri využívaní týchto služieb negatívne ovplyvňuje ich popularitu a ochotu občanov aj podnikateľov ich pravidelne používať.

Cieľom projektu je:

• zvýšenie miery využívania elektronických služieb mesta Košice,
• zlepšenie používateľského komfortu pri ich vyhľadávaní a ich používaní a
• zosúladiť riešenie s legislatívou SR (ID-SK)

Stakeholderi projektu sú:

• Mesto Košice
• Občan
• Podnikateľ

3.2Motivácia a rozsah projektu

Mesto Košice si uvedomuje, že kvalitné a dostupné elektronické služby sú základom modernej verejnej správy. V kontexte rýchleho vývoja informačných technológií a zvyšujúcich sa očakávaní občanov a podnikateľov je nevyhnutné reagovať inovatívnymi riešeniami, ktoré reflektujú aktuálne trendy a legislatívne požiadavky. Projekt zameraný na zlepšenie elektronických služieb má za cieľ výrazne zvýšiť kvalitu komunikácie medzi mestom a jeho používateľmi, zjednodušiť prístup k službám a zefektívniť ich poskytovanie.

Elektronizácia služieb umožní jednoduchšie a rýchlejšie vybavovanie každodenných záležitostí bez potreby osobnej návštevy úradov. Dôraz sa kladie na zrozumiteľnosť, intuitívnosť a dostupnosť elektronických nástrojov, pričom sa očakáva, že digitalizácia výrazne zlepší plynulosť procesov. Zamestnanci mesta sa môžu vďaka automatizácii zamerať na riešenie zložitejších problémov, čo prispeje k zvýšeniu efektivity administratívy. Transparentnosť a dôveryhodnosť služieb sa zvýši automatizovanými procesmi a lepším sprístupnením relevantných informácií občanom a podnikateľom.

Zlepšenie elektronických služieb je v súlade s legislatívnymi požiadavkami Slovenskej republiky a medzinárodnými normami. Zavedenie Integrovaného dátového systému Slovenskej republiky umožní prepojenie miestnych a celoštátnych systémov, čo prispeje k lepšej koordinácii procesov. Moderné IT nástroje umožnia prepojenie systémov, automatizáciu procesov a využitie umelej inteligencie, čo je dôležité pre udržanie kroku s globálnymi trendmi.

Mesto Košice zároveň reflektuje skúsenosti z praxe, ktoré ukazujú, že tradičné metódy poskytovania služieb sú často neprehľadné, časovo náročné a administratívne komplikované. Digitalizácia prináša efektívne riešenie týchto problémov a podporuje atraktivitu mesta ako miesta pre život, podnikanie a investície. Elektronické služby zároveň prispievajú k ochrane životného prostredia znížením potreby papierovej dokumentácie.

Realizácia projektu prinesie výrazné zlepšenie kvality života občanov a podnikateľov. Skráti sa čas potrebný na vybavenie požiadaviek, zvýši sa spokojnosť používateľov so službami mesta, znížia sa administratívne náklady a posilní sa postavenie Košíc ako technologicky inovatívneho mesta. Zlepšenie elektronických služieb je preto nielen nevyhnutné, ale aj kľúčové pre budúci rozvoj a konkurencieschopnosť mesta.

Ciele projektu

Hlavnými cieľmi projektu je zvýšenie miery využívania elektronických služieb mesta Košice a zlepšenie používateľského komfortu pri ich vyhľadávaní a využívaní. Týmto krokom sa zabezpečí, že občania aj podnikatelia budú častejšie a efektívnejšie využívať elektronické nástroje mesta, čo povedie k vyššej spokojnosti a dôvere v mestské digitálne služby. Cieľom je tiež implementovať grafický dizajn v súlade so štandardom ID-SK 3.0, čo prispeje k modernizácii a používateľskej prístupnosti rozhraní. Tento projekt má za cieľ odstrániť existujúce prekážky a zabezpečiť prehľadnejšie a priateľskejšie prostredie, ktoré bude reflektovať aktuálne požiadavky a potreby občanov i podnikateľov v meste Košice.

Rozsah projektu

Projekt sa zameria na modernizáciu komponentov portálu elektronických služieb mesta Košice, ktoré priamo ovplyvňujú/zapríčiňujú vyššie uvedené problémy a majú vplyv na splnenie cieľov projektu.

Dôležitým aspektom projektu je aj popularizácia elektronických služieb mesta Košice prostredníctvom mediálnych kanálov. Mediálna komunikácia môže výrazne ovplyvniť povedomie verejnosti o dostupnosti a výhodách týchto služieb, čo prispieva k zvýšeniu miery ich využívania. Cielená kampaň v lokálnych médiách, sociálnych sieťach a prostredníctvom mestských informačných kanálov umožní efektívne osloviť široké spektrum občanov a podnikateľov, od mladých digitálnych používateľov až po tých, ktorí ešte stále uprednostňujú tradičné spôsoby komunikácie s mestom. Popularizácia elektronických služieb prostredníctvom médií tak napomôže prekonávať existujúce bariéry a obavy, posilní dôveru občanov v digitálne riešenia a motivuje ich, aby využívali moderné nástroje pre správu ich každodenných potrieb.

Obrázok 1 - Motivačná vrstva architektúry projektu Inovatívne formuláre mesta Košice

3.3Zainteresované strany/Stakeholderi

3.4Ciele projektu

3.5Merateľné ukazovatele (KPI)

​​​​​​

3.6Špecifikácia potrieb koncového používateľa

Koncoví používatelia projektu „Inovatívne formuláre mesta Košice“ zahŕňajú tri hlavné skupiny: občania (G2C), podnikatelia (G2B) a zamestnanci mesta Košice (úradníci). Každá z týchto skupín má špecifické potreby, očakávania a požiadavky, ktoré boli identifikované prostredníctvom používateľských prieskumov, analýzy spätnej väzby a legislatívnych požiadaviek.

Občania

Cieľová skupina: Obyvatelia mesta Košice, ktorí využívajú mestské služby na riešenie každodenných situácií, ako je podanie daňového priznania, žiadosť o stavebné povolenie alebo vybavenie parkovacej karty.

Identifikované potreby:

• Jednoduchý a rýchly prístup k elektronickým formulárom: Občania očakávajú centralizovaný portál, ktorý umožní jednoduché vyhľadanie potrebných služieb bez zbytočných komplikácií.
• Intuitívne používateľské rozhranie: Grafický dizajn musí byť v súlade s ID-SK 3.0 a prispôsobený aj pre technicky menej zdatných používateľov.
• Predvyplnené údaje: Automatické doplnenie údajov z verejných registrov (napr. meno, adresa) na základe elektronickej identifikácie.
• Mobilná dostupnosť: Formuláre musia byť plne optimalizované pre mobilné zariadenia, aby ich bolo možné vypĺňať kdekoľvek.
• Transparentnosť procesu: Občania požadujú možnosť sledovať stav podaných žiadostí prostredníctvom notifikácií (e-mail, SMS).
• Rýchlosť vybavenia: Skrátenie času potrebného na vyplnenie a odoslanie formulárov z 30 minút na menej ako 10 minút.

Špecifické očakávania:

• Integrovaný systém platobného modulu na úhradu poplatkov.
• Možnosť uloženia rozpracovaného formulára a jeho dokončenie neskôr.

Podnikatelia

Cieľová skupina: Malé a stredné podniky, živnostníci a väčšie spoločnosti, ktoré využívajú mestské služby na podávanie žiadostí, daňové priznania a získavanie licencií.

Identifikované potreby:

• Zjednodušenie administratívy: Podnikatelia požadujú služby, ktoré minimalizujú ich administratívnu záťaž a urýchľujú proces podávania žiadostí.
• Centralizácia služieb: Možnosť spravovať viaceré žiadosti alebo dokumenty prostredníctvom jedného účtu.
• Personalizované formuláre: Automatické predvyplnenie údajov podľa firemného registra alebo daňových identifikátorov.
• Notifikácie: Informácie o stave podania a pripomienky termínov, ako sú splatnosti daní alebo obnovenia povolení.
• Podpora online platieb: Možnosť okamžitej úhrady mestských poplatkov cez integrovaný platobný modul.
• Optimalizácia pre B2B procesy: Integrácia služieb s externými systémami na zjednodušenie komunikácie s mestom.

Špecifické očakávania:

• Prístup k historickým údajom o podaných žiadostiach a platbách.
• Transparentný systém, ktorý umožňuje sledovanie všetkých interakcií s mestskou správou.
• Podpora elektronického podpisu na zrýchlenie schvaľovacích procesov.

Zamestnanci mesta Košice

Cieľová skupina: Zamestnanci mesta zodpovední za spracovanie žiadostí a podaní od občanov a podnikateľov.

Identifikované potreby:

• Prehľadný systém správy podaní: Jednotné rozhranie, ktoré umožní jednoduché prideľovanie, spracovanie a archiváciu žiadostí.
• Automatizácia procesov: Minimalizácia manuálnych krokov pri overovaní údajov a schvaľovaní žiadostí.
• Integrácia s inými systémami: Priamy prístup k údajom z verejných registrov a interných databáz.
• Znižovanie administratívnej záťaže: Automatické generovanie šablón a reportov.
• Monitorovanie výkonnosti: Systém na sledovanie spracovania žiadostí a efektivity práce jednotlivých oddelení.
• Bezpečný prístup: Ochrana údajov a zabezpečenie prístupu len oprávneným zamestnancom.

Špecifické očakávania:

• Systém na eskaláciu problémov pri spracovaní žiadostí.
• Možnosť vytvárania vlastných šablón a procesov na správu podaní.
• Tréningový modul pre nových zamestnancov na rýchle osvojenie systému.

3.7Riziká a závislosti

Riziká a závislosti projektu sú uvedené v prílohe číslo 1. 

3.8Stanovenie alternatív v biznisovej vrstve architektúry

Varianty biznis architektúry sú postavené na rozsahu cieľov motivačnej architektúry. Ďalej budeme pracovať s tromi biznisovými alternatívami:

• Variant BIZ_1 – Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na službu. Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na portáli elektronických služieb mesta Košice prináša zlepšenie prístupnosti a jednoduchšie ovládanie, čím sa používateľom urýchľuje a zjednodušuje prístup k mestským službám. Znížením času a námahy potrebnej na nájdenie konkrétnych služieb sa zvyšuje komfort používateľov, čo môže viesť k častejšiemu využívaniu elektronických služieb a následne k efektívnejšej interakcii občanov a podnikateľov s mestom. Modernizácia zároveň umožňuje zavedenie pokročilých filtrov a personalizovaných odporúčaní, čím podporuje intuitívnu orientáciu aj pre menej skúsených používateľov.
• Variant BIZ_2 – Modernizácia elektronických formulárov mesta Košice. Modernizácia elektronických formulárov mesta Košice prináša zlepšenie používateľského zážitku a výrazne uľahčuje vyplňovanie žiadostí a podaní, čím šetrí čas občanom aj podnikateľom. Nové, intuitívnejšie rozhranie a optimalizácia pre mobilné zariadenia umožňujú pohodlný prístup k formulárom kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Zjednodušená štruktúra a prehľadnejšie kroky znižujú chybovosť pri vypĺňaní, čo zlepšuje efektivitu a spokojnosť používateľov. Modernizované formuláre tak podporujú širšie využívanie elektronických služieb a zvyšujú celkovú dôveru verejnosti v digitálne služby mesta.
• Variant BIZ_3 - Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na službu a elektronických formulárov mesta Košice. Táto variant agreguje predošlé dve varianty a prináša tak výhody ich oboch.

Obrázok 2 - Alternatívy v biznisovej vrstve architektúry

3.9Multikriteriálna analýza

Na úrovni biznis vrstvy boli identifikované nasledovné výberové kritériá stakeholderov, ktoré vyplývajú z motivačnej architektúry:

Tabuľka 1- Kritéria výberu alternatív na biznis vrstve

Po porovnaní navrhnutých variant riešenia a stanovených kritérií  sú jednotlivé varianty vyhodnotené nasledovne:

Tabuľka 2 - Multikriteriálna analýza na biznis vrstve

Z uvedeného vyplýva, že najvhodnejšou alternatívou pre riešenie projektu je alternatíva BIZ_3 - Modernizácia systému vyhľadania a navigácie na službu a elektronických formulárov mesta Košice.

3.10Stanovenie alternatív v aplikačnej vrstve architektúry

Varianty riešenia na aplikačnej vrstve vyplývajú zo súčasnej architektúry informačného systému Elektronické služby mesta Košice (ESKE) a z vybratej alternatívy riešenia na biznis úrovni. V prípade vybratej alternatívy sa budú modernizovať nasledovné komponenty ESKE:

• Infomodul, ktorý zabezpečuje vyhľadávanie a navigáciu na elektronickú službu mesta Košice
• eForm modul – interný, ktorý zabezpečuje zobrazovanie a vypĺňanie elektronických formulárov
• ODÚ – Operatívne dátové úložiská – ktoré zabezpečujú poskytovanie údajov pre potreby predvyplnenia a vypĺňania elektronických formulárov
• ESB – ktorý zabezpečuje vnútornú integráciu komponentov.

Varianty riešenia na aplikačnej vrstve sú nasledovné:

• Variant APP_1 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a vytvorenie nového modulu eForm.
• Variant APP_2 – Modernizácia existujúceho systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a vytvorenie nového modulu eForm
• Variant APP_2 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a modernizácia existujúceho modulu eForm

Variant APP_1 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a nového modulu eForm

Tento variant predpokladá vývoj oboch modulov ako úplne nových, by vyžadoval značné časové aj finančné zdroje. Hoci by vývoj nového Infomodulu umožnil implementáciu najnovších technológií, súčasný stav ukazuje, že Infomodul je technologicky stále aktuálny a zmeny sú potrebné len v rámci navigácie a vyhľadávania. Vývoj nového modulu eForm by zároveň priniesol značné zlepšenia v používateľskej skúsenosti a optimalizácii formulárov, avšak náklady a čas potrebný na vytvorenie celkom nového Infomodulu by neboli efektívne využité, keďže Infomodul vyžaduje len úpravy v rámci používateľskej logiky.

Variant APP_2 – Modernizácia existujúceho systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a vytvorenie nového modulu eForm

Tento prístup sa snaží vyvážiť výšku predpokladaných nákladov, časovej efektívnosti a technologického pokroku. Modernizácia Infomodulu zameraná na zlepšenie navigácie a vyhľadávania umožňuje zachovať jeho stabilné a moderné technologické jadro, pričom úpravy budú sústredené na používateľskú logiku zlepšia prístupnosť a jednoduchosť vyhľadávania. Vývoj nového modulu eForm zas prinesie výrazne vyšší komfort pri vypĺňaní formulárov, čím sa zvýši používateľská spokojnosť a zníži chybovosť. Táto kombinácia zaisťuje dostatočnú úroveň modernizácie, pričom si nevyžaduje neefektívne alokovanie zdrojov na vývoj celého Infomodulu. Variant APP_2 je preto nákladovo i časovo efektívny a zároveň poskytuje kvalitné riešenie, ktoré plne naplní ciele projektu.

Variant APP_3 – Vytvorenie nového systému navigácie vyhľadávania (Infomodul) a modernizácia existujúceho modulu eForm

Tento variant, ktorý predpokladá vývoj nového Infomodulu a modernizáciu eForm modulu, by bol tiež časovo a finančne náročný, pričom náklady na nový Infomodul by neboli efektívne, keďže súčasný modul je technologicky stále relevantný a vyžaduje len menšie úpravy. Modernizácia eForm modulu by priniesla vylepšenia, avšak v porovnaní s novým eForm modulom by mohla byť obmedzená z hľadiska inovácií a flexibility, čím by sa nezvýšil používateľský komfort na želanú úroveň. Tento prístup by teda nevyužil existujúce technologické možnosti efektívne a nedosiahol by optimálny prínos pre používateľov.

Vyhodnotenie alternatív na úrovni aplikačnej vrstvy

Variant APP_2 je najlepšou voľbou, pretože kombinuje modernizáciu navigácie a vyhľadávania v Infomodule, ktorý je technologicky stále aktuálny, s vývojom nového eForm modulu, čo prinesie maximálne zlepšenie používateľskej skúsenosti pri minimálnych nákladoch a časovej náročnosti. Tento prístup ponúka optimálne riešenie pre projekt „Inovatívne formuláre mesta Košice“ a napĺňa hlavné ciele zvýšenia komfortu a využívania elektronických služieb mesta.

3.11Stanovenie alternatív v technologickej vrstve architektúry

Keďže tento projekt cieli na vybraté komponenty komplexného integrovaného informačného systému ESKE je nutné, aby budúce riešenie aj na technologickej vrstve bolo do celého ekosystému komponentov vhodne zakomponované. Alternatívy riešenia budú založené na vyhodnotení využitia virtualizácie, alebo kontajnerizácie.

Alternatíva TECH_1 Použitie virtualizácie

Pri modernizácii systému vybraných komponentov ESKE v prostredí privátneho cloudu mesta Košice predstavuje virtualizácia robustný prístup, ktorý zabezpečuje stabilitu, izoláciu aplikácií a ľahké škálovanie. Systém bežiaci na virtuálnych serveroch umožňuje efektívne manažovať zdroje, pričom každá aplikácia má pridelený vlastný virtuálny server (VM). Výhodou virtualizácie je, že aplikácie môžu byť izolované a nezávislé, čo zabezpečuje ich stabilitu a bezpečnosť v rámci existujúcej IT infraštruktúry. Navyše, prevádzka v prostredí privátneho cloudu prináša benefit centrálneho manažmentu, ktorý uľahčuje správu a monitorovanie systémov.

Obrázok 3 - Alternatíva TECH_1 v technologickej vrstve architektúry

Alternatíva TECH_2 Použitie kontajnerizácie

Kontajnerizácia predstavuje efektívnejší a flexibilnejší prístup, no vyžaduje podporu pre služby typu CaaS (Container as a Service), ktoré súčasný privátny cloud mesta Košice neposkytuje. Kontajnerizácia má oproti virtualizácii viaceré výhody, najmä v oblasti škálovateľnosti a rýchlosti nasadenia aplikácií. Tento prístup umožňuje spravovať aplikácie nezávisle od podkladového operačného systému, čím sa eliminuje potreba prevádzky jednotlivých VM pre každú aplikáciu. Kontajnery sú ľahšie, rýchlejšie a umožňujú efektívnejšie využitie zdrojov, čím poskytujú flexibilnejšie prostredie pre moderné cloud-native aplikácie.

V budúcnosti bude možný prechod na architektúru ESKE s využitím kontajnerizácie v rámci samostatného projektu. Táto migrácia sa zameria na premenu všetkých aplikačných komponentov na kontajnerizované služby, čo umožní pružnejšie škálovanie a vyššiu efektivitu nasadzovania a prevádzky aplikácií. Kontajnerizácia prinesie možnosť rýchlej iterácie a obnovy komponentov bez potreby zásahu do celého systému, pričom každá časť ESKE bude môcť byť aktualizovaná a monitorovaná nezávisle. Tento budúci projekt teda otvára cestu k vytvoreniu modernejšej architektúry systému, ktorá plne využíva výhody cloud-native prístupu.

Obrázok 4 - Alternatíva TECH_2 v technologickej vrstve architektúry

Vyhodnotenie alternatív na úrovni technologickej vrstvy

Alternatíva TECH_1- virtualizácia je aktuálne efektívnym riešením, keďže plne podporuje existujúce IT prostredie privátneho cloudu mesta Košice. Toto riešenie poskytuje stabilitu a izoláciu aplikácií, čo je v súčasnej fáze postačujúce. Kontajnerizácia však predstavuje moderný a perspektívny prístup, ktorý by výrazne zlepšil škálovateľnosť a efektívnosť systému ESKE, no vyžaduje implementáciu služieb typu CaaS, ktoré cloud v súčasnosti neposkytuje.

Z krátkodobého hľadiska je preto virtualizácia vhodnejšia, no z dlhodobého hľadiska je kontajnerizácia strategickým krokom smerom k vyššej flexibilite a nižším prevádzkovým nákladom. Plánovaná migrácia na kontajnerizovanú architektúru by tak mala byť súčasťou budúcich modernizačných krokov mesta Košice.

4.POŽADOVANÉ VÝSTUPY (PRODUKT PROJEKTU)

Technické a manažérske výstupy projektu

Výstupy projektu budú realizované v zmysle vyhlášky 401/2023 o riadení projektov (vrátane zdrojových kódov) a prílohy č.1, kde sú konkrétne definované jednotlivé technické a manažérske výstupy projektu.

Modernizované koncové služby ako výstup projektu

Ďalším výstupom projektu budú modernizované koncové služby mesta Košice.

Popis výstupných biznis objektov z pohľadu elektronickej služby:

5.NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

Náhľad architektúry pozostáva z troch vrstiev v zmysle notácie ArchiMate. Občan a podnikateľ využívajú koncové služby v roli klientov mesta Košice. Pre efektívne využitie koncovej služby je nutné, aby klient mal jednoduchý prístup k vyhľadávaniu a navigácii na požadovanú službu, čo zahŕňa jasne definované cesty a intuitívne rozhranie. V rámci tejto funkcionality je kľúčové jednoduché vyplnenie elektronického formulára, pripojenie príloh, autorizáciu a odoslanie podania. Dizajn aplikácie musí byť jednotný v zmysle štandardu ID-SK 3. Tento štandard upravuje pravidlá pre štruktúru a prezentáciu elektronických služieb verejnej správy, čím zabezpečuje konzistenciu, prístupnosť a používateľskú prívetivosť formulárov a služieb, ktoré občania využívajú na komunikáciu s mestom.

Aplikačnú vrstvu tvoria komponenty centrálneho informačného systému ESKE avšak tento projekt sa zameria najmä na dva komponenty a to:

• Infomodul, ktorý poskytuje služby vyhľadania a navigácie
• Modul eForm, ktorý poskytuje služby zobrazenia a vyplnenia elektronického formuláru

Technologickú vrstvu tvoria služby virtualizácie, ktoré sú poskytované v rámci privátneho cloudu mesta Košice. Nasledovný obrázok reprezentuje náhľad architektúry systému ESKE pričom sú zobrazené len najdôležitejšie komponenty, ktorých sa týka tento projekt.

Obrázok 5 – Náhľad architektúry

V rámci projektu bude potrebné upraviť, resp. rekonfigurovať ďalšie komponenty ako:

• ESB – Eneterprise service bus, v oblasti integrácie z dôvodu zmeny v oblasti API vyššie spomínaných modulov a
• ODÚ – Operatívne dátové úložiská  pre poskytovanie údajov z agendových systémov

V rámci modernizácie komponentu Infomodul bude vykonané:

• Optimalizácia vyhľadania elektronickej služby,
• Optimalizácia používateľskej cesty v rámci elektronickej služby a
• Úprava dizajnu na štandard ID-SK 3.0

V rámci modernizácie modulu eForm bude vykonané:

• Optimalizácia počtu polí v zmysle princípu „jeden-krát a dosť“ a
• Úprava dizajnu na štandard ID-SK 3.0

5.1Prehľad e-Government komponentov

Ak bude vytváraný aj výstup I-03 Prístup k projektu, môže byť táto kapitola z dokumentu I-02 Projektový zámer vypustená, pretože jej obsah bude spracovaný vo výstupe I-03 Prístup k projektu.
Obsah tejto kapitoly je prehľadom realizácie výstupu M-06 - aktualizácia evidencie e-Government komponentov v centrálnom metainformačnom systéme verejnej správy (MetaIs). Objednávateľ⁵ plní výstupom M-06 povinnosti orgánu riadenia sprístupňovať a aktualizovať informácie o informačných technológiách verejnej správy prostredníctvom centrálneho metainformačného systému verejnej správy (MetaIS) bezodkladne podľa § 12 ods. 1 písm. b) zákona 95/2019 Z.z.
V okamihu odovzdania výstupu I-02 Projektový zámer objednávateľ:

1. vytvorí náhľady architektúry v modelovacom nástroji, ktorý môže byť buď integrovaný na spoločný repozitár  architektonických modelov verejnej správy, alebo ktorý podporuje export modelu do štandardizovaných výmenných formátov súborov,
2. uloží architektonické modely súčasnej a budúcej architektúry riešenia buď do repozitára architektonických modelov verejnej správy alebo do projektovej dokumentácie I-02 ako prílohu  vo výmennom formáte pre uloženie modelu, 
3. aktualizuje v MetaIS e-Government komponenty, ktoré budú realizované alebo menené projektom alebo veľkou zmenovou požiadavkou a to koncové služby, ISVS, ich moduly, aplikačné služby, atribúty a vzájomné vzťahy týchto e-Government komponentov a ich vzťahy (integrácie) na spoločné ISVS alebo ISVS iných správcov, ktoré budú využívať. 
   Objednávateľ v tejto kapitole uvedie prehľad nasledovných e-Government komponentov, ktoré budú výstupom projektu (dodané nové alebo zmenené) a ktoré evidoval v rámci výstupu M-06 v MetaIS:

5.1.1Prehľad koncových služieb – budúci stav:

5.1.2Prehľad budovaných/rozvíjaných ISVS v projekte – budúci stav:

5.1.3Prehľad budovaných aplikačných služieb – budúci stav:

5.1.4Prehľad integrácii ISVS na spoločné ISVS⁶ a ISVS iných OVM alebo IS tretích strán

• Uviesť prehľad ISVS, pri ktorých sa plánuje využívanie služieb iných ISVS, spoločných blokov (SaaS) alebo služieb tretích strán v TO BE stave.
• Uviesť prehľad ISVS integrovaných na spoločné moduly podľa zákona č. 305/2013 Zz.
• Plánované využívanie a integrácie služieb iných ISVS musí byť evidované v MetaIS – zaevidovanie vzťahu na aplikačnú službu určenú na externú integráciu poskytujúcim ISVS

• Na informáciu je v nasledujúcej tabuľke prehľad AS na externú integráciu Spoločných modulov podľa § 10 zákona 305/2013 Zz. Vo finálnom dokumente túto tabuľku prehľadu AS spoločných modulov vymažte:

5.1.5Aplikačné služby na integráciu

Uveďte v nasledujúcej tabuľke budované aplikačné služby a ich využitie na integráciu na spoločné moduly a iné ISVS alebo ich poskytovanie na externú integráciu a predpokladané vybudovanie cloudových služieb “softvér ako služba“ (SaaS),

• Plánované aplikačné služby musia byť evidované v MetaIS s fázou životného cyklu a musia mať v MetaIs evidované všetky povinné atribúty a vzťahy,
• Evidencia integrácií v MetaIS sa realizuje evidovaním vzťahov aplikačných služieb budovaného//rozvíjaného ISVS na príslušné aplikačné služby nadrezortných ISVS. Podrobné informácie sú uvedené v Používateľskej príručke MetaIS, kap. 2.1.3.3.1 a kap. 2.1.3.3.2. Detailný popis služieb IS CSRÚ a poskytovaných objektov evidencie je v aktuálnej verzii integračného manuálu IS CSRÚ.
• Ak IS povinnej osoby potrebuje konzumovať alebo poskytovať služby iným ISVS alebo IS tretích strán prostredníctvom modulu Centrálna API Manažment Platforma (CAMP) a jej modulu API Gateway, je potrebné aplikačné služby IS Povinnej osoby naviazať na príslušné integračné služby CAMP (API Gatewy).
• Budované aplikačné služby musia mať v MetaIs evidované SLA parametre pre východiskový a cieľový stav. Podrobné informácie sú uvedené v Používateľskej príručke MetaIS, kap. 2.1.3.

  AS (Kód MetaIS)	Názov AS	Realizuje ISVS (kód MetaIS)	Poskytujúca alebo Konzumujúca	Integrácia cez CAMP	Integrácia s IS tretích strán	SaaS	Integrácia na AS poskytovateľan (kód MetaIS)

5.1.6Poskytovanie údajov z ISVS do IS CSRÚ

Uveďte v tabuľke prehľad poskytovaných údajov (objektov evidencie, ďalej OE) z ISVS do IS CSRÚ v TO BE stave.

5.1.7Konzumovanie údajov z IS CSRÚ

Uveďte v tabuľke prehľad konzumovaných údajov z IS CSRÚ v TO BE stave. Súčasné dostupné objekty evidencie a údaje v IS CSRÚ sú uvedené v integračnom manuáli IS CSRÚ.

5.1.8Prehľad plánovaného využívania infraštruktúrnych služieb (cloudových služieb) – budúci stav:

Zaevidujte MetaIS využívanie cloudových infraštruktúrnych služieb vašimi ISVS. Podrobné informácie o evidencii využívania infraštruktúrnych služieb sú uvedené v Používateľskej príručke MetaIS, kap. 2.1.4.3 ISVS využívajúci infraštruktúrne služby.

6.LEGISLATÍVA

Doplniť popis potrebných zmien v oblasti legislatívy pre naplnenie cieľov a dodanie výstupov projektu.
Uviesť konkrétne zákony, prípadne aj paragrafy, ktoré budú predmetom legislatívnych zmien.
Doplniť popis, aký je negatívny dopad na výstupy projektu, jeho ciele a rozsah a časový harmonogram, ak vyššie uvedené zmeny v zákonoch nebudú realizované.

7.ROZPOČET A PRÍNOSY

Výpočet prínosov projektu vychádza

• zo zvýšenia počtu elektronických podaní,
• z ušetrenia času zamestnanca mesta (úradníka) spracovaním elektronického podania miesto papierového a
• z ušetrenia času občana a podnikateľa modernizáciou prístupu k službe a spôsobu vypĺňania elektronického formulára

V súčasnosti mesto Košice eviduje 13 414 elektronických podaní ročne, pričom cieľom projektu je  zvýšiť tento počet po zavedení projektu do produkcie na 20 000 a po ôsmich rokoch na počet 28 142.

Najväčšia úspora času zamestnanca mesta (úradníka) pri spracovaní elektronického podania namiesto papierového nastáva vďaka automatizácii procesov, kde štruktúrované údaje v elektronickej forme umožňujú automatické spracovanie bez manuálneho prepisovania. Elektronickým podaním odpadáva potreba ručného prepisovania došlého podania do informačného systému v systéme správy registratúry ako aj do príslušného agendového systému. Ďalšou výhodou je je rýchlejšie vyhľadávanie a overovanie údajov, keďže elektronické podania sú prepojené s databázami a registrami, čo zjednodušuje overenie správnosti informácií. Taktiež odpadá potreba fyzickej manipulácie s dokumentmi, ako je prijímanie, triedenie, skladovanie či skenovanie, pretože všetko prebieha v digitálnej forme. Navyše, elektronická komunikácia umožňuje okamžitú výmenu informácií, čím sa celý proces výrazne urýchľuje.

Súčasná doba na vybavenie papierového podania zamestnancom mesta (úradníkom) je 2 hodiny. Očakávaná doba potrebná na spracovanie elektronického podania je 0,8 hodiny.

Optimalizáciou navigácie a elektronických formulárov sa očakáva skrátenie priemernej doby potrebnej na vytvorenie a odoslanie elektronického podania z 0,50 na 0,25 hodiny.

7.1Sumarizácia nákladov a prínosov

• Pomer prínosov a nákladov (BCR): viac ako 1,00
• Ekonomická vnútorná výnosová miera vyjadrená v % (EIRR): viac ako 5,0 %
• Ekonomická čistá súčasná hodnota vyjadrená v eurách (ENPV): viac ako 0
  Pre účely financovania z prostriedkov EU vyjadruje Analýza nákladov a prínosov BC/CBA aj nasledovné ukazovatele:
• Finančná vnútorná výnosová miera v % (FIRR)
• Finančná čistá súčasná hodnota v eur (FNPV).
  Nie všetky sociálno-ekonomické vplyvy sa dajú vždy vyčísliť a zhodnotiť. Je to preto, že okrem odhadu ukazovateľov výkonnosti by sa mala zohľadniť aj úvaha o nepeňažných nákladoch a výnosoch, najmä vo vzťahu k týmto otázkam: (čistý) dosah na zamestnanosť, ochrana životného prostredia, sociálna rovnosť a rovnaké príležitosti.
  V prípade ak dosiahnu uvedené hodnoty viaceré varianty posudzované v rámci Analýzy nákladov, odporúča sa pri výbere finálnej alternatívy zohľadniť výšku BCR, dôležitosť nekvantifikovaných spoločenských prínosov a mieru naplnenia stanovených cieľov. Po vzore krajín ako Veľká Británia sa prioritne odporúča realizovať projekty, kde prínosy prevyšujú náklady štvornásobne (BCR aspoň 4,00).
  Príklad: Kvalitatívne prínosy projektov
  Problém: Proces získania stavebného povolenia jeden z najdlhších v EÚ.
  Príklady kvalitatívnych prínosov projektu, ktoré je možné finančne oceniť:
• Zvýšenie ekonomickej aktivity v stavebnom sektore (zvýšenie rastu HDP)
• Nižšie spoločenské škody, spojené s búraním čiernych stavieb
  Príklady kvalitatívnych prínosov projektu, ktoré nie je možné spoľahlivo finančne oceniť:
• Zníženie miery korupcie
• Zníženie miery stresu zamestnancov stavebných úradov
  Vyššia spokojnosť verejnosti s procesmi územného a stavebného konania.

8.HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

Doplňte highlevel HARMONOGRAM, ktorý sa neskôr (v ďalších fázach/dokumentoch) bude detailizovať:

• KEDY potrebujete (chcete) ZAČAŤ? Napíšte TERMÍN (mesiac/rok)
• KEDY potrebujete (chcete) SKONČIŤ (mať dodaný výstup)? Napíšte TERMÍN (mesiac/rok).
• Fakturačné míľniky: jednotlivé míľniky projektu naviažte aj na fakturačné míľniky (v jednej tabuľke), aby ste si mohli kontrolovať cashflow v projekte.
• Míľniky Verejného obstarávania (VO) – do harmonogramu si doplňte aj míľnik procesu verejného obstarávania (celý proces).

ID	FÁZA/AKTIVITA	ZAČIATOK (odhad termínu)	KONIEC (odhad termínu)	POZNÁMKA
1.	Prípravná fáza a Iniciačná fáza	napr. 01/2020	napr. 02/2020
2.	Realizačná fáza	napr. 05/2020	napr. 10/2020
2a	Analýza a Dizajn	napr. 05/2020	napr. 06/2020
2b	Nákup technických prostriedkov, programových prostriedkov a služieb	napr. 07/2020	napr. 08/2020	Napr. Je potrebné obstarať dodávateľa IS riešenia/ licencie7/ konzultačné služby
2c	Implementácia a testovanie	napr. 05/2020	napr. 06/2020
2d	Nasadenie a PIP	napr. 12/2020	napr. 02/2021	PIP - 3 mesiace po nasadení
3.	Dokončovacia fáza	napr. 11/2020	napr. 12/2020
4.	Podpora prevádzky (SLA)	napr. 01/2021	napr. 01/2025	Napr. Je potrebné obstarať SLA zmluvu (Zmluvu o podpore prevádzky IS)? Odporúčame – pre reportovacie účely projektu si vytvorte high-level projektový plán v MS EXCEL alebo v inom formáte/nástroji pre projektové riadenie. Doplňte informácie o vybranej metóde riadenia projektu a zdôvodniť výber: Ak realizujete projekt metódou Waterfall: Waterfall - vodopádový prístup počíta s detailným naplánovaním jednotlivých krokov a následnom dodržiavaní postupu pri vývoji alebo realizácii projekty. Projektovému tímu je daný minimálny priestor na zmeny v priebehu realizácie. Vodopádový prístup je vhodný a užitočný v projektoch, ktorý majú jasný cieľ a jasne definovateľný postup a rozdelenie prác. Objednávateľ projektu vypracuje funkčnú a technickú špecifikáciu, Ak realizujeme projekt metódou Agile: Agilný prístup k riadeniu projektov sa uplatňuje v projektoch, u ktorých je jasný rámcový cieľ, ale z najrôznejších dôvodov je nemožné presne definovať všetky dlhodobé požiadavky bez priebežných prototypov. Pri agilných metódach práce sa realizujú malé porcie výsledkov v každom vývojovom cykle, iterácii, v tesnej spolupráci so zákazníkom. Agile metódu je možné aplikovať za podmienok definovaných vo vyhláške MIRRI č. 401/2023 Z.z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke.

9.PROJEKTOVÝ TÍM

Zostavuje sa Riadiaci výbor (RV), v minimálnom zložení:

• Predseda RV
• Biznis vlastník
• Zástupca prevádzky
• Zástupca dodávateľa (dopĺňa sa až po VO / voliteľný člen)
• Projektový manažér objednávateľa (PM)
  Zostavuje sa Projektový tím objednávateľa
• kľúčový používateľ,
• IT analytik alebo biznis analytik,
• IT architekt,
• biznis vlastník
• manažér kvality (nepovinný člen pre projekty do 1 000 000,- EUR, povinný pri veľkých projektoch nad 1 000 000,- EUR,
• manažér IT prevádzky (nepovinný člen)
• manažér kybernetickej a informačnej bezpečnosti (nepovinný člen)
• UX dizajnér (nepovinný člen)
• iná špecifická rola (nepovinný člen)
• doplniť tabuľku zodpovedných osôb, ktoré budú participovať v projekte

ID	Meno a Priezvisko	Pozícia	Oddelenie	Rola v projekte
1.	Doplniť meno a priezvisko	Doplniť pozíciu (pracovné zaradenie v línii)	Doplniť názov org. útvaru	Doplniť rolu v projekte
2.	Doplniť meno a priezvisko	Doplniť pozíciu (pracovné zaradenie v línii)	Doplniť názov org. útvaru	Doplniť rolu v projekte
3.	Doplniť meno a priezvisko	Doplniť pozíciu (pracovné zaradenie v línii)	Doplniť názov org. útvaru	Doplniť rolu v projekte Vzor organizačnej štruktúry

9.1 PRACOVNÉ NÁPLNE

Doplniť podľa dokumentu z Riadiaceho Výboru projektu, prípadne zo splnomocnení alebo menovacích dekrétov . Tieto vstupy neskôr využijete pri dokumente PID.
VZORY a ŠABLONY zdrojových súborov sú tu: https://www.mirri.gov.sk/sekcie/informatizacia/riadenie-kvality-qa/riadenie-kvality-qa/index.html  
Poznámka: Odporúčame – pozrite si VZOR pre MENOVACIE DEKRÉTY členov projektového tímu – vzor obsahuje názorný popis všetkých projektových rolí, ktoré vyžaduje Vyhláška 401/2023 Z.z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke.

10.ODKAZY

Doplniť odkazy na už existujúce produkty v maximálnej miere – vyhnúť sa duplikovaným informáciám.

11.PRÍLOHY

Príloha : Zoznam rizík a závislostí (Excel): https://www.mirri.gov.sk/sekcie/informatizacia/riadenie-kvality-qa/riadenie-kvality-qa/index.html
Poznámka: Odporúčame, si evidovať a vyhodnotiť pripomienky odbornej verejnosti

• Podľa § 4 odsek 10 – Vyhláška 401/2023 Z.z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke je potrebné zrealizovať pripomienkovanie Projektového zámeru odbornou verejnosťou
• Odporúčame túto aktivitu formalizovať (do dokumentu)
• Odporúčame vyhodnotenie zverejniť na webové sídlo objednávateľa (do projektového adresára) – v súlade s Vyhláškou 401/2023 Zz. Oznámenie o začatí verejného pripomienkovania sa zverejní v centrálnom metainformačnom systéme verejnej správy na mieste určenom Orgánom vedenia. Na schválenie riadiacemu výboru v prípravnej a iniciačnej fáze sa tieto výstupy predkladajú až po zverejnení vyhodnotenia pripomienok.
  Koniec dokumentu
  1 Notácia ArchiMate: https://publications.opengroup.org/standards/archimate
  2 Aktuálny spoločný repozitár architektonických modelov verejnej správy je https://avssr.horizzon.cloud/. O prístup do repozitára a poskytnutie licencie pre modelovací nástroj pracujúci s repozitárom modelov je potrebné požiadať na e-mailovej adrese: sprava_EA@mirri.gov.sk.
  3 Napr. modelovací nástroj Archi - Open Source ArchiMate Modelling: https://www.archimatetool.com.
  4 Napr. modelovací nástroj pre BPMN - Camunda Modeler - Open Source Desktop Modeler: https://camunda.com/download/modeler/.
  5 Podľa § 2 ods. 1 písm. i) vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z.z. o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke informačných technológií verejnej správy sa objednávateľom rozumie správca alebo prevádzkovateľ ITVS, ktorý projekt realizuje alebo chce realizovať.
  6 Spoločné moduly podľa zákona č. 305/2013 e-Governmente
  7 EUPL licencie: https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/inline-files/EUPL%201_1%20Guidelines%20SK%20Joinup.pdf